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Die unbestreitbare Wunderwaffe der IT für Erfolg im Bereich Nachhaltigkeit

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Fakt: Nachhaltigkeit ist in der Unternehmenswelt keine „nice-to-have“-Initiative mehr am Rande. Laut einer kürzlich von AIIM durchgeführten Umfrage nennen 49 % der CEOs Nachhaltigkeit als eine der Top-3-Initiativen. Sie betrachten es als Priorität für die Verbesserung des Unternehmensrufs, der Mitarbeitermoral und der Effizienz. Und natürlich, um Kosten zu sparen.

Unter den zahlreichen potenziellen Nachhaltigkeitsprojekten sticht eines besonders heraus: Die Verbesserung des Arbeitsablaufs und der Verwaltung von Dokumenten. Dieser schnelle – aber extrem wichtige – Sieg kann oft einen Präzedenzfall für den Fortschritt schaffen, der zu einem Erfolg bei schwierigeren, komplizierteren Bemühungen auf dem Weg führt. So erreichten beispielsweise 84 % der papierlos arbeitenden Unternehmen in weniger als 18 Monaten den vollen ROI. Die Dokumente lassen sich einfach als Ihre wichtigste Nachhaltigkeitsinitiative betrachten.

Die Menge an Abfall, die Papierprozessen innewohnt, ist ziemlich erschreckend:

  • 45 % des gedruckten Papiers in Office werden am Ende des Tages weggeworfen
  • 30 % der Druckaufträge werden vom Benutzer nie abgeholt
  • Am Ende kosten ineffiziente Dokumenten-Workflows die Mitarbeiter 20 % ihrer Produktivität

Auf der anderen Seite kann der Verzicht auf Papier Millionen – oder sogar Zehnmillionen – an unmittelbaren Kosten einsparen. Das Fertigungsunternehmen Owens Corning realisierte nach der papierlosen Umstellung allein durch Einsparungen bei der physischen Lagerung 30 Mio. $. ( Weitere Informationen zu den Auswirkungen von Papier finden Sie in dieser Infografik . )

Trotz dieser überzeugenden Zahlen konnten sich die Unternehmen nur langsam dazu durchringen, Dokumente als Priorität für die Nachhaltigkeit anzusehen. 65 % der Unternehmen unterschreiben nach wie vor auf Papier. Mehr als die Hälfte durchläuft immer noch den ununterbrochenen Zyklus Druck-Unterschrift-Scan. 20 % sagen sogar, dass ihr Papierverbrauch noch zunimmt... und zwar rapide!

WARUM?!

Der mangelnde Fortschritt bei der Umstellung von Unternehmen auf papierloses Arbeiten hat zwei Hauptgründe:

  1. Fehlende Prioritätensetzung und mangelnde Akzeptanz in der Geschäftsleitung
  2. Der schwierige Kulturwandel, der für den Erfolg notwendig ist

Die beiden Probleme klingen wahrscheinlich sehr bekannt für Sie. Sie stellen ein Hindernis für zahlreiche wichtige Initiativen von IT-Abteilungen dar. Daher fordern wir bei Nitro IT-Experten auf, sich im Rahmen ihrer Bemühungen um Nachhaltigkeit auf Dokumente zu konzentrieren. Es ist eine Gelegenheit für Sie, eine geschäftskritische Initiative zu leiten (erinnern Sie sich an die Zahlen von gerade eben?) und zu zeigen, wie Ihr Team das Endergebnis direkt beeinflussen kann.

Hier sind die Schritte, zur Überwindung von Hindernissen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro:

  1. Finden Sie einen Sponsor aus der Führungsebene. Also wirklich aus der OBEREN Führungsebene. Wenn nicht der CEO, dann auf jeden Fall aus der Ebene C. Holen Sie sich die Zusage, dass die entsprechende Person das Gesicht für Ihre Initiative sein wird und sie den Kollegen und Mitarbeitern gegenüber vertritt.
  2. Beschaffen Sie sich die notwendigen Tools, um papierlose Arbeitsabläufe zu unterstützen. In der heutigen Welt der aufgeblähten Tech-Stacks werden Sie erfreut sein zu hören, dass Sie beim Dokumenten-Workflow alles in einem Tool haben KÖNNEN – geben Sie sich also nicht mit Teilen von dem zufrieden, was Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen. Nehmen Sie sich stattdessen die Zeit, das Tool mit den gewünschten Funktionen, flexiblen Lizenzierungs- und Compliance-Strukturen, dem richtigen Preis UND dem Support zu finden, um alles abzurunden. Weitere Informationen zur Bewertung dieser Tools finden Sie in diesem Beitrag .
  3. Entwickeln Sie einen internen Kommunikations- und Schulungsplan, um Ihre Mitarbeiter für den papierlosen Erfolg zu sensibilisieren und zu schulen. Gehen Sie NICHT davon aus, dass jemand sein Verhalten nur ändert, weil Sie ihm eine E-Mail schicken. Schaffen Sie klare papierlose Arbeitsabläufe für alle relevanten Aufgaben. Setzen Sie sie durch und verstärken Sie sie mit Hilfe Ihres Sponsors auf Führungsebene und des übrigen Führungsteams!

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