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Die unbestreitbare Wunderwaffe der IT für Erfolg im Bereich Nachhaltigkeit

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Fact: Sustainability is no longer a “nice-to-have,” peripheral initiative in the corporate world. According to a recent survey by AIIM, 49% of CEO’s cite sustainability as a top-three initiative. They consider it a priority for improving corporate reputation, employee morale, and efficiency. And, of course, for cutting costs.

Unter den zahlreichen potenziellen Nachhaltigkeitsprojekten sticht eines besonders heraus: Die Verbesserung des Arbeitsablaufs und der Verwaltung von Dokumenten. Dieser schnelle – aber extrem wichtige – Sieg kann oft einen Präzedenzfall für den Fortschritt schaffen, der zu einem Erfolg bei schwierigeren, komplizierteren Bemühungen auf dem Weg führt. So erreichten beispielsweise 84 % der papierlos arbeitenden Unternehmen in weniger als 18 Monaten den vollen ROI. Die Dokumente lassen sich einfach als Ihre wichtigste Nachhaltigkeitsinitiative betrachten.

The amount of waste inherent in paper processes is rather horrifying:

  • 45% of paper printed in offices is thrown away by the end of the day
  • 30 % der Druckaufträge werden vom Benutzer nie abgeholt
  • Am Ende kosten ineffiziente Dokumenten-Workflows die Mitarbeiter 20 % ihrer Produktivität

On the flip side, going paperless can save millions – or even tens of millions – in immediate costs. Manufacturing company Owens Corning realized $30M just in physical storage savings alone after going paperless. (For more on the impact of paper, check out this infographic.)

Trotz dieser überzeugenden Zahlen konnten sich die Unternehmen nur langsam dazu durchringen, Dokumente als Priorität für die Nachhaltigkeit anzusehen. 65 % der Unternehmen unterschreiben nach wie vor auf Papier. Mehr als die Hälfte durchläuft immer noch den ununterbrochenen Zyklus Druck-Unterschrift-Scan. 20 % sagen sogar, dass ihr Papierverbrauch noch zunimmt... und zwar rapide!

WARUM?!

Der mangelnde Fortschritt bei der Umstellung von Unternehmen auf papierloses Arbeiten hat zwei Hauptgründe:

  1. Fehlende Prioritätensetzung und mangelnde Akzeptanz in der Geschäftsleitung
  2. The difficult culture shift necessary for success

Die beiden Probleme klingen wahrscheinlich sehr bekannt für Sie. Sie stellen ein Hindernis für zahlreiche wichtige Initiativen von IT-Abteilungen dar. Daher fordern wir bei Nitro IT-Experten auf, sich im Rahmen ihrer Bemühungen um Nachhaltigkeit auf Dokumente zu konzentrieren. Es ist eine Gelegenheit für Sie, eine geschäftskritische Initiative zu leiten (erinnern Sie sich an die Zahlen von gerade eben?) und zu zeigen, wie Ihr Team das Endergebnis direkt beeinflussen kann.

Hier sind die Schritte, zur Überwindung von Hindernissen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro:

  1. Finden Sie einen Sponsor aus der Führungsebene. Also wirklich aus der OBEREN Führungsebene. Wenn nicht der CEO, dann auf jeden Fall aus der Ebene C. Holen Sie sich die Zusage, dass die entsprechende Person das Gesicht für Ihre Initiative sein wird und sie den Kollegen und Mitarbeitern gegenüber vertritt.
  2. Procure the necessary tools to support paper-free workflows. In today’s world of bloated tech stacks, you’ll be happy to hear that when it comes to document workflow, you CAN have it all in one tool – so don’t settle for pieces of what you and your employees need. Instead, take the time to find the tool that has your desired features, flexible licensing and compliance structures, the right price, AND the support to round it all out. For more info on evaluating these tools, read this post.
  3. Entwickeln Sie einen internen Kommunikations- und Schulungsplan, um Ihre Mitarbeiter für den papierlosen Erfolg zu sensibilisieren und zu schulen. Gehen Sie NICHT davon aus, dass jemand sein Verhalten nur ändert, weil Sie ihm eine E-Mail schicken. Schaffen Sie klare papierlose Arbeitsabläufe für alle relevanten Aufgaben. Setzen Sie sie durch und verstärken Sie sie mit Hilfe Ihres Sponsors auf Führungsebene und des übrigen Führungsteams!

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Brauchen Sie Hilfe bei der Umstellung papierlosen Betrieb? Fragen Sie nach einem verwalteten Testlauf von Nitro für Ihr Team. 

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