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4 Tipps für Ihre perfekte Informationsmanagement-Strategie

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Fast alles, womit wir an einem typischen Arbeitstag zu tun haben, besteht aus Informationen. Die E-Mails, die wir lesen und schreiben, die Tabellenkalkulationen, die wir erstellen und analysieren,

Fast alles, was uns an einem normalen Arbeitstag begegnet, besteht aus Informationen. Die E-Mails, die wir lesen und schreiben, die Tabellenkalkulationen, die wir erstellen und analysieren, die Dokumente, die wir prüfen und weitergeben, und sogar die Sprachnachrichten, die wir erhalten, sind voller Informationen.

In einem digitalen Zeitalter, in dem diese Informationsschiffe ständig um uns herum pingen, ist es entscheidend, dass Unternehmen Wege finden, den Fluss und das Volumen effektiv zu verwalten, damit die wichtigen Dinge geschützt und das Triviale gelöscht werden. Anwaltskanzleien werden wahrscheinlich nach einer solchen Software suchen, die auf ihr Spezialgebiet zugeschnitten ist. Mit diesem Leitfaden zu Case-Management-Systemen für Anwaltskanzleien wird Software untersucht und erläutert, die die Tätigkeit von Anwälten rationalisiert und effizienter macht.

Die Mitarbeiter von AIIM, der Association for Information and Image Management, die Unternehmen jeder Art und Größe bei der Bewältigung des Informationsmanagements (IM) unterstützen, haben täglich mit digitalem Informationsmanagement zu tun. Laut AIIM ist „der Schwerpunkt von IM auf der Fähigkeit von Organisationen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu erfassen, zu verwalten, zu erhalten, aufzubewahren und an die richtigen Personen zu liefern.“

Effektive IM-Strategien richten sich an jede dieser Phasen im Lebenszyklus des Informationsmanagements. Wir stellen alle fünf in diesem Artikel vor und geben einige wichtige Tipps, wie Sie sie an die einzigartigen Anforderungen Ihrer Organisation anpassen können.

Aufnehmen

In jeder Organisation gibt es unzählige Informationsquellen und Wege, an denen sie sich orientieren können. Und unabhängig davon, ob es sich bei den Informationen um von Menschen erstellte Informationen wie Dokumente und Videos oder um von Anwendungen erstellte Informationen wie XML-Dateien und Finanzberichte handelt, sie müssen erfasst und verarbeitet werden, damit sie in der „Verwaltungsphase“ ordnungsgemäß gehandhabt werden können.

Technologien wie OCR und Dokumenten-Imaging können helfen, dies zu erleichtern, aber ein solides System zur Klassifizierung verschiedener Informationstypen kann ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal zwischen Erfolg und Kampf sein.

Tipp # 1 : Nehmen Sie sich die Zeit, eine durchdachte Klassifizierungsstruktur für eingehende Informationen zu entwerfen – sie dient als Grundlage für Ihre gesamte IM-Strategie. (Übrigens gibt es unten in der nächsten Phase vier tolle Vorschläge, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern!)

Verwalten

Diese Phase des IM-Lebenszyklus ist im Wesentlichen das Herzstück der gesamten Strategie. Es umfasst die Zusammenarbeit und den Arbeitsablauf – also die Art und Weise, wie die Informationen tatsächlich verwendet werden –, es ist also fortlaufend.

AIIM unterteilt die Managementphase nach Informationstyp: Dokumentenmanagement, Web-Content-Management, Records-Management und Digital-Asset-Management. Wir glauben, dass diese vier Kategorien ein großartiger Ausgangspunkt für den Aufbau Ihrer Klassifizierungsstruktur sind.

Tipp # 2 : Die Einrichtung standardisierter Prozesse innerhalb jedes dieser Inhaltstypen trägt dazu bei, dass Informationen reibungslos durch Ihre Organisation fließen. Unabhängig davon, ob Ihre Benutzer mit Bestellungen oder Podcasts zu tun haben, ist es wichtig, Richtlinien zu haben.

Speichern & bewahren

Obwohl diese Phasen sehr unterschiedlich sind, ist der Hauptzweck von beiden derselbe: Informationen, die „jetzt“ nicht verwendet werden, sicher aufzubewahren, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind.

Bei der Speicherung geht es eher um das „Wie“. Werden die Informationen in einer Box, auf einem USB-Laufwerk oder in der Cloud gespeichert? Werden sie vor Ort, in einer Lagereinrichtung oder bei einem Dritten gespeichert? Und vor allem: Ist das sicher?

Beim Erhalt geht es um die Archivierung. Was muss mit den Informationen passieren, um sicherzustellen, dass sie langfristig nicht verloren gehen oder verändert werden können? Das Speichern eines Dokuments im PDF/A-Format beispielsweise hilft, die Integrität der Datei sicherzustellen, sodass alle Informationen, die für die Anzeige des Dokuments in gleicher Weise erforderlich sind, unabhängig von der Software, mit der es angezeigt wird, in die Datei eingebettet sind.

Tipp #3: In der Aufbewahrungs- und Erhaltsphase bringt Ihr Klassifizierungssystem den größten Nutzen. Die Möglichkeit, gespeicherte oder archivierte vertrauliche und geschäftskritische Informationen schnell abrufen zu können, kann in manchen Situationen den Ausschlag geben.

Liefern

Dies ist die Auszahlungsphase – der Grund, warum effektives IM so wichtig für eine Organisation ist. Wenn es um die Bereitstellung geht, müssen drei Hauptfaktoren berücksichtigt werden: Transformation, dh welche Form oder welches Format müssen die Informationen annehmen; Sicherheit – sind die Informationen sensibel und müssen zum Beispiel geschützt oder verschlüsselt werden; und Verteilung – wie sollen die Informationen geteilt werden?

Tipp Nr. 4 : Verwenden Sie Ihr Klassifizierungssystem als Grundlage für die Definition von Regeln zu Format, Sicherheit und Verteilung. Wäre es beispielsweise in Ordnung, eine unverschlüsselte vertrauliche Datei per E-Mail zu versenden?

Das Informationsmanagement hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Es kann schwer sein, mit den Initiativen zur digitalen Transformation, die in den meisten Unternehmen in vollem Gange sind, Schritt zu halten.

AIIM führte kürzlich eine Umfrage unter seinen Mitgliedern durch, um den Puls des Informationsmanagements zu erfahren, und stellte Fragen zu allem, von Information Governance über Enterprise Content Management bis hin zur Rolle von E-Mail. Die Ergebnisse sind in einem Bericht, Information Management: State of the Industry 2016 , verfügbar, der hier heruntergeladen werden kann.