Nitro Blog

4 Tipps für Ihre perfekte Informationsmanagement-Strategie

information-tech-1000x1000.jpg

Almost everything we deal with throughout a typical workday consists of information. The emails we read and write, the spreadsheets we build and analyze,

Fast alles, was uns an einem normalen Arbeitstag begegnet, besteht aus Informationen. Die E-Mails, die wir lesen und schreiben, die Tabellenkalkulationen, die wir erstellen und analysieren, die Dokumente, die wir prüfen und weitergeben, und sogar die Sprachnachrichten, die wir erhalten, sind voller Informationen.

In a digital age where these vessels of information are constantly pinging around us, it’s critical that organizations find ways to effectively manage the flow and volume so that the important stuff is protected and the trivial is purged. Legal firms will likely be seeking such software that is designed with their specialism in mind. With this guide to case management systems for law firms, software that makes the activities of lawyers more streamlined and efficient will be explored and explained.

Die Mitarbeiter von AIIM, der Association for Information and Image Management, die Unternehmen jeder Art und Größe bei der Bewältigung des Informationsmanagements (IM) unterstützen, haben täglich mit digitalem Informationsmanagement zu tun. Laut AIIM ist „der Schwerpunkt von IM auf der Fähigkeit von Organisationen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu erfassen, zu verwalten, zu erhalten, aufzubewahren und an die richtigen Personen zu liefern.“

Effective IM strategies address each of these stages in the information management lifecycle. We’ll introduce all five in this article, and give some key tips for adapting them to the unique needs of your organization.

Aufnehmen

In any organization, there are countless sources of information and paths for it to travel by. And regardless of whether the information is human-created-like documents and videos-or application-created-like XML files and financial reports-it needs to be captured and processed so it can be handled properly in the “manage” phase.

Technologies like OCR and document imaging can help facilitate this, but having a solid system for classifying different information types can be a key differentiator between success and struggle.

Tip #1: Take the time to map out a thoughtful classification structure for incoming information-it will serve as the foundation for your entire IM strategy. (By the way, there are four great suggestions below in the next phase to get you started!)

Verwalten

This phase of the IM lifecycle is essentially the centerpiece of the whole strategy. It encompasses collaboration and workflow-meaning the ways the information is actually used-so it’s ongoing.

AIIM breaks the management phase down by information type: document management, web content management, records management, and digital asset management. We think these four categories are a great place to start building your classification structure.

Tip #2: Establishing standardized processes within each of these content types will help keep information flowing smoothly through your organization. Whether your users are dealing with purchase orders or podcasts, it’s important to have guidelines in place.

Store & Preserve

Though these phases are very different, the main purpose of both is the same: to keep information not being used “right now” safe, so it’s available at a later date.

Bei der Speicherung geht es eher um das „Wie“. Werden die Informationen in einer Box, auf einem USB-Laufwerk oder in der Cloud gespeichert? Werden sie vor Ort, in einer Lagereinrichtung oder bei einem Dritten gespeichert? Und vor allem: Ist das sicher?

Beim Erhalt geht es um die Archivierung. Was muss mit den Informationen passieren, um sicherzustellen, dass sie langfristig nicht verloren gehen oder verändert werden können? Das Speichern eines Dokuments im PDF/A-Format beispielsweise hilft, die Integrität der Datei sicherzustellen, sodass alle Informationen, die für die Anzeige des Dokuments in gleicher Weise erforderlich sind, unabhängig von der Software, mit der es angezeigt wird, in die Datei eingebettet sind.

Tipp #3: In der Aufbewahrungs- und Erhaltsphase bringt Ihr Klassifizierungssystem den größten Nutzen. Die Möglichkeit, gespeicherte oder archivierte vertrauliche und geschäftskritische Informationen schnell abrufen zu können, kann in manchen Situationen den Ausschlag geben.

Liefern

This is the payoff phase-the reason effective IM is so important to an organization. When it comes time for delivery, there are three main factors to consider: transformation-ie, what shape or format does the information need to take; security-is the information sensitive and in need of protection or encryption, for example; and distribution-how is the information to be shared.

Tip #4: Use your classification system as a basis for defining rules about format, security, and distribution. For example, would it be ok to send a non-encrypted confidential file via email?

Das Informationsmanagement hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Es kann schwer sein, mit den Initiativen zur digitalen Transformation, die in den meisten Unternehmen in vollem Gange sind, Schritt zu halten.

AIIM recently conducted a survey among its members to take the pulse of information management, asking questions about everything from information governance to enterprise content management and the role of email. The results are available in a report, Information Management: State of the Industry 2016, which can be downloaded here.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.