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Standardisierung von digitalem Vertragsmanagement und Prozessen

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Das Vertragsmanagement ist ein entscheidender Bestandteil der Wirtschaftswelt. Die meisten Unternehmen überweisen jährlich Hunderttausende (wenn nicht sogar Millionen) von Dollar im Rahmen von Verträgen.

Aber wie Einkaufsleiter von Natur aus wissen, bergen manuelles Vertragsmanagement und dezentrale Speicherung eine Vielzahl von Risiken – vom Übersehen von Compliance-Problemen bis hin zu unnötigen Betriebskosten.

Wie können Unternehmen also ihre Vertragsverwaltungssysteme automatisieren und eine zentrale Speicherung für diese wichtigen Dokumente schaffen? Hier finden Sie einige Lösungen, die Ihrem Unternehmen helfen, die Digitalisierung schnell und schmerzlos zu bewältigen:

Bessere Zugänglichkeit

Prozesse müssen intern in Ihrem Unternehmen wie auch extern bei Kunden und Lieferanten einfach gestaltet sein. Machen Sie es ihnen leicht, Verträge, Änderungen und Unterschriften in einem sicheren elektronischen Format auszutauschen. Mit der zusätzlichen Sicherheit der Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten eSignature-Lösungen eine sichere Möglichkeit, das Vertragsmanagement zu digitalisieren und damit zu vereinfachen.

Arbeitsabläufe automatisieren

Verringern Sie die Belastung der Beschaffungsmanager und -teams, indem Sie standardisieren, wie Ihre Kunden und Lieferanten Verträge erhalten. Wenn Sie Vertragsabläufe automatisieren, eliminieren Sie ineffiziente papierbasierte Prozesse und können Funktionen wie integrierte Arbeitsablauf-Erinnerungen nutzen, um diejenigen zu benachrichtigen, die noch Dokumente unterzeichnen müssen.

Compliance steigern

Die Standardisierung der Arbeitsabläufe für digitale Verträge minimiert auch das Compliance-Risiko. Mit Nitro Sign™ können Sie beispielsweise einen Prüfpfad für Ihre Dokumente etablieren und sicherstellen, dass keine kritischen Unterschriften in Vereinbarungen fehlen (da Stakeholder eine E-Signatur-Anfrage nicht abschließen können, wenn Unterschriftsfelder in einem Dokument leer bleiben). Durch die Einführung von 100 % digitalen Vertragsverwaltungsprozessen verringern Sie das Potenzial für Versäumnisse und erhöhen die Effizienz für Hunderte, wenn nicht Tausende von Mitarbeitern.

Interne Sichtbarkeit erhöhen

Erleichtern Sie Vertriebsteams und Beschaffungsleitern die Suche nach Verträgen und Vereinbarungen mit zentraler Speicherverwaltung. Die elektronische Speicherung verbessert die Sicherheit und reduziert die routinemäßige Suche nach Papier oder gescannten Dokumenten. Außerdem können die Mitarbeiter mit PDF-Produktivitätslösungen einfacher zusammenarbeiten. Sie wissen, wo die Verträge in der Pipeline stehen, und sehen die Schritte, die noch zu erledigen sind – sei es die Überprüfung, das Hinzufügen von Änderungen oder die elektronische Unterschrift.

Wenn Sie keine Zeit haben, Ihr Team in der Verwendung einer Dokumentenproduktivitätslösung zu schulen, hat Nitro eine Lösung für Sie. Unsere Change-Management-Experten erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine Umsetzungsstrategie, die hilft, ineffiziente Prozesse zu optimieren und weitere Teile Ihrer Dokumenten-Workflows zu automatisieren.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat und welche Trends und Technologien die Arbeit im Jahr 2022 und darüber hinaus prägen werden.