Nitro Blog

So ermöglichen Sie eine bessere Zusammenarbeit mit verteilten Projektteams

Start-Up-Work-1.jpg
CollaborateCloud2.jpg
Lauren Suggett

Dieser Artikel ist Teil 4 unserer Serie mit der Produktivitätspsychologin Melissa Gratias. Folgen Sie ihr auf Twitter @melissagratias

Sue koordiniert die Schulungs- und Entwicklungsprogramme in ihrem Unternehmen. Sie muss mit den Veranstaltungsorten, Caterern, externen Rednern, internen Interessengruppen und ihrem direkten Vorgesetzten elektronisch zusammenarbeiten. Sie braucht einen Raum, auf den alle ihre Partner gemeinsam zugreifen können, um Dokumente zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten.

Viele Unternehmen bieten technische Infrastrukturen, um die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Geschäftsdokumenten leichter zu machen. Dies sind meist Netzlaufwerke, die einen Buchstaben des Alphabets tragen (Laufwerk C:, Laufwerk N: usw.).

Gelegentlich verwenden Mitarbeiter cloudbasierte Speicher wie Google Drive oder Dropbox, um Dokumente mit externen Parteien zu teilen. Teilen ist gut, das Ziel ist jedoch üblicherweise die Zusammenarbeit. Nitro Cloud erlaubt Unternehmen beides.

You see, Sue has collaboration needs beyond the traditional share-a-document-on-a-network-drive routine. She juggles the needs of multiple, competing constituencies, half of which are outside vendors.

Ihre aktuellen Arbeitsabläufe umfassen den Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhänge und die Nutzung von Tabellenkalkulationen zum Verfolgen des Fortschritts des sich ständig ändernden Prüfungs-/Genehmigungszyklus. Die Projektbeteiligten senden die bearbeiteten Dokumente per E-Mail zurück, und sie überträgt jede Bearbeitung für sich in die Master-Versionen, damit nichts übersehen wird.

Sue macht ihre Arbeit gut. Diese kooperativen Prozesse sind aber allgemein veraltet. Wie wurden sich die Arbeitsabläufe ändern, wenn sie ein Kollaborationstool wie Nitro Cloud verwenden würde?

Verwaltung des Überprüfungsprozesses
In ihrem Unternehmen werden die Schulungsunterlagen für jedes einzelne Programm angepasst. Um alle Bearbeitungen zu konsolidieren und zu koordinieren, lädt Sue die aktuelle Arbeitsmappe in Nitro Cloud hoch. Sie bittet die Beteiligten, die Arbeitsmappe zu prüfen, und gibt ihnen die Rechte, ihre Bearbeitungen und Anmerkungen einzufügen.

Wann immer jemand auf das Dokument zugreift, wird Sue per E-Mail informiert. Sie muss nicht nach „heimlichen Bearbeitungen“ suchen oder erraten, wer etwas gemacht hat oder nicht. Sue sieht ganz klar, wenn ein wichtiger Mitarbeiter die Arbeitsmappe überhaupt nicht angesehen hat, und kann ihm eine Erinnerung senden.

KISSmetrics-quote.jpg
Lauren Suggett

Ausführung von Lieferantenverträgen
Sue muss auch die Vertragsausführung mit externen Anbietern koordinieren. Sie kann die Vereinbarungen mit den Dienstleistern ihres Unternehmens hochladen, Felder für deren Initialen und Unterschriften einfügen und die Verträge an die Caterer, Veranstaltungsorte und Referenten senden, die ihre Organisation für jede Schulung engagiert hat. Die Empfänger können die Dokumente mit Nitro Cloud auch ganz ohne Konto eSignieren. Alternativ könnten sie Axxerion CLM für die interne Verwaltung der Verträge nutzen.

Beantragung und Sicherstellung von Genehmigungen
Die abschließende Agenda für jedes Schulungsprogramm ist komplex. Die Termine sind eng gestaffelt. Für einen reibungslosen Ablauf bittet Sue alle Redner darum, zu prüfen und zu bestätigen, dass Zeit, Ort und Thema der Präsentation korrekt angegeben sind.

She uploads the agenda to Nitro Cloud and places a field for each speaker to apply their initials for approval. At the bottom of the agenda, she inserts a signature field for the program manager to sign. This workflow simultaneously communicates, validates, and finalizes the agenda.

Jeder Schritt wird nachverfolgbar
Best of all, Sue always knows the status of her documents in Nitro Cloud. She can see whether a document has been viewed, is pending signature, or has been signed. She can also view the version history of any document she’s uploaded to see the evolution of the edits that her collaborators made.

Komplexe Projekte mit mehreren Beteiligten sind mit den üblichen Verfahren für die gemeinsamen Dateinutzung schwer zu handhaben. E-Mail-Anhänge und Netzlaufwerke mit gemeinsamem Zugriff aber ohne Nachverfolgung oder Dokumentenschutz können ein Projekt ineffizient machen. Wer hat dafür heute überhaupt noch Zeit?

You can try all of the workflows mentioned in this post, free with a Nitro Cloud account. Sign up today!

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.