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So ermöglichen Sie eine bessere Zusammenarbeit mit verteilten Projektteams

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Lauren Suggett

Dieser Artikel ist Teil 4 unserer Serie mit der Produktivitätspsychologin Melissa Gratias. Folgen Sie ihr auf Twitter @melissagratias

Sue koordiniert die Schulungs- und Entwicklungsprogramme in ihrem Unternehmen. Sie muss mit den Veranstaltungsorten, Caterern, externen Rednern, internen Interessengruppen und ihrem direkten Vorgesetzten elektronisch zusammenarbeiten. Sie braucht einen Raum, auf den alle ihre Partner gemeinsam zugreifen können, um Dokumente zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten.

Viele Unternehmen bieten technische Infrastrukturen, um die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Geschäftsdokumenten leichter zu machen. Dies sind meist Netzlaufwerke, die einen Buchstaben des Alphabets tragen (Laufwerk C:, Laufwerk N: usw.).

Gelegentlich verwenden Mitarbeiter cloudbasierte Speicher wie Google Drive oder Dropbox, um Dokumente mit externen Parteien zu teilen. Teilen ist gut, das Ziel ist jedoch üblicherweise die Zusammenarbeit. Nitro Cloud erlaubt Unternehmen beides.

Sie sehen, Sue hat Kooperationsbedarf, der über die traditionelle Routine „Ein Dokument auf einem Netzwerklaufwerk freigeben“ hinausgeht. Sie jongliert mit den Bedürfnissen mehrerer konkurrierender Wahlkreise, von denen die Hälfte externe Anbieter sind.

Ihre aktuellen Arbeitsabläufe umfassen den Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhänge und die Nutzung von Tabellenkalkulationen zum Verfolgen des Fortschritts des sich ständig ändernden Prüfungs-/Genehmigungszyklus. Die Projektbeteiligten senden die bearbeiteten Dokumente per E-Mail zurück, und sie überträgt jede Bearbeitung für sich in die Master-Versionen, damit nichts übersehen wird.

Sue macht ihre Arbeit gut. Diese kooperativen Prozesse sind aber allgemein veraltet. Wie wurden sich die Arbeitsabläufe ändern, wenn sie ein Kollaborationstool wie Nitro Cloud verwenden würde?

Verwaltung des Überprüfungsprozesses
In ihrem Unternehmen werden die Schulungsunterlagen für jedes einzelne Programm angepasst. Um alle Bearbeitungen zu konsolidieren und zu koordinieren, lädt Sue die aktuelle Arbeitsmappe in Nitro Cloud hoch. Sie bittet die Beteiligten, die Arbeitsmappe zu prüfen, und gibt ihnen die Rechte, ihre Bearbeitungen und Anmerkungen einzufügen.

Wann immer jemand auf das Dokument zugreift, wird Sue per E-Mail informiert. Sie muss nicht nach „heimlichen Bearbeitungen“ suchen oder erraten, wer etwas gemacht hat oder nicht. Sue sieht ganz klar, wenn ein wichtiger Mitarbeiter die Arbeitsmappe überhaupt nicht angesehen hat, und kann ihm eine Erinnerung senden.

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Lauren Suggett

Ausführung von Lieferantenverträgen
Sue muss auch die Vertragsausführung mit externen Anbietern koordinieren. Sie kann die Vereinbarungen mit den Dienstleistern ihres Unternehmens hochladen, Felder für deren Initialen und Unterschriften einfügen und die Verträge an die Caterer, Veranstaltungsorte und Referenten senden, die ihre Organisation für jede Schulung engagiert hat. Die Empfänger können die Dokumente mit Nitro Cloud auch ganz ohne Konto eSignieren. Alternativ könnten sie Axxerion CLM für die interne Verwaltung der Verträge nutzen.

Beantragung und Sicherstellung von Genehmigungen
Die abschließende Agenda für jedes Schulungsprogramm ist komplex. Die Termine sind eng gestaffelt. Für einen reibungslosen Ablauf bittet Sue alle Redner darum, zu prüfen und zu bestätigen, dass Zeit, Ort und Thema der Präsentation korrekt angegeben sind.

Sie lädt die Agenda in die Nitro Cloud hoch und platziert ein Feld für jeden Redner, um seine Initialen zur Genehmigung anzubringen. Am Ende der Agenda fügt sie ein Unterschriftsfeld ein, das der Programmmanager unterschreiben muss. Dieser Workflow kommuniziert, validiert und finalisiert gleichzeitig die Agenda.

Jeder Schritt wird nachverfolgbar
Das Beste ist, dass Sue immer den Status ihrer Dokumente in Nitro Cloud kennt. Sie kann sehen, ob ein Dokument angesehen wurde, zur Unterzeichnung ansteht oder unterschrieben wurde. Sie kann auch den Versionsverlauf jedes von ihr hochgeladenen Dokuments anzeigen, um die Entwicklung der Änderungen zu sehen, die ihre Mitarbeiter vorgenommen haben.

Komplexe Projekte mit mehreren Beteiligten sind mit den üblichen Verfahren für die gemeinsamen Dateinutzung schwer zu handhaben. E-Mail-Anhänge und Netzlaufwerke mit gemeinsamem Zugriff aber ohne Nachverfolgung oder Dokumentenschutz können ein Projekt ineffizient machen. Wer hat dafür heute überhaupt noch Zeit?

Sie können alle in diesem Beitrag erwähnten Workflows kostenlos mit einem Nitro Cloud-Konto ausprobieren. Heute anmelden!

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