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IT-Erfolgsleitfaden: PDF-Tools für Unternehmen evaluieren

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Follow these 7 steps to confidently choose the right PDF editor for your organization.

<h2>Mit diesen 7 Schritten finden Sie den passenden PDF-Editor für Ihr Unternehmen.<h2>

You’ve been tasked to find a new option for your company’s PDF needs…one that’s packed with features, super easy to use, simple to manage, and affordable to scale across broad swaths of users. With an abundance of choices available, it’s critical to find one that’s a perfect fit.

Here are 7 key steps to complete in your quest to find PDF tools for business that users will love:

<h3>1. Raise your hand.<h3>

This essential step will help identify your organization’s priorities.Talking with salespeople isn’t generally an IT Pro’s cup of tea – many spend time and energy dodging sales calls at all costs. However, getting in touch with a rep will force you to articulate the shortcomings of your current deployment and the reasons you’re looking for a change, which is really the first step in finding a solution to your problem. Such discussions may even uncover additional areas of need or opportunities to improve the current situation.

<h3>2. Take an internal inventory.<h3>

Examining your user base will ensure everyone ultimately gets what they need.
Nach dem Verkaufsgespräch sollten Sie sich mit Ihrer Nutzerbasis befassen und einige Dinge überprüfen. Stellen sie fest, wie viele Mitarbeiter aktuell einen PDF-Editor haben, und wie viele ihn noch benötigen. Das ist auch eine gute Gelegenheit, nicht konforme Lizenzen festzustellen, die später Probleme machen können. Prüfen Sie gemeinsame Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen. Die Erstellung einer Kurzumfrage ist eine schnelle, einfache (und kostenlose!) Möglichkeit, diese Informationen zu sammeln, und hilft Ihnen bei der Auswahl der Kandidaten für Schritt 3.

<h3>3. Starten Sie einen geführten Versuch.<h3>

Get your users into the product to evaluate its usability.
Auch wenn Sie das Produkt wahrscheinlich bereits ausprobiert haben, ist es sinnvoll, eine verwaltete Teamtestversion mit einigen Benutzern einzurichten, die am Ende auch mit dem Tool arbeiten werden. Fordern Sie sie auf, das Programm in ihren täglichen Dokumenten-Workflows zu nutzen, und weisen Sie sie auf eventuell fehlende Funktionen hin. Achten Sie genau darauf, wie schnell sie den Umgang mit dem Programm erlernen oder ob eine Schulung notwendig wird. Ein guter Anbieter sollte Ihnen helfen, die wichtigsten Dinge zu dokumentieren, um Schritt 4 vorzubereiten!

<h3>4. Get executive buy-in.<h3>

Present proof points and user feedback to obtain signoff.
Armed with the insights you collected from the managed team trial, present your recommendations to company leadership. Involve the users that participated in the trial and ask them to share their personal experience with the product. If you think your vendor can add value by being a part of the meeting, don’t be afraid to ask.

<h3>5. Talk deployment and implementation.<h3>

Every environment has its quirks—get out ahead of any possible issues.
Some vendors disappear after they get a signed contract, which can make deployment a nightmare (and you look a little less credible). Make sure you iron out the strategy for getting the tools into the hands of your users and have vendor support, whether you’re installing on individual computers, terminal servers, or within virtualized environments.

<h3>6. Build awareness among users and gather feedback.<h3>

Unveil the tool that will help them work more efficiently than ever.
Wenn die neue PDF-Anwendung bereitgestellt wurde, sorgen Sie dafür, dass alle wissen, dass sie zur Verfügung steht. Schließlich kann man nicht erwarten, dass die Nutzer ein Produkt annehmen, von dem sie nicht wissen, dass es existiert! Bitten Sie Ihren Anbieter um Produktressourcen oder Anleitungen, die Sie weitergeben können, und richten Sie frühzeitig eine Feedbackschleife ein, um die Fortschritte zu überwachen und etwaige Probleme schnell zu beheben.

<h3>7. Measure—and share—your success.<h3>

Kommunizieren Sie den Erfolg.
Way back in step four, you garnered executive buy-in for this project. Now with your new PDF solution up and running, it’s time to bring things full circle by demonstrating the impact of the initiative to key stakeholders. Talk to newly-equipped users about the productivity gains they’re experiencing, report on any decrease in PDF-related helpdesk tickets, and communicate the value you’re getting from your vendor’s customer success team. In doing so, you just might find it easier to obtain approval on your next project!

What are your tips for choosing the right software for teams, or even an entire organization? Share them in our comments section below.

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