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IT-Erfolgsleitfaden: PDF-Tools für Unternehmen evaluieren

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Befolgen Sie diese 7 Schritte, um die richtigen PDFs für Ihr Unternehmen auszuwählen.

<h2>Mit diesen 7 Schritten finden Sie den passenden PDF-Editor für Ihr Unternehmen.<h2>

Sie haben die Möglichkeit, eine neue Option für die PDF-Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden. Dies ist eine vollgepackt mit Funktionen, die super einfach zu verwenden, einfach zu verwalten und kostengünstig für eine breite Palette von Benutzern zu skalieren. Bei einer Vielzahl von Auswahloptionen ist es wichtig, eine passende Lösung zu finden.

Im Folgenden sind 7 wichtige Schritte aufgeführt, die Sie zum Finden von PDFs für Unternehmen benötigen, die Benutzer lieben werden:

<h 3 > 1 . Hebe deine Hand.<h 3 >

Dieser wichtige Schritt hilft Ihnen, die Prioritäten Ihres Unternehmens zu identifizieren. Gespräche mit Vertriebsteams sind im Allgemeinen nicht die Pro Tea – viele verbringen Zeit und Energie damit, Verkaufsgespräche auf jeden Preis auszuweichen. Wenn Sie sich jedoch mit einem Mitarbeiter in Verbindung setzen, müssen Sie die Mängel Ihres aktuellen Einsatzes und die Gründe dafür haben, warum Sie nach einer Änderung suchen, zu artikulieren, was wirklich der erste Schritt ist, um eine Lösung für Ihr Problem zu finden. Solche Diskussionen können sogar zusätzliche Bedarfsbereiche oder Möglichkeiten zur Verbesserung der aktuellen Situation aufdecken.

<h 3 > 2 . Führen Sie eine interne Bestandsaufnahme durch.<h 3 >

Durch die Untersuchung Ihrer Benutzerbasis wird sichergestellt, dass letztendlich jeder das bekommt, was er braucht.
Nach dem Verkaufsgespräch sollten Sie sich mit Ihrer Nutzerbasis befassen und einige Dinge überprüfen. Stellen sie fest, wie viele Mitarbeiter aktuell einen PDF-Editor haben, und wie viele ihn noch benötigen. Das ist auch eine gute Gelegenheit, nicht konforme Lizenzen festzustellen, die später Probleme machen können. Prüfen Sie gemeinsame Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe in verschiedenen Abteilungen. Die Erstellung einer Kurzumfrage ist eine schnelle, einfache (und kostenlose!) Möglichkeit, diese Informationen zu sammeln, und hilft Ihnen bei der Auswahl der Kandidaten für Schritt 3.

<h3>3. Starten Sie einen geführten Versuch.<h3>

Holen Sie Ihre Benutzer in das Produkt, um seine Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Auch wenn Sie das Produkt wahrscheinlich bereits ausprobiert haben, ist es sinnvoll, eine verwaltete Teamtestversion mit einigen Benutzern einzurichten, die am Ende auch mit dem Tool arbeiten werden. Fordern Sie sie auf, das Programm in ihren täglichen Dokumenten-Workflows zu nutzen, und weisen Sie sie auf eventuell fehlende Funktionen hin. Achten Sie genau darauf, wie schnell sie den Umgang mit dem Programm erlernen oder ob eine Schulung notwendig wird. Ein guter Anbieter sollte Ihnen helfen, die wichtigsten Dinge zu dokumentieren, um Schritt 4 vorzubereiten!

<h 3 > 4 . Lassen Sie sich von Führungskräften unterstützen.<h 3 >

Präsentieren Sie Beweispunkte und Benutzerfeedback, um eine Freigabe zu erhalten.
Bewaffnet mit den Erkenntnissen, die Sie aus der Managed-Team-Studie gewonnen haben, präsentieren Sie Ihre Empfehlungen der Unternehmensführung. Binden Sie die Benutzer ein, die an der Testversion teilgenommen haben, und bitten Sie sie, ihre persönlichen Erfahrungen mit dem Produkt zu teilen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Anbieter einen Mehrwert schaffen kann, indem er an dem Meeting teilnimmt, scheuen Sie sich nicht zu fragen.

<h 3 > 5 . Sprechen Sie über Bereitstellung und Implementierung.<h 3 >

Jede Umgebung hat ihre Macken – vermeiden Sie mögliche Probleme.
Einige Anbieter verschwinden, nachdem sie einen unterschriebenen Vertrag erhalten haben, was die Bereitstellung zu einem Alptraum machen kann (und Sie können etwas weniger glaubwürdig erscheinen). Stellen Sie sicher, dass Sie die Strategie ausbügeln, um das Tool in die Hände Ihrer Benutzer zu bringen, und dass Sie vom Anbieter Support werden, unabhängig davon, ob Sie auf einzelnen Computern, Terminal-Servern oder in virtualisierten Umgebungen installieren.

<h 3 > 6 . Schaffen Sie Bewusstsein bei den Benutzern und sammeln Sie Feedback.<h 3 >

Enthüllen Sie das Tool, mit dem sie effizienter denn je arbeiten können.
Wenn die neue PDF-Anwendung bereitgestellt wurde, sorgen Sie dafür, dass alle wissen, dass sie zur Verfügung steht. Schließlich kann man nicht erwarten, dass die Nutzer ein Produkt annehmen, von dem sie nicht wissen, dass es existiert! Bitten Sie Ihren Anbieter um Produktressourcen oder Anleitungen, die Sie weitergeben können, und richten Sie frühzeitig eine Feedbackschleife ein, um die Fortschritte zu überwachen und etwaige Probleme schnell zu beheben.

<h 3 > 7 . Messen und teilen Sie Ihren Erfolg.<h 3 >

Kommunizieren Sie den Erfolg.
Vor langer Zeit in Schritt vier haben Sie die Zustimmung der Geschäftsführung für dieses Projekt erhalten. Jetzt, da Ihre neue PDF-Lösung betriebsbereit ist, ist es an der Zeit, den Kreis zu schließen, indem Sie den wichtigsten Interessengruppen die Auswirkungen der Initiative demonstrieren. Sprechen Sie mit neu ausgestatteten Benutzern über die Produktivitätsgewinne, die sie erleben, berichten Sie über jeden Rückgang von PDF-bezogenen Helpdesk-Tickets und kommunizieren Sie den Wert, den Sie vom Kundenerfolgsteam Ihres Anbieters erhalten. Dadurch fällt es Ihnen möglicherweise leichter, die Genehmigung für Ihr nächstes Projekt zu erhalten!

Was sind Ihre Tipps für die Auswahl der richtigen Software für Teams oder sogar eine ganze Organisation? Teilen Sie sie in unserem Kommentarbereich unten.

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