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Warum elektronische Signaturen ein Game Changer für die Beschaffung sind

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Die Digitalisierung des Unterzeichnungsprozesses mit eSignaturen ist der Schlüssel, um Beschaffungsteams dabei zu helfen, Geschäfte schneller abzuschließen und betriebliche Effizienz zu schaffen.

Wenn Sie im Einkauf tätig sind, verbringen Sie den größten Teil Ihres Tages damit, eine Fülle von Vereinbarungen zu entwickeln, zu verwalten und auszuführen. Unabhängig davon, ob Sie Angebotsanfragen auswerten oder den Lieferantenauswahlprozess überwachen, Sie treiben alle geschäftskritischen Kaufentscheidungen voran. Und da all diese Vereinbarungen eine Menge Hin und Her erfordern, ist es wichtig, über optimierte und effiziente Arbeitsabläufe zu verfügen.

Traditionell haben Beschaffungsteams alle ihre Verträge und Vereinbarungen manuell ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt. Doch dieser Prozess ist während der Pandemie umständlich und kompliziert geworden. Tatsächlich haben über 60 % der Mitarbeiter keinen Drucker oder Scanner zu Hause . Infolgedessen verschwendet die Beschaffung Stunden mit der Suche nach Unterschriften – was zu Vertragsverzögerungen oder, noch schlimmer, zu Geschäftsverlusten führt.

Die Digitalisierung ist heute wichtiger denn je, und CPOs haben erkannt, dass papierbasierte Arbeitsabläufe nicht mehr nachhaltig sind. Laut der 2021 CPO-Umfrage von Deloitte geben 48 % der Befragten an, dass die digitale Transformation eine starke Priorität ist (ein Sprung von { 20 % gegenüber 2019 ). Die Digitalisierung des Unterzeichnungsprozesses mit eSignaturen ist der Schlüssel, um Beschaffungsteams dabei zu unterstützen, Geschäfte schneller abzuschließen und betriebliche Effizienz zu schaffen. Wenn Ihr Team noch keine elektronischen Signaturen verwendet, finden Sie hier drei Gründe, warum Sie damit beginnen sollten.

Wie die Beschaffung von eSignaturen profitieren kann

1 . Vereinbarungen schnell unterzeichnen lassen

Eine eSignature-Lösung bietet Funktionen wie Massensignaturen und Vorlagen zur Beschleunigung von Signier-Workflows. Mit der Massensignatur können Benutzer individuelle Signaturanfragen auf einmal an 250 Empfänger senden, und Vorlagen machen es überflüssig, für jeden neuen Vertrag ein Dokument neu zu erstellen. Darüber hinaus können Sie Vereinbarungen auf jedem Gerät unterzeichnen, sodass eine schnellere Freigabe einfacher ist.

Automatisierungs- und Kundenbeziehungsmanagement-Integrationen tragen ebenfalls zur Beschleunigung der Vertragsabwicklung bei. Mit Integrationen wie Zapier™ , Power Automate ® und Salesforce ® können Beschaffungsteams manuelle Aufgaben automatisieren, ausstehende Signaturanforderungen verfolgen und die Bearbeitungszeit für signierte Dokumente verkürzen.

2 . Kosten reduzieren

Wenn Sie bereits über eine elektronische Signatur verfügen, zahlen Sie möglicherweise für bestimmte Funktionen zu viel. Wussten Sie, dass viele Anbieter Transaktionslimits verwenden? Wenn Sie also Ihr Limit überschreiten, müssen Sie zusätzliche und teure Pakete erwerben. Im Gegensatz zu Wettbewerbern verfügt Nitro Sign über ein flexibles Preismodell, sodass Teams mehr Kontrolle über ihre Ausgaben für elektronische Signaturen haben und versteckte Kosten vermeiden können.

Wenn Ihr Team jetzt keine elektronischen Signaturen verwendet und sich immer noch auf Papierverträge verlässt, können die Kosteneinsparungen noch erheblicher sein. PwC stellte fest, dass ein durchschnittliches Unternehmen 20 $ für Arbeit aufwendet, um Papier zu archivieren, 120 $ für die Suche nach einem fehlenden Dokument und 220 $ für die Wiederherstellung eines verlorenen Dokuments. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen mit 1 , 000 Mitarbeitern ungefähr 3 $ ausgibt. 5 Millionen pro Jahr für Papierausgaben.

Da ein E-Signatur-Tool den gesamten Signaturprozess digitalisiert, kann die Beschaffung den Papierverbrauch minimieren und alle Verwaltungskosten (und Stunden) für das Vorbereiten, Versenden und Speichern von Dokumenten reduzieren.

3 . Minimieren Sie Fehler und Risiken

Die manuelle Vertragsverwaltung ist nicht nur teuer, sondern birgt auch ein unnötiges Risiko für interne und externe stakeholder. Laut Net Diligence betreffen rund 10 % aller Verstöße und Vorfälle Papierunterlagen. Mit eSignaturen können Sie Ihre Dokumente und Daten mit integrierten Prüfprotokollen und Sicherheitsprotokollen schützen.

Wenn Sie ein Tool wie Nitro Signing verwenden, können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die einmalige Anmeldung für alle Ihre vertraulichen Dokumente einrichten. Nitro unterhält außerdem einen AICPA SOC2® Type 2-Bericht zu Kontrollen, die für Sicherheit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz relevant sind, sowie eine interne Kontrollen zur Einhaltung der Sicherheits-Compliance.

Darüber hinaus führt die Audit-Trail -Funktion eine detaillierte Aufzeichnung aller Dokumentenaktivitäten, wodurch die Beschaffung mehr Transparenz und Nachverfolgungsmöglichkeiten erhält. Es sammelt auch Daten, während ein Dokument verschiedene Phasen durchläuft, was die Konformität und den Nachweis dafür belegt, dass ein Dokument rechtsgültig unterzeichnet wurde.

Sind Sie bereit, Ihren Beschaffungsprozess zu rationalisieren?

Es ist an der Zeit, auf papierlose Arbeitsabläufe umzusteigen und die richtige eSignaturlösung einzusetzen, um Ihre Beschaffungsanforderungen zu erfüllen. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, was Nitro Sign für Ihr Unternehmen tun kann, und genießen Sie noch heute unbegrenztes eSigning.

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