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Wie Sie den Buy-in von Stakeholdern für elektronische Signaturen (eSigning) gewinnen

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Die Umstellung von papierzentrierten Workflows wirft immer wieder Fragen der Dokumentensicherheit auf, insbesondere wenn es um Signaturen geht.

Der moderne Arbeitsplatz wird immer digitaler und die Arbeitsabläufe entwickeln sich ständig weiter. Bei der nächsten Produktivitätswelle dreht sich alles um E-Signaturen – die sichere, legale und effiziente Lösung für lästige analoge Prozesse mit Stift und Papier.

Die Umstellung von papierzentrierten Workflows wirft immer wieder Fragen der Dokumentensicherheit auf, insbesondere wenn es um Signaturen geht. Egal, ob Sie unterschreiben oder Unterschriften anfordern, Sie wollen wissen, dass Ihre Dokumente geschützt sind und dass die Unterschriften authentisch und rechtlich anerkannt sind.

Sind elektronische Signaturen sicher?

Kurz gesagt, ja, elektronische Signaturen sind sicher und legal, wenn Sie eSigning-Tools verwenden, die den einschlägigen Rechtsvorschriften entsprechen . Folgendes sollten Sie wissen:

In den Vereinigten Staaten werden E-Signaturen durch den United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA) geregelt. Diese Gesetze schreiben zwar keine Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen vor, aber sie verlangen die Absicht zum Signieren, die logische Zuweisung von Signaturen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

In der Europäischen Union definiert die Verordnung über elektronische Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdienste (eIDAS-Verordnung) drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen: Standard, fortgeschrittene und elektronische Signaturen – mit jeweils unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Die besten eSigning-Lösungen erfüllen und übertreffen diese rechtlichen Standards und stellen sicher, dass Ihre Dokumente und Signaturen sicher sind und weltweit akzeptiert werden.

3 Schritte zum Sichern des Buy-ins für elektronische Signaturen (eSigning)

Schritt 1: Machen Sie Ihre Hausaufgaben, um den ROI nachzuweisen.

Die Chancen stehen gut, dass Ihr Unternehmen übermäßig viel Geld für Druckpapier ausgibt, nur um Unterschriften einzuholen. Eine papierlose eSigning-Lösung wird unzählige Stunden an Produktivität zurückgewinnen und obendrein Ihre Bilanz fördern.

Stellen Sie wichtigen Stakeholdern einige Fragen, während Sie Ihr Buy-in-Pitch planen – oder erledigen Sie die Vorarbeit selbst. Wie viel gibt Ihre Organisation pro Jahr für die Ablage von Papier aus? Laut dem National Technical Information Service des US-Handelsministeriums kann es eine einzelne Organisation 880 $ kosten, einen Aktenschrank mit fünf Schubladen pro Jahr zu unterhalten , ganz zu schweigen von den $ 11 pro Jahr und Zoll gespeicherter Papierdokumente ( NTIS).

Eine weitere wichtige Frage, die es zu stellen gilt: Wie sicher sind die Papierdokumente Ihres Unternehmens? 90 % der US-Unternehmen geben an, dass es bei ihnen bereits zu einem Datenleck oder Verlust sensibler Dateien gekommen ist, und 21 % aller größeren Verstöße betreffen Papierunterlagen. Sie können sich einen Sicherheits- und Wettbewerbsvorteil verschaffen – und jede Menge Geld sparen –, indem Sie Ihren modernen, agilen Mitarbeitern eine PDF-Produktivitäts- und eSigning-Lösung für alle zur Verfügung stellen.

Schritt 2: Machen Sie sich auf Widerstand gefasst.

Obwohl elektronische Signaturen seit fast 20 Jahren rechtlich bindend sind , sollten Sie darauf vorbereitet sein, mit Widerständen und Widerstand gegen Änderungen umzugehen, da die meisten Wissensarbeiter davon ausgehen, dass neue Technologien eine enorme Lernkurve haben. Mit der richtigen eSigning-Lösung werden die Akzeptanzraten jedoch schnell sein und letztendlich einen reibungsloseren Arbeitsplatz mit nahtlosen Arbeitsabläufen schaffen.

Denken Sie daran, dass Teams dazu neigen, individuelle und in stetiger Entwicklung begriffene Arbeitsabläufe zu entwickeln. Die Annahme, dass eine neue Lösung für PDF-Produktivität und eSigning nie vielseitig genug sein wird, ist somit nicht zutreffend. Testen Sie Nitro, damit sich Ihre Abteilungsleiter selbst davon überzeugen können, wie schnell, einfach und sicher sie PDF-Dateien mit leistungsstarker Verschlüsselung, zertifikatsbasierter Sicherheit und benutzerdefinierten Berechtigungen und Passwörtern signieren können. Der richtige eSigning-Partner ist ein Experte im Bereich Change Management und kann Ihren IT-Teams helfen, intelligenter statt härter zu arbeiten.

Schritt 3: Überzeugen Sie sie.

Sobald Sie den wichtigsten Stakeholdern die Zahlen gezeigt und Problembereiche angesprochen haben, ist es an der Zeit, Ihre Wissensarbeiter flächendeckend auszustatten.

Der richtige eSigning-Partner verfügt über zielgerichtete Nachrichtenübermittlung und Kommunikation, um stakeholder dabei zu helfen, die Vorteile der Implementierung einer eSign-Lösung zu verstehen, einschließlich:

  • Zeitersparnis und Vereinfachung von Prozessen
  • Senkung der Kosten von papierbasierten Prozessen
  • Verbesserung der Effizienz von täglichen Arbeitsabläufen
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit
  • Umsetzung der digitalen Transformation im gesamten Büro
  • Verringerung des zerstörerischen ökologischen Fußabdrucks von papierbasierten Prozessen
  • Sofortige und problemlose Einführung und Akzeptanz

Sie brauchen eine sichere Lösung zum Signieren von Dokumenten?

In diesen schwierigen Zeiten brauchen Unternehmen sichere E-Signaturen mehr denn je, um produktiv zu bleiben, während sie von überall aus arbeiten. Ganz gleich, ob Sie in den USA oder international tätig sind – Nitro Sign erfüllt sowohl die US- als auch die EU-Gesetzgebung für elektronische Signaturen und bietet Ihnen einen einzigartigen Mehrwert.

Beginnen Sie noch heute kostenlos mit Nitro Sign. Keine Komplikationen, keine Haken und keine Grenzen – versprochen.

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