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Wie Sie den Buy-in von Stakeholdern für elektronische Signaturen (eSigning) gewinnen

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Die Umstellung von papierzentrierten Workflows wirft immer wieder Fragen der Dokumentensicherheit auf, insbesondere wenn es um Signaturen geht.

Der moderne Arbeitsplatz wird immer digitaler und die Arbeitsabläufe entwickeln sich ständig weiter. Bei der nächsten Produktivitätswelle dreht sich alles um E-Signaturen – die sichere, legale und effiziente Lösung für lästige analoge Prozesse mit Stift und Papier.

Die Umstellung von papierzentrierten Workflows wirft immer wieder Fragen der Dokumentensicherheit auf, insbesondere wenn es um Signaturen geht. Egal, ob Sie unterschreiben oder Unterschriften anfordern, Sie wollen wissen, dass Ihre Dokumente geschützt sind und dass die Unterschriften authentisch und rechtlich anerkannt sind.

Sind elektronische Signaturen sicher?

In short, yes, electronic signatures are secure and legal if you’re using eSigning tools that comply with relevant legislation. Here’s what you should know:

In den Vereinigten Staaten werden E-Signaturen durch den United States Electronic Signatures Act in Global and National Commerce (ESIGN) und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA) geregelt. Diese Gesetze schreiben zwar keine Sicherheitsanforderungen für elektronische Signaturen vor, aber sie verlangen die Absicht zum Signieren, die logische Zuweisung von Signaturen und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

In der Europäischen Union definiert die Verordnung über elektronische Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdienste (eIDAS-Verordnung) drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen: Standard, fortgeschrittene und elektronische Signaturen – mit jeweils unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Die besten eSigning-Lösungen erfüllen und übertreffen diese rechtlichen Standards und stellen sicher, dass Ihre Dokumente und Signaturen sicher sind und weltweit akzeptiert werden.

3 Schritte zum Sichern des Buy-ins für elektronische Signaturen (eSigning)

Schritt 1: Machen Sie Ihre Hausaufgaben, um den ROI nachzuweisen.

Die Chancen stehen gut, dass Ihr Unternehmen übermäßig viel Geld für Druckpapier ausgibt, nur um Unterschriften einzuholen. Eine papierlose eSigning-Lösung wird unzählige Stunden an Produktivität zurückgewinnen und obendrein Ihre Bilanz fördern.

Ask key stakeholders some questions as you plan your buy-in pitch—or do the legwork yourself. How much does your organization spend per year on filing paper? It can cost a single organization $880 to maintain a five-drawer file cabinet per year, not to mention the $11 per year per inch of paper documents stored, according to the U.S. Department of Commerce’s National Technical Information Service (NTIS).

Another important question to ask: How secure are your company’s paper records? Ninety percent of U.S. companies report having experienced a data leak or loss of sensitive files, and 21 percent of all major breaches involve paper records. You can gain a secure and competitive edge—and save plenty of money—by providing your modern, agile workforce with a PDF productivity and eSigning solution for all.

Schritt 2: Machen Sie sich auf Widerstand gefasst.

Although eSignatures have been legally binding for nearly 20 years, be prepared to handle pushback and resistance to change because most knowledge workers assume new tech has a huge learning curve. With the right eSigning solution, however, adoption rates will be quick and ultimately create a more frictionless workplace with seamless workflows.

Denken Sie daran, dass Teams dazu neigen, individuelle und in stetiger Entwicklung begriffene Arbeitsabläufe zu entwickeln. Die Annahme, dass eine neue Lösung für PDF-Produktivität und eSigning nie vielseitig genug sein wird, ist somit nicht zutreffend. Testen Sie Nitro, damit sich Ihre Abteilungsleiter selbst davon überzeugen können, wie schnell, einfach und sicher sie PDF-Dateien mit leistungsstarker Verschlüsselung, zertifikatsbasierter Sicherheit und benutzerdefinierten Berechtigungen und Passwörtern signieren können. Der richtige eSigning-Partner ist ein Experte im Bereich Change Management und kann Ihren IT-Teams helfen, intelligenter statt härter zu arbeiten.

Schritt 3: Überzeugen Sie sie.

Sobald Sie den wichtigsten Stakeholdern die Zahlen gezeigt und Problembereiche angesprochen haben, ist es an der Zeit, Ihre Wissensarbeiter flächendeckend auszustatten.

The right eSigning partner will have on-point messaging and communication lined up to help stakeholders understand the benefits of implementing an eSign solution, including:

  • Zeitersparnis und Vereinfachung von Prozessen
  • Senkung der Kosten von papierbasierten Prozessen
  • Verbesserung der Effizienz von täglichen Arbeitsabläufen
  • Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit
  • Umsetzung der digitalen Transformation im gesamten Büro
  • Verringerung des zerstörerischen ökologischen Fußabdrucks von papierbasierten Prozessen
  • Sofortige und problemlose Einführung und Akzeptanz

Sie brauchen eine sichere Lösung zum Signieren von Dokumenten?

In diesen schwierigen Zeiten brauchen Unternehmen sichere E-Signaturen mehr denn je, um produktiv zu bleiben, während sie von überall aus arbeiten. Ganz gleich, ob Sie in den USA oder international tätig sind – Nitro Sign erfüllt sowohl die US- als auch die EU-Gesetzgebung für elektronische Signaturen und bietet Ihnen einen einzigartigen Mehrwert.

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