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eSigning läutet das Ende des Papier-Zeitalters ein

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Der durchschnittliche Büroangestellte verbraucht jedes Jahr immer noch 10 , 000 Blatt Papier. Und die Kosten für die Verwendung, Lagerung und Archivierung all dieses Papiers betragen das 13 - bis 31 -fache des Kaufpreises des Papiers selbst. Infolgedessen verschwenden Unternehmen jährlich 8 Milliarden US-Dollar für die Verwaltung von Papier.

Obwohl die meisten Unternehmen sagen, dass sie versuchen, den Papierverbrauch zu reduzieren, verbraucht der durchschnittliche Büroangestellte jedes Jahr immer noch 10 , 000 Blatt Papier. Und die Kosten für die Verwendung, Lagerung und Archivierung all dieses Papiers betragen das 13 - bis 31 -fache des Kaufpreises des Papiers selbst. Infolgedessen verschwenden Unternehmen jährlich 8 Milliarden US-Dollar für die Verwaltung von Papier.

Laut Paper-Free Progress werden mehr als 51 Prozent der Dokumente ausgedruckt, nur damit jemand sie unterschreiben kann. Wir sind der Meinung, dass Unternehmen die Papier-Ära hinter sich lassen sollten. Der Schlüssel zur Steigerung der Effizienz und zur Senkung unnötiger Kosten – vom Vertrieb bis zum Kundenservice – ist eSigning. Die Frage ist: Wie können Unternehmen ihren Geschäftsbetrieb auf elektronische Signaturen und ein papierloses Büro umstellen? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.

Die Realität eines papierbasierten Arbeitsplatzes

Unternehmen waren immer auf Papier angewiesen. Vom Fax und Vertrag bis hin zum 50-seitigen Quartalsbericht – die Papierdokumentation war das Herzstück des Büroalltags. Doch stellen Sie sich vor, Sie würden versuchen, im modernen Büro mitzuhalten, während Sie Ihre treue Rolodex- oder Textverarbeitungsmaschine benutzen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unerlässlich, sich dem Wandel der Zeit anzupassen und produktivere Technologien einzusetzen.

Papier macht Ihre Office nicht nur ineffizient – Arbeiter verbringen durchschnittlich vier Stunden pro Woche mit papierbezogenen Aufgaben, sondern es ist auch teuer in der Wartung. Neben dem Geld, das für Unmengen an Papier ausgegeben wird, kommen die zusätzlichen Kosten für Tinte, Maschinenwartung, Aktenschränke und mehr hinzu. Tatsächlich berichtet der NTIS (National Technical Information Service) des US-Handelsministeriums, dass es 880 USD pro Jahr kostet, nur einen Aktenschrank mit fünf Schubladen sowie weitere 11 $ pro Jahr für jeden Zoll.

Angesichts der Kosten für das Aufspüren verlorener Dokumente und den möglichen Ersatz dieser Dokumente wird deutlich, dass Papier im Arbeitsalltag nicht nur ineffizient, teuer und umweltschädlich ist, sondern in einer schnelllebigen digitalen Welt einfach keinen Sinn mehr ergibt.

Die Vorteile des eSigning

Die Vorteile einer eSignatur-Lösung sind wahrscheinlich offensichtlich: Sie können Zeit und Geld sparen, die Datensicherheit erhöhen und Ihren Kunden ein gutes Gefühl geben. Aber das ist noch nicht alles.

Optimieren Sie Aufgaben, die traditionell auf Papier erledigt werden: Anstatt eine Datei aufzuspüren oder ein Dokument aus einem Stapel Papier auf Ihrem Schreibtisch auszugraben, können Sie mit einer papierlosen Lösung einfach auf ein Dokument zugreifen, es anpassen und es schnell elektronisch signieren lassen und mühelos. Darüber hinaus werden diese Aufgaben mit einer papierlosen Lösung leicht reproduzierbar, wiederholbar und praktisch automatisiert. Und das Beste? Wenn Sie Ihrem Kunden eine digitale Rechnung oder Datei an eSign senden, beschleunigt sich der Verkauf , da Sie nicht auf ein persönliches Treffen warten müssen, um eine Unterschrift zu erhalten, oder die Tage zählen, während ein Dokument per Post an Sie zurückgesendet wird.

Kosteneinsparung für Tinte, Papier, Toner und Maschinenwartung: Die Kosten für die Wartung eines papierbasierten Büros wirken sich negativ auf Ihren Gewinn aus und verursachen zahlreiche Ineffizienzen. Anstatt tonnenweise Dokumente auszudrucken, die unterschrieben werden müssen, senden Sie diese digital und legen sie in der Cloud ab, um Zeit und Geld zu sparen und Prozesse zu vereinfachen.

Erhöhen Sie die gemeinsame Nutzung und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten: Wissensaustausch ist eine entscheidende Komponente des Geschäftserfolgs, und die Verwendung einer papierlosen Lösung erleichtert den Beteiligten den Zugriff auf die richtigen Dokumente 24 / 7 / 365 . Wenn jemand nicht im Büro ist, muss ein Kollege nicht in sein Büro gehen, um Dateien zu durchsuchen, um das richtige Dokument zu finden – er muss es nur herausziehen, absenden und schnell und einfach unterschreiben lassen . Es erleichtert auch die Überprüfung des Papierpfads, der in einer Welt, die zunehmend anfällig für Datenschutzverletzungen ist, eine entscheidende Komponente der Dokumentensicherheit darstellt.

Höhere Sicherheit und Verantwortlichkeit: In einer Umfrage des Ponemon Institute berichteten 71 Prozent der IT-Experten von Vorfällen, bei denen sensible oder vertrauliche Papierakten verloren gingen oder verlegt wurden, und 53 Prozent der Befragten gaben an, dass Mitarbeiter diese Dokumente auf Gemeinschaftsdruckern hinterlassen, in Besprechungsräumen oder an anderen Orten, einschließlich Orten außerhalb des Office. Aufgrund der wachsenden Bedrohung durch Datenschutzverletzungen ist es wichtig, vertrauliche Dokumente durch Zugriffsbeschränkungen zu schützen und den Verlauf eines Dokuments schnell prüfen zu können. Tatsächlich könnten Unternehmen ohne Schutz vor Datenschutzverletzungen mit Kosten von mehr als 3 $ rechnen. 86 Millionen, ganz zu schweigen von Bußgeldern und Prozesskosten im Zusammenhang mit Verstößen gegen die EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verbrauchervertrauen stärken: Laut dem Ponemon Institute erlitten Organisationen, die weniger als ein Prozent ihrer Kunden aufgrund einer Datenschutzverletzung verloren, einen durchschnittlichen Gesamtverlust von 2 $. 8 Millionen Umsatz. Unternehmen, die vier Prozent oder mehr verloren, mussten Verluste in Höhe von 6 Millionen US-Dollar hinnehmen. Mit einer papierlosen eSignatur-Lösung haben Kunden die Gewissheit, dass ihre Daten sicher, sicher und leicht zugänglich sind.

Digitale Transformation und die eSignatur-Lösung

Digitale Technologie und elektronische Signaturen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen jeden Tag arbeiten. Organisationen nutzen eSigning, um Prozesse für Dokumentensignaturen zu verlagern, um Abläufe agiler, kostengünstiger und zeiteffizienter zu gestalten und bessere Kundenerlebnisse zu schaffen. Diese Verschiebung zeigt sich in unzähligen Branchen – von der Bildung über die Fertigung bis hin zum Immobilienwesen, die jeden Tag Dutzende, Hunderte und sogar Tausende von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen verwenden.

Im Immobilienbereich verwenden beispielsweise Hypothekenmakler elektronische Signaturen, um den Prozess der Offenlegungsunterzeichnung zu rationalisieren. Anstatt Dokumente zu faxen oder per E-Mail zu versenden und darauf zu warten, dass die Unterschriften per Post oder im Büro zurückkommen, ermöglicht eSigning den Kunden, Dokumente elektronisch zu signieren und so den Prozess des Eigenheimkaufs zu rationalisieren. Was früher ein wochenlanger Prozess war, kann mit eSigning in Tagen erledigt werden.

Innerhalb des Fertigungssektors schließen eSignatur-Lösungen die Lücke zwischen den Abteilungen, indem sie die schnelle und einfache Übertragung von Projekten und Prozessen ermöglichen und in der Versicherungsbranche eSigning dafür sorgen, dass die Papierprozesse Zeit und Umsatz nicht monopolisieren. Besser noch besser, wenn Kunden Dokumente schnell und digital signieren können, verkürzt dies die Zykluszeit und erhöht die Abschlussraten, was Kunden und Kunden zufriedener macht.

Die Implementierung neuer Tools und Lösungen kann für jeden von oben nach unten schwierig sein, aber mit dem richtigen Maß an Änderungsmanagement kann die digitale Transformation ein aufregender, nahtloser Prozess sein. Es gibt einen Grund, warum so viele Unternehmen über Stift und Papier hinausgegangen sind und sich für papierlose Prozesse und eSigning. Mit einem effektiven Änderungsmanagement können Sie unternehmensweite Akzeptanz erreichen, die Benutzerakzeptanz beschleunigen, die Produktivität steigern und das Endergebnis steigern.

Wenn Sie bereit sind, sich von einer Welt zu verabschieden, die auf Papierbergen aufgebaut ist, dann melden Sie sich für unser eSigning-Webinar an. Dort erfahren Sie, wie die Technologie zur Dokumentenproduktivität Ihren Geschäftsablauf verbessern, Ihre Kosten senken und Ihr Unternehmen effizienter machen kann.

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