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E-Mail ist kein permanenter Datensatz

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Dieser Artikel ist Teil zwei unserer Serie der Produktivitätspsychologin Melissa Gratias

Dan mochte sein E-Mail-Postfach. Er rief es mehrmals pro Stunde ab und griff über sein Smartphone darauf zu. Er speicherte fast alle seine E-Mails darin, löschte nur wenige und archivierte noch weniger. Wenn er eine E-Mail erneut brauchte, sortierte oder durchsuchte er seinen Posteingang und fand nach einigem Suchen üblicherweise auch das Gewünschte. Dann änderte sein Unternehmen die Richtlinien: E-Mails wurden nach 90 Tage automatisch gelöscht.

Laut der Radicati Group steigt das E-Mail-Aufkommen alle zwei Jahre um 35 %. Die Unternehmen wehren sich jedoch gegen diesen Zuwachs. Der Kampf ist allgegenwärtig, von der Einführung von Dingen wie „Face-to-Face Fridays“ bis zum E-Mail-Verbot für eine Woche. Viele Unternehmen legen sogar zeitliche Beschränkungen fest, wie lange E-Mails im Posteingang eines Benutzers aufbewahrt werden dürfen. Warum das alles?

Es kommt auf eine gute Verwaltung der Geschäftsunterlagen an.

Geschäftsunterlagen sind Informationen, Daten und Ereignisse, die aufbewahrt werden sollten. Es sind Dokumentation der getroffenen Entscheidungen, getroffenen Vereinbarungen, erteilten Ratschläge und/oder erstellten Materialien. Geschäftsunterlagen haben rechtliche und behördliche Auswirkungen, die weit über das typische Argument „ich könnte es irgendwann wieder brauchen“ hinausgehen, mit dem viele Leute erklären, warum sie so viele E-Mails aufbewahren. Gute Verwaltung von Geschäftsunterlagen verlangt, dass die richtigen Informationen in einem optimalen Format organisiert werden.

Eine Kette von E-Mail-Korrespondenz kann ein Geschäftsdokument sein. Wenn sie jedoch zwischen einer Anfrage zum Mittagessen und den heutigen Schlagzeilen gespeichert wird, geht sie wahrscheinlich verloren.

Außerdem haben die meisten Geschäftsunterlagen ein Ablaufdatum, nach dem sie nicht mehr aufbewahrt werden sollten. Es ist sehr schwierig, abgelaufene Geschäftsunterlagen zu löschen, wenn man einen Heuhaufen von unterschiedlichen Informationen zu sortieren hat.

Ein Unternehmen, mit dem ich zusammenarbeite, benötigt von seinen Mitarbeitern, E-Mails, die aufbewahrt werden müssen, in PDF-Dateien zu konvertieren und sie dann auf einem Netzwerklaufwerk zu speichern. E-Mails, die in Outlook hinterlassen werden, werden nach einigen Monaten gelöscht – es gibt überhaupt keinen dauerhaften Speicher in Outlook.

Wie wäre es, wenn Sie die E-Mails, die Sie aufbewahren wollen, in PDF umwandeln? Ich sehe hier mehrere Vorteile:
• Alle Ihre elektronischen Dokumente, einschließlich der relevanten E-Mail-Kommunikation, sind konsolidiert • Sie haben alle Informationen an einem Ort
• Ihre elektronischen Dokumente können in einem gemeinsam genutzten (oder gemeinsam nutzbaren) Bereich gespeichert werden, sodass Ihre Kollegen auf relevante Geschäftsunterlagen zugreifen könnten, die Ihnen per E-Mail zugesandt wurden
• Sie sind weniger von Ihrer E-Mail als Informationsverwaltungsinstrument abhängig (denn dafür ist sie nicht gedacht) – Sie nutzen sie dann eher als einen Postbriefkasten
• Wenn Ihr Unternehmen seine E-Mail-Verwaltungsprogramme oder Aufbewahrungsrichtlinien ändert, beeinflusst Sie das nicht negativ.

Das einzige mögliche Problem bei der Umwandlung von E-Mails in PDF-Dateien ist, dass Outlook kein integriertes Tool zum Speichern von E-Mails als PDF-Datei hat. Natürlich können Sie als sie auch HTML oder Text speichern. Der Vorteil der Umwandlung in PDF ist jedoch der Erhalt der ursprünglichen Formatierung. Nitro Pro schließt diese Lücke mit seinem Outlook-Plugin, mit dem Sie mit einem Klick ein PDF-Dokument aus einer E-Mail erstellen können. Sehen Sie sich das folgende Video-Tutorial unten an:

Geschäftsunterlagen sind wichtig und es lohnt sich, sie aufzubewahren, aber ihre nativen Formate sind nicht immer die beste Art, sie zu speichern. Wir sind es gewohnt, Papier in PDFs zu scannen, um eine bessere Speicherung zu ermöglichen – und das ist so anders?

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