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E-Mail ist kein Dokumentenmanagement-Tool

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Wann haben Sie das letzte Mal ein Dokument per E-Mail an jemanden gesendet oder hektisch Ihren Posteingang nach einer Datei durchsucht, die Ihnen zuvor jemand geschickt hat? Wenn Sie in letzter Zeit beides getan haben, sind Sie nicht allein: Wissensarbeiter verwenden gewöhnlich E-Mails, um Dokumente zu speichern und zu übertragen, und opfern dabei die Zugänglichkeit, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit, die modernere Lösungen bieten.

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In unserer neuen Serie der Produktivitätspsychologin Melissa Gratias werfen wir einen Blick auf die unproduktiven E-Mail-Gewohnheiten der heutigen Belegschaft und teilen Vorschläge zur Aktualisierung Ihres E-Mail-Ansatzes.

Neun Jahre lang verwaltete Katherine ihre geschäftlichen und privaten E-Mails über ein Hotmail-Konto. Ihr gefiel, dass ihr ihre Anhänge leicht zugänglich waren und sie Dokumente an sich selbst weiterleitete, damit ihre Dateien in ihren E-Mail-Ordnern zentralisiert werden konnten. Dann wurde ihre Welt erschüttert. Ihre Organisation verlegte alle Mitarbeiter zu Gmail und Katherines Liebesaffäre mit Hotmail war vorbei. Aber was sollte sie mit all ihren Dokumenten anfangen?

Als Produktivitätspsychologin, die Menschen hilft, bei der Arbeit effektiver zu sein, ist E-Mail-Management ein Thema, das ich täglich mit Kunden wie Katherine anspreche. Und in jedem E-Mail-Programm gibt es zwei Funktionen, die ich gerne entfernen oder zumindest ausblenden könnte: ( 1 ) Allen antworten und ( 2 ) Datei anhängen. Ich bin davon überzeugt, dass Reply All irgendwann eine Zombie-Apokalypse auslösen wird. Ich bin ebenso davon überzeugt, dass Attach File das aktuelle Äquivalent zu Trouble with Tribbles ist.

Das Anhängen von Dokumenten an E-Mails zum Zweck der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs war anfangs eine Innovation. Die Büroklammer war unser Freund! Erinnern Sie sich an die kleine Windows-Büroklammer, die Rückwärtssaltos machte und Augen hatte? Sein Cousin lebte in Outlook und half uns dabei, Dokumententwürfe an unsere Chefs, Verträge an unsere Kunden und inspirierende Nachrichten an ahnungslose Familienmitglieder zu übermitteln. Ist es nicht ironisch, dass die E-Mail-Funktion, die mehr als alles andere für die papierlose Revolution verantwortlich ist, mit einer Büroklammer symbolisiert wird?

Die Büroklammer ist nicht mehr dein Freund.

Bei gemeinsam genutzten Servern und Cloud-basierten Speichern Tool wie Box und Dropbox ist das Anhängen von Dateien an E-Mails kaum noch erforderlich. Die durchschnittliche Information Worker erhält jedoch täglich sechs Anhänge.

Zusätzlich zu Festplatten, Servern, tragbaren Speichern, Cloud-Speichern und anderen Dokumenten für die Zusammenarbeit speichern wir jetzt unsere elektronischen Dateien als E-Mail-Anhänge. Outlook und Google Mail sind zu einem weiteren Speicherort für Dokumente geworden. Das Problem dabei ist, dass die Verteilung unserer elektronischen Dateien über diese verschiedenen Standorte zu version, Dateiduplizierung und Desorganisation führt.

Elektronische Informationen müssen so weit wie möglich konsolidiert werden, und die erste Dateispeicheroption, die Sie eliminieren müssen, ist Ihr E-Mail-System. E-Mail dient sowieso der Verwaltung von Korrespondenz, nicht von Dokumenten. Hätte Katherine nicht so viele Dokumente in Hotmail gespeichert, wäre der Wechsel zu Gmail viel einfacher gewesen.

Drei Schritte, um die Büroklammergewohnheit zu durchbrechen

1. Wählen Sie einen Standardspeicherort aus, an dem Sie die überwiegende Mehrheit Ihrer elektronischen Dateien speichern. Dies sollte ein zugänglicher und sicherer Ort sein, an dem Sie Dokumente freigeben können, ohne sie an E-Mails anzuhängen.
2. Stellen Sie sich vor, die Büroklammer existiert nicht. Erfahren Sie, wie Sie Hyperlinks zu Dateien erstellen, anstatt sie anzuhängen. Erstellen Sie Workflows für die Zusammenarbeit in Nitro Cloud. Tun Sie alles, um Ihre Abhängigkeit von der Büroklammer zu verringern.
3. Gehen Sie Ihre alten E-Mails durch. Trennen und speichern Sie benötigte Dokumente an Ihrem Standardspeicherort.

E-Mail ist keine Dokumentenverwaltungslösung. Wenn Sie nur eine E-Mail erstellen, um ein Dokument anzuhängen, gibt es bessere Möglichkeiten. Darüber hinaus ist E-Mail, wie Katherine erfahren hat, der letzte Ort, den Sie als Standardspeicherort für Dateien auswählen möchten. Vor allem, wenn es Hotmail ist, richtig?