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So rationalisieren Sie den Dokumentationsprozess bei Neueinstellungen

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Wenn Ihre Personalabteilung noch nicht auf den digitalen Zug aufgesprungen ist, finden Sie hier drei Gründe, Ihre Einstellungsunterlagen und allgemeinen HR-Prozesse online bereitzustellen. Registrieren Sie sich noch heute für Nitro!

Die Verwaltung von Einstellungsdokumenten stellt selbst unter idealen Umständen eine Herausforderung dar. Kommt dann noch COVID-19 hinzu, wird die Bearbeitung von Neueinstellungen für Personalteams noch schwieriger, vor allem für diejenigen, die für Unternehmen arbeiten, die noch immer papierbasierte Prozesse verwenden. Diese „neue Normalität“ hat es für Unternehmen wichtiger denn je gemacht, ihre Unterlagen für Neueinstellungen zu digitalisieren.

In the first installment of our Future of Work report, we saw a 52% decline in global printing as employees shifted to working from home. Those paper-based workflows will continue to decline as organizations see the benefit of having more remote teams and less paper to shuffle.

Wenn Ihre Personalabteilung noch nicht auf den digitalen Zug aufgesprungen ist oder einige Lücken in ihren Arbeitsabläufen hat, finden Sie hier drei Gründe, Ihre Einstellungsunterlagen online bereitzustellen.

3 reasons for new hire paperwork online

1. Es spart Zeit und Geld

Up until recently, global business was addicted to paper. In fact, data from 2017 indicates the average person generated 10,000 sheets of paper per year. Not only does paper dependence have negative impacts on the environment, it also creates more time-consuming work — all that time printing, filing, and searching for documents can really add up. Shifting to electronic new hire paperwork will not only free up HR’s time, but will also save you money down the line.

2. Es verbessert die Genauigkeit und die Compliance

Electronic new hire paperwork can help HR teams avoid errors and discrepancies that naturally occur when onboarding new employees manually. Solutions like Nitro PDF Pro™ can help your HR department remain consistent in application of company processes through use of fillable forms, long-term document preservation, document tracking, and secure sharing.

3. Es fördert die Zusammenarbeit

With a PDF sharing solution, HR can collaborate more effectively with other team members without having to print a single page. And adding an eSigning tool to the mix makes the new hire process even sleeker with the ability to collect eSignatures for every onboarding document.

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Welche Einstellungsunterlagen online elektronisch signiert werden können

Elektronische Einstellungsdokumente können das Leben Ihrer Personalabteilung verändern. Anstatt Dutzende von Dokumenten zu drucken und/oder zu scannen, können sie sichere, verifizierte E-Signaturen von neu eingestellten Mitarbeitern erhalten, ohne sich in die Nähe des Bürodruckers begeben zu müssen.

Zu den Einstellungsunterlagen, die online ausgefüllt werden können, gehören:

  • W-4 und bundesstaatliche Steuerformulare
  • I-9-Formulare und I-9-Verifizierung
  • Direkteinzahlungsformulare
  • Mitarbeiterhandbuch-Dokumente
  • Einverständniserklärungen für Hintergrundprüfungen
  • Beschäftigungsnachweis-Formulare
  • Vertraulichkeitsvereinbarungen

Die Digitalisierung dieser Dokumente wird nicht nur den Prozess der Neueinstellung beschleunigen, sondern auch ein neues Maß an Sicherheit bieten (mehr als ein Büro-Aktenschrank bieten kann). Mit einer Lösung wie Nitro Sign kann die Personalabteilung kontrollieren, wer wie lange Zugriff auf Dateien hat, und den Zugriff sofort widerrufen.

5 weitere HR-Prozesse, die digitalisiert werden können

Digitization doesn’t have to stop at new hire paperwork. HR teams can bring a ton of other organizational processes online to make their overall workflows more efficient and effective as well as gain a competitive edge.

1. Digitale Formulare

Unser Bericht über die Zukunft der Arbeit ergab, dass fast 30 % der Fachkräfte im Personalwesen täglich mit 6–10 Dokumenten und 16 % mit 11–15 Dokumenten arbeiten. Das sind eine Menge Personalformulare, die es zu verwalten gilt, besonders wenn sie manuell ausgefüllt werden müssen. Die Digitalisierung dieser Formulare wird dazu beitragen, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und die Dokumente besser zu organisieren.

2. HR-Verwaltungsaktivitäten

Die Verlagerung typischer Verwaltungsaufgaben (z. B. Urlaubsanträge oder Pläne für die Leistungsverbesserung) in eine Software für HR-Lösungen wie ADP wird langfristig eine Unmenge an Zeit und Kopfzerbrechen sparen. Auf diese Weise lässt sich alles an einem Ort hinterlegen, und Mitarbeiteranträge und Änderungen lassen sich leichter verwalten.

3. Off Boarding Checklist

Das Offboarding eines Mitarbeiters kann genauso schwierig sein wie das Onboarding, wenn Sie nicht über die richtigen digitalen Tools verfügen. Der Einsatz einer Lösung wie Nitro, um wichtige und sensible Offboarding-Dokumente unterschreiben zu lassen, wird den Prozess wesentlich reibungsloser gestalten.

4. Compliance Paperwork

Using physical documents makes it challenging for HR teams to ensure records are compliant with legal requirements. Investing in a digital document solution can help mitigate this issue by giving HR insight into which documents they have, which are missing, and which are no longer needed. Making this switch offers organizations simplified compliance, better security, dramatically improved operational efficiency, and reduced risk of noncompliance.

5. Rekrutierungsdokumente

The traditional process of getting offer letters and NDA agreements signed is time-consuming: Email the candidate an offer letter or agreement, have them print the documents out, sign them, then scan and send them back. Digitizing this paperwork makes it easier for both HR managers and candidates. With an eSigning tool, they can sign and send documents back in just a few clicks.

Es ist an der Zeit, die Personalabteilung auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten

Es ist unwahrscheinlich, dass der Arbeitsplatz der Vergangenheit zurückkehren wird ... selbst wenn die Pandemie vorüber ist. Daher ist es wichtig, dass Ihre Personalabteilung über die richtigen Tools verfügt, um diese neue Realität der Arbeit im Home-Office zu ermöglichen.

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