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So rationalisieren Sie den Dokumentationsprozess bei Neueinstellungen

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Wenn Ihre Personalabteilung noch nicht auf den digitalen Zug aufgesprungen ist, finden Sie hier drei Gründe, Ihre Einstellungsunterlagen und allgemeinen HR-Prozesse online bereitzustellen. Registrieren Sie sich noch heute für Nitro!

Die Verwaltung von Einstellungsdokumenten stellt selbst unter idealen Umständen eine Herausforderung dar. Kommt dann noch COVID-19 hinzu, wird die Bearbeitung von Neueinstellungen für Personalteams noch schwieriger, vor allem für diejenigen, die für Unternehmen arbeiten, die noch immer papierbasierte Prozesse verwenden. Diese „neue Normalität“ hat es für Unternehmen wichtiger denn je gemacht, ihre Unterlagen für Neueinstellungen zu digitalisieren.

In der ersten Ausgabe unseres Berichts Future of Work haben wir einen Rückgang der weltweiten Druckaufträge um 52 % festgestellt. Diese papierbasierten Arbeitsabläufe werden weiter abnehmen, da Unternehmen sich der Vorteile von mehr Remote-Teams und weniger Papierbergen bewusst werden.

Wenn Ihre Personalabteilung noch nicht auf den digitalen Zug aufgesprungen ist oder einige Lücken in ihren Arbeitsabläufen hat, finden Sie hier drei Gründe, Ihre Einstellungsunterlagen online bereitzustellen.

Drei Gründe dafür, Einstellungsunterlagen online zu nutzen

1. Es spart Zeit und Geld

Bis vor kurzem war die globale Wirtschaft richtiggehend süchtig nach Papier. Tatsächlich zeigen Daten aus dem Jahr 2017, dass der Mensch im Schnitt 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht. Die Papierabhängigkeit hat nicht nur negative Auswirkungen auf die Umwelt, sondern schafft auch zeitaufwändigere Arbeit – all die Zeit, die das Drucken, die Ablage und die Suche nach Dokumenten in Anspruch nehmen, kann sich wirklich summieren. Die Umstellung auf elektronische Unterlagen für Neueinstellungen wird nicht nur den Zeitaufwand der Personalabteilung reduzieren, sondern langfristig auch Geld sparen.

2. Es verbessert die Genauigkeit und die Compliance

Elektronische Dokumente für Neueinstellungen können HR-Teams dabei helfen, Fehler und Unstimmigkeiten zu vermeiden, die beim manuellen Onboarding neuer Mitarbeiter naturgemäß auftreten. Lösungen wie Nitro PFD Pro™ können Ihrer Personalabteilung helfen, bei der Umsetzung von Unternehmensprozessen durch ausfüllbare Formulare, langfristige Dokumentenaufbewahrung, Dokumentennachverfolgung und sicheres Teilen einheitlich zu arbeiten.

3. Es fördert die Zusammenarbeit

Mit einer Lösung zum Teilen von PDFs kann die Personalabteilung effektiver mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, ohne eine einzige Seite drucken zu müssen. Durch Hinzufügen eines eSigning-Tools wird der Prozess für neue Mitarbeiter noch weiter verschlankt. Schließlich können für jedes Onboarding-Dokument eSignaturen eingeholt werden.

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Welche Einstellungsunterlagen online elektronisch signiert werden können

Elektronische Einstellungsdokumente können das Leben Ihrer Personalabteilung verändern. Anstatt Dutzende von Dokumenten zu drucken und/oder zu scannen, können sie sichere, verifizierte E-Signaturen von neu eingestellten Mitarbeitern erhalten, ohne sich in die Nähe des Bürodruckers begeben zu müssen.

Zu den Einstellungsunterlagen, die online ausgefüllt werden können, gehören:

  • W-4 und bundesstaatliche Steuerformulare
  • I-9-Formulare und I-9-Verifizierung
  • Direkteinzahlungsformulare
  • Mitarbeiterhandbuch-Dokumente
  • Einverständniserklärungen für Hintergrundprüfungen
  • Beschäftigungsnachweis-Formulare
  • Vertraulichkeitsvereinbarungen

Die Digitalisierung dieser Dokumente wird nicht nur den Prozess der Neueinstellung beschleunigen, sondern auch ein neues Maß an Sicherheit bieten (mehr als ein Büro-Aktenschrank bieten kann). Mit einer Lösung wie Nitro Sign kann die Personalabteilung kontrollieren, wer wie lange Zugriff auf Dateien hat, und den Zugriff sofort widerrufen.

5 weitere HR-Prozesse, die digitalisiert werden können

Die Digitalisierung muss nicht bei der Neueinstellungsdokumentation haltmachen. HR-Teams können eine Menge anderer organisatorischer Prozesse online bringen, um ihre gesamten Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu gestalten und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

1. Digitale Formulare

Unser Bericht über die Zukunft der Arbeit ergab, dass fast 30 % der Fachkräfte im Personalwesen täglich mit 6–10 Dokumenten und 16 % mit 11–15 Dokumenten arbeiten. Das sind eine Menge Personalformulare, die es zu verwalten gilt, besonders wenn sie manuell ausgefüllt werden müssen. Die Digitalisierung dieser Formulare wird dazu beitragen, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und die Dokumente besser zu organisieren.

2. HR-Verwaltungsaktivitäten

Die Verlagerung typischer Verwaltungsaufgaben (z. B. Urlaubsanträge oder Pläne für die Leistungsverbesserung) in eine Software für HR-Lösungen wie ADP wird langfristig eine Unmenge an Zeit und Kopfzerbrechen sparen. Auf diese Weise lässt sich alles an einem Ort hinterlegen, und Mitarbeiteranträge und Änderungen lassen sich leichter verwalten.

3. Checkliste bei der Ausstellung

Das Offboarding eines Mitarbeiters kann genauso schwierig sein wie das Onboarding, wenn Sie nicht über die richtigen digitalen Tools verfügen. Der Einsatz einer Lösung wie Nitro, um wichtige und sensible Offboarding-Dokumente unterschreiben zu lassen, wird den Prozess wesentlich reibungsloser gestalten.

4 . Compliance-Papierkram

Die Verwendung physischer Dokumente macht es für HR-Teams schwierig, sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Investition in eine digitale Dokumentenlösung kann dazu beitragen, dieses Problem zu mindern, indem sie der Personalabteilung einen Einblick darüber gibt, welche Dokumente sie haben, welche fehlen und welche nicht mehr benötigt werden. Diese Umstellung bietet Unternehmen eine vereinfachte Compliance, bessere Sicherheit, eine deutlich verbesserte Betriebseffizienz und ein geringeres Risiko von Compliance-Verstößen.

5. Rekrutierungsdokumente

Der traditionelle Ablauf der Unterzeichnung von Angebotsschreiben und Vertraulichkeitsvereinbarungen ist zeitaufwändig: Sie senden dem Bewerber ein Angebotsschreiben oder eine Vereinbarung per E-Mail zu, lassen ihn die Dokumente ausdrucken, unterschreiben, dann wieder einscannen und zurückschicken. Die Digitalisierung dieser Unterlagen macht es sowohl den Personalverantwortlichen als auch den Bewerbern leichter. Mit einem eSigning-Tool können sie Dokumente mit nur wenigen Klicks unterschreiben und zurücksenden.

Es ist an der Zeit, die Personalabteilung auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten

Es ist unwahrscheinlich, dass der Arbeitsplatz der Vergangenheit zurückkehren wird ... selbst wenn die Pandemie vorüber ist. Daher ist es wichtig, dass Ihre Personalabteilung über die richtigen Tools verfügt, um diese neue Realität der Arbeit im Home-Office zu ermöglichen.

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