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Sie ertrinken in einer Flut von Papier? Beschleunigen Sie die digitale Transformation durch Eliminierung papierbasierter Prozesse

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Für immer mehr Unternehmen wird der Erfolg davon bestimmt, wie gut sie die digitale Transformation meistern. Heute getroffene Entscheidungen können den Weg für eine höhere Produktivität, geringere Kosten und zufriedenere Teams ebnen – oder sie können dazu führen, dass das Unternehmen in alten Denkmustern versinkt und hinter die Konkurrenz zurückfällt.

Für immer mehr Unternehmen wird der zukünftige Erfolg davon abhängen, wie gut sie die digitale Transformation meistern. Heute getroffene Entscheidungen können den Weg für eine höhere Produktivität, geringere Kosten und zufriedenere Teams ebnen – oder sie können dazu führen, dass das Unternehmen in alten Denkmustern versinkt und hinter die Konkurrenz zurückfällt.

Der Dreh- und Angelpunkt ist das Drucken. Eine effektive digitale Transformation ist ohne eine drastische Reduzierung – und in vielen Fällen sogar Abschaffung – papierbasierter Prozesse nahezu unmöglich.

Befreien Sie sich von der Druckgewohnheit

Das Drücken von „Drucken“ ist in unsere Arbeitsplatz-DNA eingebrannt. Es ist der Stand der Dinge heute. Und es ist eine Gewohnheit, die sehr schwer zu brechen sein kann, weil es bis vor kurzem keine andere Möglichkeit gab.

Obwohl es natürlich erscheint, ist Drucken etwas, das wir alle (nicht so heimlich) nicht mögen. Es ist eine Belastung für uns, unsere Kollegen und unsere IT-Mitarbeiter, die übermäßig viel Zeit damit verbringen, Staus zu beseitigen, Toner zu ersetzen und andere Probleme mit dieser veralteten Arbeitsweise zu beheben. Drucken ist ein Produktivitätskiller.

Denken Sie noch immer, dass Sie etwas Greifbares in der Hand haben müssen? Das mag vorübergehend Befriedigung verschaffen, aber die negativen Folgen dieses Blatts bedruckten Papiers sind beachtlich:

  • 2017 haben wir weltweit mehr als 400 Millionen Tonnen Papier verbraucht.
  • Laut den Vereinten Nationen wird dieser Papierverbrauch voraussichtlich um 50 Prozent steigen.
  • Jeder von uns verbraucht jedes Jahr mehr als 10 , 000 Blatt Papier.
  • Ein durchschnittliches Unternehmen verschwendet bis zu 3,5 Millionen Dollar im Jahr für die Wiederherstellung verlorener Dokumente und der Suche nach fehlenden Informationen.
  • Der Unterhalt dieses Aktenschranks in der Ecke kann Sie bis zu 8 $ , 000 kosten, während Lösungen für elektronische Aufzeichnungen etwa ein Fünftel davon kosten.

Berücksichtigen Sie Tonerkosten, Energieverschwendung und Produktivitätsverluste durch Drucken, Archivieren und Suchen, und die Nachteile summieren sich schnell. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann all diese Probleme lösen, Abfall reduzieren und Geld sparen.

Verringern Sie Ihr Risiko

Diese Ärgernisse können auch zu Belastungen für Sie werden – wir alle machen uns schuldig, versehentlich ein sensibles Dokument auf dem Arbeitsplatzdrucker zu hinterlassen – und für das Unternehmen, wie Unternehmen wie ShopRite auf die harte Tour lernen mussten.

Das traditionelle papiergestützte Büro ist anfällig für zahlreiche weitere Risiken, die digitale Prozesse verringern können. Die Informationen geraten leicht in die falschen Hände, was sogar vor Gericht enden kann. Feuer, Überschwemmungen und andere Naturkatastrophen können die Unterlagen eines ganzen Unternehmens vernichten.

Außerdem kann es schwer sein, den Zugriff auf sensible Informationen für jedes einzelne Dokument zu beschränken, wenn man die Dokumente nicht in einem Raum einschließt und den Schlüssel versteckt. Jeder, der Zugriff hat, kann er Dokumente nach Lust und Laune lesen (und mitnehmen). Dies ist eine ernste Gefahr für den Datenschutz.

Das Aufkommen von Cloud Computing hat ein neues Sicherheitsniveau mit sich gebracht, das einen Zugriff bietet, der an den Benutzer und die Funktion angepasst werden kann, ganz zu schweigen von der Sicherheit, wenn Mutter Natur rau wird. Eine Dokumentenlösung, die in der Cloud lebt, ist Ihre sicherste Art zu arbeiten, egal ob Sie standardmäßige Personalunterlagen oder vertrauliche Dokumente erstellen, die digitale Signaturen erfordern.

Denken Sie an den Planeten

Nicht nur die Sicherheit und die Moral am Arbeitsplatz profitieren von der digitalen Transformation. Auch der Erde kommt es zugute. Überlegen Sie sich Folgendes:

Am modernen, fortschrittlichen Arbeitsplatz sind Schutz und Nachhaltigkeit eine Selbstverständlichkeit. Die Verringerung der papiergestützten Prozesse ist ein notwendiger Schritt dorthin. Ein Technologiepartner, der wertvolle Einblicke in Ihren Papierverbrauch gibt, ist ein wichtiger Verbündeter auf dem Weg, um Ihren ökologischen Fußabdruck zu verkleinern.

Wiederherstellung von Produktivität

Ihre Mitarbeiter benötigen Ressourcen, um Effizienz und Produktivität zu steigern—jede Minute, die für papierbasierte Prozesse verwendet wird, nimmt Ihren Mitarbeitern dieser Möglichkeiten.

Eine erschwingliche PDFs-Produktivitätslösung, die im gesamten Unternehmen implementiert ist, ermöglicht es jedem, auf einfache Weise Versionen zu erstellen, zu teilen, zu bearbeiten, zu verfolgen, zu signieren und zu archivieren – alles ohne eine einzige Seite. Wenn Sie dazu eine eSigning-Lösung hinzufügen, sparen Sie jetzt erheblich Zeit und Geld. Die Installation der Lösung ist jedoch nur der erste Schritt. Ein Berechtigungsrahmen ist der Schlüssel, um klar zu definieren, wer auf was zugreifen muss, um sicherzustellen, dass sichere Dokumente ordnungsgemäß geschützt sind.

Seien Sie der digitale Held

Als IT-Leader tragen Sie den Zusatztitel „Innovation Driver“ – derjenige, der das Haus in Ordnung hält und überwacht, wie Ihre Kollegen ihre digitale Arbeitswelt wahrnehmen und handeln. Machen Sie den ersten Schritt in eine neue papierlose (oder papierarme) Welt und helfen Sie Ihrem Unternehmen, die Vorteile der digitalen Transformation voll auszuschöpfen.

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