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4 Dokumentenlösungen, die Ihnen bei der Arbeit viel Zeit sparen

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Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, sind Sie wahrscheinlich auf ein Problem mit Dokumentprozessen gestoßen.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, sind Sie wahrscheinlich bereits auf irgendeine Art von Problem mit Dokumentenprozessen gestoßen. Unsere neueste Studie Future of Work zeigte uns, dass 95 % der Wissensarbeiter glauben, dass ihre Unternehmen im Bereich des Umgangs mit Dokumenten verbesserungsfähig sind. Warum aktualisieren also nicht mehr Unternehmen ihre Dokumentenprozesse?

Trotz der höheren beruflichen Zufriedenheit bei der Arbeit von zu Hause brauchen Arbeitnehmer Dokumentenlösungen, die ihnen helfen, die Produktivität und Effizienz während der Arbeitszeiten zu steigern – veraltete Prozesse sind schlicht nicht mehr ausreichend.

Warum sind Dokumentenprozesse ein Leidensfaktor für Fachkräfte?

39 % der Wissensarbeiter gaben an, dass ihre Arbeitsabläufe nur „bestenfalls mäßig aktuell“ sind. Indem sie nicht mit den effizienzsteigernden Trends bei der Dokumentenproduktivität Schritt halten, schaffen Unternehmen mehr Stress für ihre Mitarbeiter und schaden ihrer Produktivität.

Obwohl Drucken und Scannen seit 2019 deutlich zurückgegangen sind, drucken 56 % der Arbeitnehmer immer noch, während 50 % noch scannen. Und das selbst nach der Umstellung auf das Arbeiten im Home-Office. Diese alten, papierbasierten Prozesse nehmen viel mehr Zeit in Anspruch als ihre digitalen Alternativen, vor allem jetzt, da die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Angesichts der Tatsache, dass 63 % der Arbeitnehmer mit 6 oder mehr Dokumenten pro Tag arbeiten, haben ineffiziente Dokumentenprozesse ein großes Potenzial, die täglichen Arbeitsabläufe zu stören und zu verlangsamen.

Ermöglichen Sie Ihrer Belegschaft intelligenter zu arbeiten: Dokumentieren Sie zeitsparende Techniken zum Ausprobieren

Die Modernisierung veralteter Dokumentenprozesse kann nicht mehr auf die lange Bank geschoben werden. Die meisten Mitarbeiter (73 %) rechnen damit, dass sie auch nach Abklingen der COVID-19-Pandemie weiterhin genauso viel oder mehr von zu Hause aus arbeiten werden, was die digitale Transformation dringender denn je macht.

Diese zeitsparenden Dokumentenlösungen sind einfache erste Schritte zur Effizienzsteigerung und Anpassung an die Remote-Arbeit:

1. eSigning

Rund 51 % der Druckaufträge dienen ausschließlich dem Zweck, unterschrieben zu werden. Das viele Papier und die Tinte sind nicht nur kostspielig, der Vorgang ist auch zeitaufwendig. Der Prozess ist so vertraut, dass er auf den ersten Blick harmlos erscheint. In Wirklichkeit handelt es sich um einen mehrstufigen Prozess, der viel Arbeitszeit in Anspruch nimmt, insbesondere für Mitarbeiter, die mehrmals am Tag unterschreiben oder Unterschriften einholen müssen. Es erfordert das Drucken, das Beschaffen von Papier, den Gang zu einem anderen Schreibtisch oder das Versenden des Papiers, das Warten auf eine Antwort, das Versenden von Nachfragen und das Abheften des Papierdokuments.

Die richtige eSigning-Lösung hingegen automatisiert den gesamten Prozess. Da das persönliche Signieren aufgrund von COVID- 19 relativ unmöglich ist, ist eSigning der richtige Weg. Automatische Signaturanfragen und Nachverfolgungen verkürzen die Bearbeitungszeit erheblich, und elektronische Signaturen können in Sekundenschnelle erstellt und hinzugefügt werden.

2. Ausstattung mit den Tools für papierlose Arbeitsabläufe

IT-Entscheidungsträger und -Verwaltung sollten Software zur Dokumentenverarbeitung für die gängigsten Dateitypen in Betracht ziehen. So wie Microsoft Word oder Google Docs als Standard-Tool am Arbeitsplatz für fast jeden Wissensarbeiter gelten, ist eine leistungsfähige PDF-Software ebenso wichtig.

75 % der Dokumente, denen Wissensarbeiter begegnen, sind PDFs. Ohne eine PDFs- und Bearbeitungssoftware sind papierlose Arbeitsabläufe für die meisten Mitarbeiter nicht möglich.

3. Zusammenarbeit in der Cloud

Selbst einige digitale Prozesse haben ihre Schmerzpunkte, nämlich die Zusammenarbeit an einem Dokument über E-Mail-Anhänge. Einundachtzig Prozent der Arbeitnehmer haben die frustrierende Erfahrung gemacht, mit einer falschen Version eines Dokuments zu arbeiten. E-Mail-Anhänge führen dazu, dass mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind, so dass es zu solchen Verwechslungen kommen kann.

Cloud-basierte Lösungen wie Microsoft Office oder Nitro Signing-Lösungenzentralisieren die gemeinsame Arbeit in einem einzigen Dokument, in dem Notizen und Kommentare wiedergegeben werden. Dies ist besonders wichtig für Remote-Mitarbeiter, da sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten können, ohne dass weitere Videokonferenzen erforderlich sind.

4. Auswahl multifunktionaler digitaler Tools

Die App-Überlastung ist eine echte Herausforderung, wenn es darum geht, papierlos zu werden. Wenn Sie Mitarbeiter mit zu viel neuer Technologie auf einmal überschwemmen, werden Sie wahrscheinlich mit Rückschlägen und einer geringen Benutzerakzeptanz konfrontiert. Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für Tools, die mehrere Lösungen zu einer kombinieren. Nitro Pro™ kombiniert eSigning und PDF-Produktivität in einer benutzerfreundlichen Software für reibungslosere Arbeitsabläufe und maximale Dokumentenproduktivität.

Wie die Tools von Nitro die Produktivität am Arbeitsplatz steigern

Der klassische papierbasierte Workflow ist weniger effizient, veraltet und ein Hindernis für die Produktivität, insbesondere für Unternehmensmitarbeiter, die dazu neigen, täglich mehr als 8 Stunden am Computer zu verbringen. Aber das bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen mit diesen zeitaufwändigen Prozessen feststeckt.

Nitro PDF Pro hat Großunternehmen geholfen, eine messbare Reduzierung des Druckaufwands, eine höhere Produktivität und eine schnellere Durchlaufzeit für signierte Dokumente zu erreichen. Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie Nitro Ihr Unternehmen verändern kann.