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4 Dokumentenlösungen, die Ihnen bei der Arbeit viel Zeit sparen

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No matter what industry you work in, you’ve probably encountered some sort of issue with document processes.

No matter what industry you work in, you’ve probably encountered some sort of issue with document processes. In fact, our latest Future of Work survey found 95% of knowledge workers think their organizations could improve the way they handle documents. So, why aren’t more organizations updating their document processes?

Trotz der höheren beruflichen Zufriedenheit bei der Arbeit von zu Hause brauchen Arbeitnehmer Dokumentenlösungen, die ihnen helfen, die Produktivität und Effizienz während der Arbeitszeiten zu steigern – veraltete Prozesse sind schlicht nicht mehr ausreichend.

Warum sind Dokumentenprozesse ein Leidensfaktor für Fachkräfte?

39 % der Wissensarbeiter gaben an, dass ihre Arbeitsabläufe nur „bestenfalls mäßig aktuell“ sind. Indem sie nicht mit den effizienzsteigernden Trends bei der Dokumentenproduktivität Schritt halten, schaffen Unternehmen mehr Stress für ihre Mitarbeiter und schaden ihrer Produktivität.

Obwohl Drucken und Scannen seit 2019 deutlich zurückgegangen sind, drucken 56 % der Arbeitnehmer immer noch, während 50 % noch scannen. Und das selbst nach der Umstellung auf das Arbeiten im Home-Office. Diese alten, papierbasierten Prozesse nehmen viel mehr Zeit in Anspruch als ihre digitalen Alternativen, vor allem jetzt, da die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Angesichts der Tatsache, dass 63 % der Arbeitnehmer mit 6 oder mehr Dokumenten pro Tag arbeiten, haben ineffiziente Dokumentenprozesse ein großes Potenzial, die täglichen Arbeitsabläufe zu stören und zu verlangsamen.

Ermöglichen Sie Ihrer Belegschaft intelligenter zu arbeiten: Dokumentieren Sie zeitsparende Techniken zum Ausprobieren

Die Modernisierung veralteter Dokumentenprozesse kann nicht mehr auf die lange Bank geschoben werden. Die meisten Mitarbeiter (73 %) rechnen damit, dass sie auch nach Abklingen der COVID-19-Pandemie weiterhin genauso viel oder mehr von zu Hause aus arbeiten werden, was die digitale Transformation dringender denn je macht.

Diese zeitsparenden Dokumentenlösungen sind einfache erste Schritte zur Effizienzsteigerung und Anpassung an die Remote-Arbeit:

1. eSigning

Around 51% of printing is done for the sole purpose of getting a signature. All that paper and ink is not only costly, but it’s also time consuming. The process is so familiar that it seems harmless enough. In reality, it’s a multi-step process that eats into working hours, especially for workers who need to sign or request signatures multiple times per day. It requires printing, retrieving paper, walking to another desk or mailing the paper, waiting for a response, sending follow-ups, and filing the paper document.

The right eSigning solution, on the other hand, automates the entire process. With in-person signing being relatively impossible due to COVID-19, eSigning is the way to go. Automatic signature requests and follow-ups dramatically decrease turnaround time, and electronic signatures can be created and added in seconds.

2. Ausstattung mit den Tools für papierlose Arbeitsabläufe

IT-Entscheidungsträger und -Verwaltung sollten Software zur Dokumentenverarbeitung für die gängigsten Dateitypen in Betracht ziehen. So wie Microsoft Word oder Google Docs als Standard-Tool am Arbeitsplatz für fast jeden Wissensarbeiter gelten, ist eine leistungsfähige PDF-Software ebenso wichtig.

Seventy-five percent of the documents knowledge workers encounter are PDFs. Without a PDF reading and editing software, paperless workflows aren’t possible for most workers.

3. Zusammenarbeit in der Cloud

Selbst einige digitale Prozesse haben ihre Schmerzpunkte, nämlich die Zusammenarbeit an einem Dokument über E-Mail-Anhänge. Einundachtzig Prozent der Arbeitnehmer haben die frustrierende Erfahrung gemacht, mit einer falschen Version eines Dokuments zu arbeiten. E-Mail-Anhänge führen dazu, dass mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind, so dass es zu solchen Verwechslungen kommen kann.

Cloud-based solutions like Microsoft Office or Nitro Sign centralize collaborative work to a single document where notes and comments are reflected. This is especially important for remote workers, allowing them to work together on a document without the need for more video meetings.

4. Auswahl multifunktionaler digitaler Tools

App overload is a real challenge to going paperless. Inundate workers with too much new tech at once, and you’ll likely face pushback and low user adoption. Whenever possible, opt for tools that combine multiple solutions into one. Nitro Pro™ combines eSigning and PDF productivity into one user-friendly software for smoother workflows and maximum document productivity.

Wie die Tools von Nitro die Produktivität am Arbeitsplatz steigern

The classic paper-based workflow is less efficient, outdated, and a hindrance to productivity, especially for enterprise employees who tend to spend 8+ hours daily on a computer. But that doesn’t mean your organization is stuck with those time-consuming processes.

Nitro PDF Pro has helped major enterprises achieve a measurable reduction in printing, increased productivity, and faster turnaround time on signed documents. Contact us to learn more how Nitro can impact your business.

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