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Dokumentenmanagement und die wachsenden Herausforderungen am Arbeitsplatz

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Vor etwas mehr als fünf Jahren erregte der ehemalige Google-CEO Eric Schmidt Aufsehen, als er erklärte „Heute erzeugen wir in zwei Tagen so viele Informationen wie vom Beginn der Zivilisation bis zum Jahr 2003.“

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Ob seine Berechnungen stimmten, ist eigentlich egal. Der Kern der Sache ist korrekt. Im digitalen Zeitalter produzieren wir mit jeder Aktion auf einem elektronischen Gerät neue Daten und neue Inhalte. Da die erwachsene Weltbevölkerung täglich im Schnitt 8 Stunden und 41 Minuten mit diesen Geräten verbringt, ist die Möglichkeit, dass Schmidt mit seiner Aussage einigermaßen richtig liegt, sehr real.

Das erstaunliche Tempo, mit dem Informationen erstellt werden, steigt exponentiell mit der allgemeinen Akzeptanz sozialer Medien und der Demokratisierung von Geschäftswerkzeugen wie Marketing-Automatisierung, Salesforce-Tracking, Kundenbeziehungsmanagement, Vertragsmanagement, eSigning und vielen anderen. Insbesondere in der Wirtschaft mussten Führungskräfte die Art und Weise, wie sie Technologien, Prozesse und Mitarbeiter nutzen, ändern, um diese explosionsartige Zunahme von Inhalten zu bewältigen – und idealerweise zu ihrem Vorteil zu nutzen.

Daraus sind drei Trends entstanden, die die wesentlichen Triebkräfte für wichtige Initiativen darstellen, die sich mit der Art und Weise befassen, wie Inhalte, insbesondere auf Dokumentenebene, in Unternehmen weltweit verwaltet und verarbeitet werden.

Wachstum von Inhalten

Wie erwähnt, wächst die Menge der neuen Inhalte immer schneller. Wissensarbeiter in allen Abteilungen erstellen, ändern und verwenden Inhalte und bauen darauf auf.

Das Marketing liefert Werbeinhalte, der Vertrieb wartet mit Angeboten en masse auf, die Rechtsabteilung verfasst Verträge, die Personalabteilung erstellt Richtlinien und Führungskräfte entwerfen neue strategische Präsentationen. Im Wesentlichen bedeutet das: Die Zahl der Dokumente – in Papierform und digital – nimmt rasant zu.

Verbreitung von Inhalten

All diese wunderbaren, wichtigen und oft vertraulichen Inhalte werden an immer mehr Orten gespeichert. Die Speicherorte reichen von Unternehmensnetzwerken über Geschäftsanwendungen, PCs, Cloud-Dienste für die gemeinsame Nutzung von Dateien, mobile Geräte, SaaS-Anwendungen bis hin zu altmodischem Papier.

Unterschiedliche Arbeitsabläufe

In Verbindung mit dem Wachstum und der Verbreitung von Inhalten verändern Fachleute auch traditionelle Rollen und Prozesse innerhalb von Unternehmen, um in einem immer anspruchsvolleren, dynamischeren und schneller werdenden Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dies führt zu neuen, spezialisierten, technologiegestützten Arbeitsabläufen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Wissensarbeitern fördern.

Diese Trends schaffen einen hohen Mehrwert für die Unternehmen, bringen aber auch neue Herausforderungen mit sich, die proaktiv angegangen werden müssen. Wie bei allen modernen, technologiegetriebenen Veränderungen in der Wirtschaft bieten sich für alle, die schnell handeln, erhebliche Vorteile.

Drei der häufigsten Herausforderungen, die diese Trends für Unternehmen mit sich bringen, sind: sinkende Produktivität, beeinträchtigte Sicherheit und erodierte Nachhaltigkeit.

Sinkende Produktivität

Nie war es für Fachleute schwieriger, das richtige Dokument zu finden, die richtige Version zu bearbeiten und Dokumente nicht drucken, scannen oder an E-Mails anhängen zu müssen. Eine aktuelle IDC-Studie deutet an, dass Probleme mit Dokumenten Unternehmen 21,3 % ihrer Gesamtproduktivität kosten. Die Verbesserung der Dokumentenverwaltungsprozesse muss durch die Einführung von Technologien, die Neubewertung von Prozessen und Schulungen erfolgen.

Mangelhafte Sicherheit

Sicherheit ist eine der 5 wichtigsten Initiativen für annähernd jedes Unternehmen weltweit. Dokumente, die auf Papier oder in digitaler Form vorliegen, stellen ein hohes Risiko für sensible und vertrauliche Informationen eines Unternehmens dar. Ein Risiko entsteht auch, wenn Mitarbeiter Internetdienste nutzen, die nicht ordnungsgemäß überprüft wurden und möglicherweise Dokumente einem unbeabsichtigten Publikum zugänglich machen. Unternehmen müssen sich damit befassen, wie Dokumente freigegeben, veröffentlicht und gespeichert werden.

Reduzierte Nachhaltigkeit

Another top initiative for many of the world’s leading companies is sustainability. A significant aspect of sustainability initiatives involves a reduction in energy consumption and waste creation. The growth in content has unfortunately accelerated the use of paper by many companies. A paperless sustainability initiative can be a powerful step toward becoming a more sustainable organization, and cut costs in the process.

Das Gute dabei ist, dass Unternehmen umgehend einiges unternehmen können, um dieser Herausforderungen Herr zu werden. 

Dazu braucht es weder viel Geld noch großes technisches Geschick. Die Maßnahmen können in allen Abteilungen von Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden. Das Beste ist, dass sie sich sofort auswirken werden.

— Mitarbeitern Zugang zu den richtigen Werkzeugen geben. Haben Wissensarbeiter Zugang zu einem PDF-Bearbeitungswerkzeug, um Drucken und Scannen zu vermeiden?

— Papiervermeidung, wo immer dies möglich ist Haben Wissensarbeiter Zugang zu eSigning-Lösungen?

— Vorgaben für Best Practices für die Zusammenarbeit erstellen. Haben Wissensarbeiter Zugang zu einer bewährten Plattform für die Zusammenarbeit?

— Ermittlung einer Plattform für intelligentes Dokumentenmanagement Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, Wissensarbeiter mit einer ganzheitlichen Plattform auszustatten, um Dokumente zu erstellen/zu bearbeiten, gemeinsam zu nutzen und zu signieren und um Dokumentenaktivitäten zu verfolgen/analysieren?

Es ist anzunehmen, dass sich das Wachstum und die Verbreitung von Inhalten weiter beschleunigen werden. Fachleute nutzen für ihre täglichen Aufgaben zunehmend spezialisierte, unterschiedliche Arbeitsabläufe. Die Manifestation dieser Trends verstärkt die Herausforderungen in den Bereichen Produktivität, Sicherheit und Nachhaltigkeit für Unternehmen aller Größenordnungen. Es gibt jedoch Hoffnung für die Organisationen, die einen proaktiven Ansatz bei der Implementierung von Technologie, der Einführung neuer Prozesse und der Schulung ihrer Mitarbeiter verfolgen.

Erfahren Sie mehr über die Herausforderungen, die diese Trends für Unternehmen mit sich bringen:

—  Rückläufige Produktivität

Mangelhafte Sicherheit

–  Reduzierte Nachhaltigkeit

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

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