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Der Einfluss von elektronischem Dokumentenmanagement auf die Produktivität

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Die Art und Weise, wie eine Organisation interne und externe Dokumenten-Workflows ausführt, hat einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität ihrer Mitarbeiter. Wenn sie ineffizient gehandhabt werden, können einfache Aufgaben wie das Erstellen von Dokumenten, das Teilen und Signieren von Dokumenten sowie die Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen zu einer unglaublichen Herausforderung – und kostspielig – werden.

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Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von IDC deutet an, dass Unternehmen durch Probleme mit Dokumenten 21,3 % ihrer Gesamtproduktivität einbüßen, was sich auf individuelle Produktivitätskosten von fast 20.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr auswirkt.

Klingt das unangemessen? Hier sind einige Dinge, mit denen Sie wahrscheinlich regelmäßig konfrontiert werden und die diese unnötigen Kosten verursachen:

  • 48 % haben die falsche Version einer Datei per E-Mail an einen Chef, Kunden oder Kollegen gesendet.
  • Durchschnittlich 6 . 9 Stunden/Woche werden damit verbracht, Feedback zu Dokumenten zu sammeln, zu konsolidieren und zu entschlüsseln.
  • 81 % haben festgestellt, dass sie an der falschen Version einer Datei arbeiten.

Es ist offensichtlich, wie sich dies summieren kann!

Warum dieser Produktivitätsverlust auftritt

Die Mitarbeiter sind ganz einfach nicht mit den passenden Tools ausgestattet, um ihre Dokumenten-Workflows so effizient wie möglich zu gestalten.

In einer Umfrage aus dem letzten Jahr haben wir festgestellt, dass 74 % der Wissensarbeiter in Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern (und 57 % in Unternehmen mit kleineren Belegschaften) keinen PDF-Editor nutzen können und dass diese Gruppe von Mitarbeitern gleichzeitig die Bearbeitung von Dokumenten als die größte Herausforderung ansieht.

Die Korrelation hier ist klar: Ohne Zugriff auf die PDF-Bearbeitungstools, die es ermöglichen würden, einfache Änderungen vorzunehmen, elektronische Signaturen anzuwenden und Seiten einfach hinzuzufügen, zu löschen oder zu verschieben, greifen Mitarbeiter auf den „alten Weg“ zurück ( lesen: drucken, scannen, handschriftlich unterschreiben usw.) – und in der Zwischenzeit viel Produktivität verlieren.

Wie Sie es beheben können

Immer wieder haben wir gesehen, dass Unternehmen ihre Gesamtproduktivität steigern, indem sie ihre Mitarbeiter einfach mit den Tools ausstatten, die die Ausführung papierloser Dokumenten-Workflows ermöglichen.

Eine IDC-Studie ergab, dass Führungskräfte einen echten Vorteil darin sehen, sich auf die Verbesserung von Dokumentenprozessen zu konzentrieren, und dass eine Rationalisierung in diesem Bereich zu einer Umsatzsteigerung von 36 % und einer Kostensenkung von 30 % führen könnte.

Ein Basic-PDF-Editor enthält Tool für:

  • Konvertierung einer PDF-Datei in Word, PPT und/oder Excel
  • Text und Bilder bearbeiten
  • Seiten hinzufügen, entfernen und neu anordnen
  • Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, und noch viel mehr

Ein weit verbreitetes Missverständnis über PDF-Editoren ist jedoch, dass sie einen hohen Preis haben. Während dies definitiv für die marktführende Lösung gilt (die bei lähmenden $ 449 , 00 pro Lizenz kostet!), beginnen die Preise für Nitro Pro bei $ 159 . 99 pro Benutzer mit zusätzlichen Mengenrabatten verfügbar. Es gibt andere Preisoptionen für das Scannen von Dokumenten auf dem Markt, die Sie ebenfalls in Betracht ziehen können. Es schadet nie, eine zweite Meinung einzuholen. Wenn Sie viele Dokumente haben, die gescannt werden müssen, haben Sie möglicherweise einen Preisnachlass für das Scannen von Dokumenten, dies ist jedoch nicht erforderlich. Die Verwendung eines Massenscanservices für Dokumente bedeutet, dass Ihre Dokumente schnell und effizient gescannt werden können, sodass es sich lohnen könnte, mehr darüber zu erfahren, was damit verbunden ist.

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Die Einführung eines Tools wie Nitro in Ihrem Unternehmen kann sich enorm positiv auf die Gesamtproduktivität auswirken, was wiederum Ihrem Endergebnis zugute kommt.

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