Nitro Blog

Der Einfluss von elektronischem Dokumentenmanagement auf die Produktivität

Capture.png

The way an organization executes internal and external document workflows has a significant impact on the productivity of its employees. If handled inefficiently, simple tasks like creating documents, sharing and signing them, and collaborating with clients and colleagues can become incredibly challenging—and costly.

Productivity-stat.png

Ein kürzlich veröffentlichter Bericht von IDC deutet an, dass Unternehmen durch Probleme mit Dokumenten 21,3 % ihrer Gesamtproduktivität einbüßen, was sich auf individuelle Produktivitätskosten von fast 20.000 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr auswirkt.

Klingt das unangemessen? Hier sind einige Dinge, mit denen Sie wahrscheinlich regelmäßig konfrontiert werden und die diese unnötigen Kosten verursachen:

  • 48% have emailed the wrong version of a file to a boss, client or coworker.
  • An average of 6.9 hrs/wk are spent collecting, consolidating and deciphering feedback on documents.
  • 81% have found themselves working on the wrong version of a file.

Es ist offensichtlich, wie sich dies summieren kann!

Why This Productivity Loss is Happening

Die Mitarbeiter sind ganz einfach nicht mit den passenden Tools ausgestattet, um ihre Dokumenten-Workflows so effizient wie möglich zu gestalten.

In einer Umfrage aus dem letzten Jahr haben wir festgestellt, dass 74 % der Wissensarbeiter in Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern (und 57 % in Unternehmen mit kleineren Belegschaften) keinen PDF-Editor nutzen können und dass diese Gruppe von Mitarbeitern gleichzeitig die Bearbeitung von Dokumenten als die größte Herausforderung ansieht.

The correlation here is clear: without access to the PDF-editing tools that would enable simple changes to be made, eSignatures to be applied, and pages to be easily added, deleted, or moved, employees are resorting to the “Old Way” (read: printing, scanning, hand-signing, etc.)—and losing a lot of productivity in the meantime.

How You Can Fix It

Time and time again, we’ve seen organizations boost overall productivity by simply equipping employees with the tools that enable the execution of paperless document workflows.

An IDC study revealed that executives see a real upside in focusing on improving document processes, and that streamlining in this area could lead to a 36% increase revenue and a 30% cost reduction.

A basic PDF editor includes tools for:

  • Konvertierung einer PDF-Datei in Word, PPT und/oder Excel
  • Editing text and images
  • Adding, removing, and reordering pages
  • Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, und noch viel mehr

However, a common misconception about PDF editors is that they come with a hefty price tag. While that’s definitely true for the market-leading solution (which barrels in at a crippling $449.00 per license!), pricing for Nitro Pro starts at $159.99 per user with additional volume discounts available. There are other document scanning pricing options on the market that you can consider as well. It never hurts to get a second opinion. You might have discounted document scanning as an option if you have lots of documents that need scanning, however, you don’t need to. Using a bulk document scanning service means that your documents can be scanned quickly and efficiently so it might be worth learning more about what’s involved.

Productivity-quote1.png

Adopting a tool like Nitro within your organization can make a hugely positive impact on overall productivity, which will in turn help your bottom line.

Wollen Sie mehr über die Auswirkungen von Dokumentenproblemen auf die Produktivität erfahren? Laden Sie unser E-Book „3 Ways to Improve Document Productivity: A Report on the Document Habits of a Modern Workforce“ herunter.

You can also explore how Nitro improves your team’s productivity without making any commitment by getting started with a free team trial—click here to let us know you’re interested.

Tackle other document challenges:

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.