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Dokumentenmanagement und Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz

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Das Konzept der Nachhaltigkeit bzw. des „grünen Wandels“ ist nichts neues. Obwohl wir heute in einer Welt leben, in der batteriebetriebene Autos und mit Solarzellen ausgestattete Häuser normal geworden sind, hat sich dieser Wandel nicht über Nacht vollzogen – und es wird noch länger dauern, bis er sich in der Geschäftswelt durchsetzt.

Am Ende gibt es verschiedene Formen von erneuerbarer Energie. Jedes dieser Systeme gibt Hausbesitzern und Geschäftsinhabern die Möglichkeit, ihren Strom aus umweltfreundlichen, nachhaltigen Quellen zu beziehen, die CO2 einsparen und sogar zur Bekämpfung des Klimawandels beitragen können.

Außerdem sind Solarenergie und Windenergie tolle Optionen in Bereichen, in denen viel erneuerbare Energie erzeugt wird. Diese Energie wird von Solar- und Windkraftanlagen gesammelt und dann ins Netz eingespeist. Die Energie wird über Stromleitungen zu Ihrem Haus oder Unternehmen geleitet, sodass Sie nicht in teure Sonnenkollektoren investieren müssen.

Sie finden online oft Tarife für erneuerbare Energien, die niedriger sind als die Tarife für fossile Energieträger, wenn Sie sich über Energieversorger wie TriEagle Energy informieren.

Above all, more and more organizations are definitely paying attention to sustainability. In fact, corporate sustainability has emerged as an integral part of 21st-century business strategy.

Außerdem kann ein guter Ruf in der Nachhaltigkeit auf einem wettbewerbsintensiven globalen Markt ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal sein – vor allem für Millennials, eine Gruppe, die in Bezug auf Kaufkraft und Einfluss schnell wächst.

Laut einer Studie von McKinsey & Company aus dem Jahr 2014 sehen 49 % der CEOs Nachhaltigkeit als eine der Top-3-Prioritäten für ihre Unternehmen an, wobei 13 % sie als ihre wichtigste Initiative bezeichnen.

Unternehmen befassen sich in den letzten Jahren aus neuen Gründen mit der Nachhaltigkeit. 2012 standen noch Kostensenkungen im Fokus. Heute soll Nachhaltigkeit vollständig in die Ziele und Werte des Unternehmens zu integriert werden.

From a business perspective, the broader topic of sustainability is commonly driven by two core initiatives: reducing energy use and reducing waste created, both of which are directly impacted by the way an organization’s document management processes.

Warum sind die Dokumente besonders interessant?

Plain and simple, employees are still turning digital copies of documents into physical paper by sending them to the printer-and it’s happening frequently. In fact, 33% of knowledge workers use a printer, scanner, or copier 10 or more times each day.

For some perspective on what this means in terms of waste generated and energy spent, here are a few startling tidbits:

  • It takes 24 trees, 2.2K lbs of solid waste and 19K gallons of water to make 1 ton of paper
  • 45 % des in Büros gedruckten Papiers wird täglich entsorgt
  • Mitarbeiter erzeugen TÄGLICH 1,5 Pfund Papiermüll (in Finanzunternehmen ist es ein ganzes Kilo)
  • Copiers and printers are the top energy-consuming office equipment and continue to burn energy when on standby and in sleep mode

Das Schlimmste ist, dass 30 % der Druckaufträge vom Benutzer gar nicht erst abgeholt werden.

Wie lässt sich das beheben?

Eliminate paper-or at least create a strategy to significantly reduce it. A daunting task, no doubt, but it must be undertaken if your organization is serious about sustainability.

Verankern Sie den Punkt in der Unternehmenskultur. Beziehen Sie die HR- und CSR-Teams mit ein. Schaffen Sie einen Wettbewerb zwischen den Abteilungen dafür. Der Sieger ist, wer am wenigsten Papier erzeugt oder wer die beste Strategie zur Verringerung des Papierverbrauchs findet. Spaß und geteilte Anstrengungen garantieren den Erfolg.

Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, alte Gewohnheiten abzulegen. Mitarbeiter drucken oft Dokumente aus, weil ihnen die Tools fehlen, um sie digital zu bearbeiten. In Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern haben 74 % der Mitarbeiter keine Möglichkeit, einen PDF-Editor zu nutzen. Sie müssen drucken, weil sie nur begrenzte Möglichkeiten haben, das Dokument auf ihrem Computer zu bearbeiten.

Die Ausstattung der Mitarbeiter mit digitalen Werkzeugen, die die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und die Zusammenarbeit daran auf einem Computer oder mobilen Gerät ermöglichen, kann Papier in ihren Dokumenten-Workflows effektiv ersetzen und ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur völligen Abschaffung von Papier.

Worried about the cost of such a solution? Let’s make a quick comparison:

Daily cost of printing per employee per day:

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On the other hand, Nitro Pro (which has all the tools you’d need to replace paper in your document workflows) starts at $159 per license. It’s clear to see the advantages of going paperless and adopting a smart, effective document productivity solution. Doing so will kick start your company’s sustainability initiatives, with the bonus of creating cost efficiencies.

Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Nitro, und werden Sie einen Blick darauf, was unsere 600.000 Geschäftskunden über uns zu sagen haben.

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