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Dokumentenmanagement und Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz

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Das Konzept der Nachhaltigkeit bzw. des „grünen Wandels“ ist nichts neues. Obwohl wir heute in einer Welt leben, in der batteriebetriebene Autos und mit Solarzellen ausgestattete Häuser normal geworden sind, hat sich dieser Wandel nicht über Nacht vollzogen – und es wird noch länger dauern, bis er sich in der Geschäftswelt durchsetzt.

Am Ende gibt es verschiedene Formen von erneuerbarer Energie. Jedes dieser Systeme gibt Hausbesitzern und Geschäftsinhabern die Möglichkeit, ihren Strom aus umweltfreundlichen, nachhaltigen Quellen zu beziehen, die CO2 einsparen und sogar zur Bekämpfung des Klimawandels beitragen können.

Außerdem sind Solarenergie und Windenergie tolle Optionen in Bereichen, in denen viel erneuerbare Energie erzeugt wird. Diese Energie wird von Solar- und Windkraftanlagen gesammelt und dann ins Netz eingespeist. Die Energie wird über Stromleitungen zu Ihrem Haus oder Unternehmen geleitet, sodass Sie nicht in teure Sonnenkollektoren investieren müssen.

Sie finden online oft Tarife für erneuerbare Energien, die niedriger sind als die Tarife für fossile Energieträger, wenn Sie sich über Energieversorger wie TriEagle Energy informieren.

Vor allem achten immer mehr Organisationen definitiv auf Nachhaltigkeit. Tatsächlich hat sich die Nachhaltigkeit von Unternehmen zu einem integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie des 21 . Jahrhunderts entwickelt.

Außerdem kann ein guter Ruf in der Nachhaltigkeit auf einem wettbewerbsintensiven globalen Markt ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal sein – vor allem für Millennials, eine Gruppe, die in Bezug auf Kaufkraft und Einfluss schnell wächst.

Laut einer Studie von McKinsey & Company aus dem Jahr 2014 sehen 49 % der CEOs Nachhaltigkeit als eine der Top-3-Prioritäten für ihre Unternehmen an, wobei 13 % sie als ihre wichtigste Initiative bezeichnen.

Unternehmen befassen sich in den letzten Jahren aus neuen Gründen mit der Nachhaltigkeit. 2012 standen noch Kostensenkungen im Fokus. Heute soll Nachhaltigkeit vollständig in die Ziele und Werte des Unternehmens zu integriert werden.

Aus geschäftlicher Sicht wird das umfassendere Thema Nachhaltigkeit im Allgemeinen von zwei Kerninitiativen vorangetrieben: Reduzierung des Energieverbrauchs und Reduzierung der erzeugten Abfälle, die beide direkt von der Art und Weise beeinflusst werden, wie die Dokumentenverwaltungsprozesse einer Organisation erfolgen.

Warum sind die Dokumente besonders interessant?

Schlicht und einfach: Mitarbeiter wandeln immer noch digitale Kopien von Dokumenten in physisches Papier um, indem sie sie an den Drucker senden – und das geschieht häufig. Tatsächlich verwenden 33 % der Wissensarbeiter einen Drucker, Scanner oder Kopierer 10 oder öfter am Tag.

Um einen Überblick darüber zu erhalten, was dies in Bezug auf die erzeugte Abfallmenge und den Energieverbrauch bedeutet, sind hier ein paar überraschende Leckerbissen:

  • Es braucht 24 Bäume, 2 . 2 K Pfund fester Abfall und 19 K Gallonen Wasser, um 1 Tonnen Papier herzustellen
  • 45 % des in Büros gedruckten Papiers wird täglich entsorgt
  • Mitarbeiter erzeugen TÄGLICH 1,5 Pfund Papiermüll (in Finanzunternehmen ist es ein ganzes Kilo)
  • Kopierer und Drucker sind die energieintensivsten Bürogeräte und verbrauchen auch im Standby-Modus und im Energiesparmodus weiterhin Energie

Das Schlimmste ist, dass 30 % der Druckaufträge vom Benutzer gar nicht erst abgeholt werden.

Wie lässt sich das beheben?

Eliminieren Sie Papier – oder entwickeln Sie zumindest eine Strategie, um es deutlich zu reduzieren. Zweifellos eine entmutigende Aufgabe, aber sie muss in Angriff genommen werden, wenn Ihr Unternehmen Nachhaltigkeit ernst nimmt.

Verankern Sie den Punkt in der Unternehmenskultur. Beziehen Sie die HR- und CSR-Teams mit ein. Schaffen Sie einen Wettbewerb zwischen den Abteilungen dafür. Der Sieger ist, wer am wenigsten Papier erzeugt oder wer die beste Strategie zur Verringerung des Papierverbrauchs findet. Spaß und geteilte Anstrengungen garantieren den Erfolg.

Ermöglichen Sie es den Mitarbeitern, alte Gewohnheiten abzulegen. Mitarbeiter drucken oft Dokumente aus, weil ihnen die Tools fehlen, um sie digital zu bearbeiten. In Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern haben 74 % der Mitarbeiter keine Möglichkeit, einen PDF-Editor zu nutzen. Sie müssen drucken, weil sie nur begrenzte Möglichkeiten haben, das Dokument auf ihrem Computer zu bearbeiten.

Die Ausstattung der Mitarbeiter mit digitalen Werkzeugen, die die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und die Zusammenarbeit daran auf einem Computer oder mobilen Gerät ermöglichen, kann Papier in ihren Dokumenten-Workflows effektiv ersetzen und ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur völligen Abschaffung von Papier.

Sind Sie besorgt über die Kosten einer solchen Lösung? Machen wir einen schnellen Vergleich:

Tägliche Druckkosten pro Mitarbeiter und Tag:

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Auf der anderen Seite beginnt Nitro Pro (mit allen Tools, die Sie benötigen, um Papier in Ihren Dokumenten-Workflows zu ersetzen) bei 159 $ pro Lizenz. Die Vorteile einer papierlosen Lösung und der Einführung einer intelligenten, effektiven Dokumentenproduktivitätslösung liegen auf der Hand. Dadurch werden die Nachhaltigkeitsinitiativen Ihres Unternehmens in Gang gebracht, mit dem Bonus, Kosteneffizienzen zu schaffen.

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