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Change Management ist nicht leicht, aber mit dem Nitro-Pilotprogramm wird es zum Kinderspiel

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Eine Lösung für Dokumentenproduktivität ist – wie jeder andere geschäftliche Service – als Investition zu betrachten. Verglichen mit den Kosten für das manuelle Dokumentenmanagement lässt sich jedoch leicht das enorme Einsparungspotenzial für Unternehmen erkennen.

Eine Lösung für Dokumentenproduktivität ist – wie jeder andere geschäftliche Service – als Investition zu betrachten. Verglichen mit den Kosten für das manuelle Dokumentenmanagement lässt sich jedoch leicht das enorme Einsparungspotenzial für Unternehmen erkennen.

Wir werden täglich daran erinnert, dass die einzige Konstante im Leben die Veränderung ist, und um in der Wirtschaftswelt Erfolg zu haben, müssen wir agil bleiben. Das alles macht theoretisch Sinn, doch in der Praxis ist es keine Kleinigkeit, unsere Arbeitsweise zu ändern oder von einer älteren Lösung zu wechseln und eine solche unternehmensweite Umstellung zu implementieren.

Bei Nitro lassen wir Sie den Wandel nicht alleine managen. Wir helfen beim Change Management in mehrfacher Hinsicht. Das Nitro-Pilotprogramm bereitet vor, plant und setzt Erwartungen für das Änderungsmanagement. Als Teil des Programms engagieren wir uns frühzeitig, um sicherzustellen, dass es später keine Überraschungen gibt, was es einfacher macht, die Implementierung nach dem Piloten auf den Weg zu bringen, wenn Nitro das richtige Produkt, die richtige Technik und der passende Partner ist. Um die Akzeptanz und das Verständnis der Mitarbeiter sicherzustellen, stellt Nitro jedem Benutzer ein fachkundiges Onboarding- und Support-Team zur Verfügung.

Wir sprachen mit Jennifer Murray, Vice President of Customer Experience bei Nitro, über das Pilotprogramm und darüber, was Nitro gelernt hat, als es Hunderten von großen globalen Unternehmen geholfen hat, erfolgreich auf Nitro.

Steigen Sie unten direkt ins Gespräch ein, um Möglichkeiten zu finden, wie Sie Störungen wichtiger Arbeitsvorgänge bei der Implementierung einer unternehmensweiten Änderung reduzieren und direkt auf Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber einer neuen Lösung eingehen können.

Was ist das Nitro-Pilotprogramm und wie funktioniert es normalerweise?

Dies ist der beste Weg, um alles zu erkunden, was die Nitro Productivity Platform zu bieten hat. Es ist ein Test ohne Risiko. Es wurde für Unternehmen jeder Größe entwickelt und hilft Ihnen, sich sicher zu fühlen, wenn Sie den langen – und manchmal herausfordernden – Weg der Einführung einer neuen Technologielösung für die Dokumentenproduktivität gehen.

Die Pilotphase dauert zwischen einem und drei Monaten, und wir übernehmen den Großteil der Arbeit. Unter der Leitung von Nitro und mit minimalem Ressourcenaufwand ermöglicht es eingehende Benutzertests und eine technische Evaluierung. Zudem zeigt es auf, warum Nitro das richtige Produkt, die richtige Technologie und der richtige Partner für Sie ist.

Das Programm ist in fünf Phasen unterteilt; Planung; IT-Validierung; Ausbildung; Auswertung; und Executive-Briefing. Am Ende werden Sie in der Lage sein, Ihr Unternehmen erfolgreich zu starten, zu schulen und den ROI Ihrer strategischen Investition nachzuweisen. 90 % der Kunden gehen vom Pilotstart bis zur vollständigen Bereitstellung in weniger als acht Wochen, was bedeutet, dass Sie das enorme Einsparpotenzial von Nitro früher nutzen können, als Sie vielleicht denken.

Mitarbeiter dazu zu bringen, sich für ein neues Tool zu begeistern, kann eine Herausforderung sein. Wie hilft Nitro Unternehmen jeder Größenordnung bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und der Inspiration zur flächendeckenden Benutzerakzeptanz?

Es gibt definitiv mehrere Gründe, warum Mitarbeiter Vorbehalte gegen Veränderungen haben.  Das bloße Wissen, dass es an der Zeit ist, zu 100 % digitale Dokumenten-Workflows zu ermöglichen, macht es Wissensarbeitern, Team- und Abteilungsleitern nicht unbedingt leichter, alte Gewohnheiten abzulegen und über Nacht neue Technologien einzuführen.  Wir identifizieren potenzielle Hindernisse und ihre Lösungen frühzeitig, damit Sie darauf vorbereitet sind.  Einen Querschnitt aller Abteilungen einzubeziehen, trägt dazu bei, die flächendeckende Akzeptanz zu fördern. Gemeinsam planen wir die wichtigsten Entwicklungsmeilensteine, Aktionspunkte, Eigentümer, das Datum der Inbetriebnahme und Mitarbeiterschulungen, damit jeder weiß, was wann geschieht.

Das Informieren der Benutzer über Nitro fördert die Akzeptanz und Buy-ins. Es ist wichtig, die Gründe zu erklären. Die Mitarbeiter akzeptieren technologische Veränderungen eher, wenn sie verstehen, warum und wie diese ihnen im Alltag helfen werden. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Mitarbeiterkommunikation, damit Ihre Stakeholder in jeder Phase des Pilotprogramms die richtigen Botschaften kommunizieren. Support für die Benutzer trägt wesentlich dazu bei, dass sich die Mitarbeiter mit der Nutzung von Nitro vertraut machen und damit wohl fühlen. Wir halten Ihnen immer den Rücken frei – unser Support-Team hilft Ihnen rund um die Uhr jederzeit gerne weiter. Wir bieten ein umfangreiches Lernzentrum voller hilfreicher Informationen an (Selbsthilfe-Ressourcen, einschließlich Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Artikel in der Wissensdatenbank und mehr), die es den Benutzern leicht machen, sich die Unterstützung zu holen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.

Wie wichtig ist es, um schnell Resultate zu sehen, dass man die Endbenutzer von Anfang an in die Implementierung einbezieht?

Nach Jahren erfolgreicher Implementierungen haben wir gelernt, dass die beste Art der Vorbereitung darin besteht, Ihre Anforderungen zu verstehen. Das Pilotprojekt ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern, um sicherzustellen, dass ein Querschnitt aller Abteilungen/Benutzergruppen und Arbeitsabläufe vertreten ist.  Wir können Szenarien ermitteln, in denen bestimmte Benutzer möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Funktionen benötigen. Indem Sie proaktiv sind und so viele Tester wie möglich einbeziehen, können Sie Bedenken zerstreuen, auf Fragen eingehen, wichtiges Feedback implementieren und insgesamt eine hohe Akzeptanzrate gewährleisten und das Stresslevel reduzieren.

Warum entscheiden sich Kunden Ihrer Erfahrung nach für Nitro? Gibt es besondere Gründe? 

Teams jeder Form und Größe haben Nitro bereits zu ihrer zuverlässigen Lösung für die Dokumentenproduktivität gemacht. Dies lässt sich auf einige Gründe zurückführen, und einer davon ist, dass wir langfristig mit ihnen zusammenarbeiten. Wir helfen unseren Kunden nicht nur, ihre Ziele zu erreichen, der Nitro-Support geht weit über die Implementierung und Bereitstellung hinaus, und das hebt uns von anderen ab. Von der Beseitigung aller papierbasierten Prozesse über die Steigerung der unternehmensweiten Produktivität bis hin zur Ermöglichung der Standardisierung von PDF-Software ermöglichen die Lösungen von Nitro unseren Kunden, ihre strategischen Initiativen voranzutreiben.

Es ist ziemlich einfach, das enorme Einsparpotenzial für Unternehmen bei der Wahl von Nitro zu erkennen. Jedes Pilotprogramm, das wir durchführen, endet mit einem Executive Briefing, das die technische, produkt- und partnerbezogene Eignung validiert, Einblicke in die Nutzung von PDF/eSigning-Funktionen bietet, Benutzerfeedback und -bewertungen detailliert aufzeigt und Produktivitätseinsparpotenziale/ROI aufzeigt. Dieses Briefing gibt Kunden einen umfassenden Überblick darüber, wie Nitro ihr Geschäft wirklich beeinflussen kann. ‍

Welche Ressourcen sind für Kunden, die am Change Management beteiligt sind, am hilfreichsten? Gibt es Verhaltensweisen, die darauf hindeuten, dass ein bestimmter Inhalt besonders hilfreich ist?

Wir verfügen über mehrere Ressourcen, die den Benutzern zeigen, wie einfach und intuitiv die Nutzung der Nitro Productivity Suite ist. So stellt Nitro zum Beispiel eine maßgeschneiderte Microsite bereit, die viele Selbsthilfe- und Schulungsressourcen wie z. B. Video-Tutorials und „How-to“-Anleitungen enthält. Das Lernzentrum enthält Demos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Links zum Nitro Community-Forum und das vollständige Nitro Pro-Benutzerhandbuch.

Darüber hinaus bieten wir spezielle „Train-the-Trainer“-Schulungen an, um sicherzustellen, dass das IT-/Helpdesk-Team Ihres Unternehmens über die nötigen Kenntnisse und die Expertise verfügt, um häufige Probleme und Fragen im Zusammenhang mit Nitro schnell zu beheben. Wenn Ihre IT-Abteilung bzw. Ihr Helpdesk erst einmal bessere Möglichkeiten kennt, um einen Arbeitsablauf abzuschließen, wird die Umsetzung einer unternehmensweiten Umstellung zum Kinderspiel. Unternehmen haben Zugang zu einem eigens zugewiesenen Lösungs-Techniker, der bereitsteht, um von Nitro gehostete Schulungs-Webinare zu planen, die auf spezifische Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.

Wir stellen maßgeschneiderte Change-Management-Kommunikation für Mitarbeiter zur Verfügung, die den Stakeholdern hilft, in jeder Phase des Pilotprojekts die richtige Botschaft zu vermitteln, um die Akzeptanz durch die Endbenutzer sicherzustellen.

Welche Unterstützung bietet Nitro Unternehmen neben dem Nitro-Pilotprogramm sonst noch, um bei der Implementierung zu helfen? 

Der Nitro-Kundensupport wird auch über das Pilotprogramm hinaus fortgesetzt. Unser Ziel ist es, zu gewährleisten, dass Sie in jeder Phase der Nitro-Erfahrung über die Unterstützung, Change-Management-Beratung und Ressourcen verfügen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Nitro stellt sicher, dass Sie alles haben, was für eine erfolgreiche Einführung erforderlich ist, unter anderem Beratung zum Change Management und Support im Bereich Technik/Integration.  Wir werden uns auch nach Ihrer anfänglichen Nitro-Einführung weiterhin engagieren, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer Nitro so effektiv und effizient wie möglich verwenden, damit Sie den vollen Wert Ihrer Investition ausschöpfen können.  Und all Ihre Endbenutzer haben uneingeschränkten Zugriff auf den globalen Kundensupport von Nitro, 365 Tage im Jahr, rund um die Uhr.  Dieser zuverlässige Support hilft Unternehmen bei der Anpassung und stellt sicher, dass Teams produktiv bleiben können, ganz egal von wo aus sie arbeiten.

Wir sehen unsere Kunden als Partner und engagieren uns für Ihren Erfolg!

Abschließende Gedanken

Da haben Sie es! Interne Widerstände und das Risiko von Unterbrechungen sind kein Problem für dieses einfache und doch robuste Pilotprogramm. Der dedizierte Pilot von Nitro bringt Ihre Technologielösung für die Dokumentenproduktivität von einem bloßen Gedanken zu einem vollständig implementierten und angenommenen System – immer und immer wieder.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie das Risiko einer Unterbrechung wichtiger Arbeiten verringern, wenn Sie eine unternehmensweite Änderung implementieren? Lesen Sie dieses eBook , um mehr über unser fachkundiges Onboarding- und Support-Team zu erfahren, das jedem Nitro-Benutzer zur Verfügung steht, und um mehr darüber zu erfahren, wie wir unseren Kunden beim Änderungsmanagement helfen.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat und welche Trends und Technologien die Arbeit im Jahr 2022 und darüber hinaus prägen werden.