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Change Management ist nicht leicht, aber mit dem Nitro-Pilotprogramm wird es zum Kinderspiel

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Eine Lösung für Dokumentenproduktivität ist – wie jeder andere geschäftliche Service – als Investition zu betrachten. Verglichen mit den Kosten für das manuelle Dokumentenmanagement lässt sich jedoch leicht das enorme Einsparungspotenzial für Unternehmen erkennen.

Eine Lösung für Dokumentenproduktivität ist – wie jeder andere geschäftliche Service – als Investition zu betrachten. Verglichen mit den Kosten für das manuelle Dokumentenmanagement lässt sich jedoch leicht das enorme Einsparungspotenzial für Unternehmen erkennen.

Wir werden täglich daran erinnert, dass die einzige Konstante im Leben die Veränderung ist, und um in der Wirtschaftswelt Erfolg zu haben, müssen wir agil bleiben. Das alles macht theoretisch Sinn, doch in der Praxis ist es keine Kleinigkeit, unsere Arbeitsweise zu ändern oder von einer älteren Lösung zu wechseln und eine solche unternehmensweite Umstellung zu implementieren.

At Nitro, we don’t let you manage change alone. We help with change management in several ways. The Nitro Pilot Program prepares, plans, and sets expectations for change management. As part of the program, we engage early on to make sure there are no surprises down the road, making it easier to get the implementation off the ground post-pilot if Nitro is the right product, technical, and partner fit. To ensure employee buy-in and understanding, Nitro provides an expert onboarding and support team available to every user.

We spoke with Nitro’s VP of Customer Experience, Jennifer Murray, about the pilot program and what Nitro has learned from helping hundreds of large global organizations to successfully make the switch to Nitro.

Steigen Sie unten direkt ins Gespräch ein, um Möglichkeiten zu finden, wie Sie Störungen wichtiger Arbeitsvorgänge bei der Implementierung einer unternehmensweiten Änderung reduzieren und direkt auf Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber einer neuen Lösung eingehen können.

Was ist das Nitro-Pilotprogramm und wie funktioniert es normalerweise?

It’s the best way to explore all that the Nitro Productivity Platform has to offer. It’s a no-risk trial. Built with businesses of all sizes in mind, it helps you feel confident navigating the long—and sometimes challenging—road of introducing a new document productivity technology solution.

Die Pilotphase dauert zwischen einem und drei Monaten, und wir übernehmen den Großteil der Arbeit. Unter der Leitung von Nitro und mit minimalem Ressourcenaufwand ermöglicht es eingehende Benutzertests und eine technische Evaluierung. Zudem zeigt es auf, warum Nitro das richtige Produkt, die richtige Technologie und der richtige Partner für Sie ist.

The program is divided into five stages; Planning; IT Validation; Training; Evaluation; and Executive Briefing. In the end, you’ll be able to successfully launch, educate your company, and prove the ROI of your strategic investment. 90% of customers go from pilot start to full deployment in less than eight weeks meaning that you can tap into the enormous saving potential of Nitro sooner than you might think.

Mitarbeiter dazu zu bringen, sich für ein neues Tool zu begeistern, kann eine Herausforderung sein. Wie hilft Nitro Unternehmen jeder Größenordnung bei der Bewältigung dieser Herausforderungen und der Inspiration zur flächendeckenden Benutzerakzeptanz?

Es gibt definitiv mehrere Gründe, warum Mitarbeiter Vorbehalte gegen Veränderungen haben.  Das bloße Wissen, dass es an der Zeit ist, zu 100 % digitale Dokumenten-Workflows zu ermöglichen, macht es Wissensarbeitern, Team- und Abteilungsleitern nicht unbedingt leichter, alte Gewohnheiten abzulegen und über Nacht neue Technologien einzuführen.  Wir identifizieren potenzielle Hindernisse und ihre Lösungen frühzeitig, damit Sie darauf vorbereitet sind.  Einen Querschnitt aller Abteilungen einzubeziehen, trägt dazu bei, die flächendeckende Akzeptanz zu fördern. Gemeinsam planen wir die wichtigsten Entwicklungsmeilensteine, Aktionspunkte, Eigentümer, das Datum der Inbetriebnahme und Mitarbeiterschulungen, damit jeder weiß, was wann geschieht.

Das Informieren der Benutzer über Nitro fördert die Akzeptanz und Buy-ins. Es ist wichtig, die Gründe zu erklären. Die Mitarbeiter akzeptieren technologische Veränderungen eher, wenn sie verstehen, warum und wie diese ihnen im Alltag helfen werden. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Mitarbeiterkommunikation, damit Ihre Stakeholder in jeder Phase des Pilotprogramms die richtigen Botschaften kommunizieren. Support für die Benutzer trägt wesentlich dazu bei, dass sich die Mitarbeiter mit der Nutzung von Nitro vertraut machen und damit wohl fühlen. Wir halten Ihnen immer den Rücken frei – unser Support-Team hilft Ihnen rund um die Uhr jederzeit gerne weiter. Wir bieten ein umfangreiches Lernzentrum voller hilfreicher Informationen an (Selbsthilfe-Ressourcen, einschließlich Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Artikel in der Wissensdatenbank und mehr), die es den Benutzern leicht machen, sich die Unterstützung zu holen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.

Wie wichtig ist es, um schnell Resultate zu sehen, dass man die Endbenutzer von Anfang an in die Implementierung einbezieht?

Nach Jahren erfolgreicher Implementierungen haben wir gelernt, dass die beste Art der Vorbereitung darin besteht, Ihre Anforderungen zu verstehen. Das Pilotprojekt ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern, um sicherzustellen, dass ein Querschnitt aller Abteilungen/Benutzergruppen und Arbeitsabläufe vertreten ist.  Wir können Szenarien ermitteln, in denen bestimmte Benutzer möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Funktionen benötigen. Indem Sie proaktiv sind und so viele Tester wie möglich einbeziehen, können Sie Bedenken zerstreuen, auf Fragen eingehen, wichtiges Feedback implementieren und insgesamt eine hohe Akzeptanzrate gewährleisten und das Stresslevel reduzieren.

Warum entscheiden sich Kunden Ihrer Erfahrung nach für Nitro? Gibt es besondere Gründe? 

Teams of every shape and size have already made Nitro their trusted document productivity solution. This boils down to a few reasons and one is that we partner with them for the long run. Not only do we help customers reach their goals, but Nitro support goes way beyond implementation and deployment, and this sets us apart. From helping eliminate all paper-based processes to increasing organization-wide productivity to enabling PDF software standardization, Nitro’s solutions empower our customers to advance their strategic initiatives.

It’s quite easy to see the enormous saving potential for companies in choosing Nitro. Every pilot program we run ends with an executive briefing that validates technical, product and partner fit, provides insights into PDF/eSigning feature usage, details user feedback and ratings, and demonstrates productivity savings potential/ROI. This briefing gives customers a comprehensive view of how Nitro can really impact their business. ‍

Welche Ressourcen sind für Kunden, die am Change Management beteiligt sind, am hilfreichsten? Gibt es Verhaltensweisen, die darauf hindeuten, dass ein bestimmter Inhalt besonders hilfreich ist?

Wir verfügen über mehrere Ressourcen, die den Benutzern zeigen, wie einfach und intuitiv die Nutzung der Nitro Productivity Suite ist. So stellt Nitro zum Beispiel eine maßgeschneiderte Microsite bereit, die viele Selbsthilfe- und Schulungsressourcen wie z. B. Video-Tutorials und „How-to“-Anleitungen enthält. Das Lernzentrum enthält Demos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Links zum Nitro Community-Forum und das vollständige Nitro Pro-Benutzerhandbuch.

Darüber hinaus bieten wir spezielle „Train-the-Trainer“-Schulungen an, um sicherzustellen, dass das IT-/Helpdesk-Team Ihres Unternehmens über die nötigen Kenntnisse und die Expertise verfügt, um häufige Probleme und Fragen im Zusammenhang mit Nitro schnell zu beheben. Wenn Ihre IT-Abteilung bzw. Ihr Helpdesk erst einmal bessere Möglichkeiten kennt, um einen Arbeitsablauf abzuschließen, wird die Umsetzung einer unternehmensweiten Umstellung zum Kinderspiel. Unternehmen haben Zugang zu einem eigens zugewiesenen Lösungs-Techniker, der bereitsteht, um von Nitro gehostete Schulungs-Webinare zu planen, die auf spezifische Arbeitsabläufe zugeschnitten sind.

Wir stellen maßgeschneiderte Change-Management-Kommunikation für Mitarbeiter zur Verfügung, die den Stakeholdern hilft, in jeder Phase des Pilotprojekts die richtige Botschaft zu vermitteln, um die Akzeptanz durch die Endbenutzer sicherzustellen.

Welche Unterstützung bietet Nitro Unternehmen neben dem Nitro-Pilotprogramm sonst noch, um bei der Implementierung zu helfen? 

Der Nitro-Kundensupport wird auch über das Pilotprogramm hinaus fortgesetzt. Unser Ziel ist es, zu gewährleisten, dass Sie in jeder Phase der Nitro-Erfahrung über die Unterstützung, Change-Management-Beratung und Ressourcen verfügen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Nitro stellt sicher, dass Sie alles haben, was für eine erfolgreiche Einführung erforderlich ist, unter anderem Beratung zum Change Management und Support im Bereich Technik/Integration.  Wir werden uns auch nach Ihrer anfänglichen Nitro-Einführung weiterhin engagieren, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer Nitro so effektiv und effizient wie möglich verwenden, damit Sie den vollen Wert Ihrer Investition ausschöpfen können.  Und all Ihre Endbenutzer haben uneingeschränkten Zugriff auf den globalen Kundensupport von Nitro, 365 Tage im Jahr, rund um die Uhr.  Dieser zuverlässige Support hilft Unternehmen bei der Anpassung und stellt sicher, dass Teams produktiv bleiben können, ganz egal von wo aus sie arbeiten.

We see our customers as partners and are committed to your success!

Abschließende Gedanken

Da haben Sie es! Interne Widerstände und das Risiko von Unterbrechungen sind kein Problem für dieses einfache und doch robuste Pilotprogramm. Der dedizierte Pilot von Nitro bringt Ihre Technologielösung für die Dokumentenproduktivität von einem bloßen Gedanken zu einem vollständig implementierten und angenommenen System – immer und immer wieder.

Want to know more about reducing the risk of disruption to important work as you deploy a company-wide change? Read this eBook to learn about our expert onboarding and support team that’s available to every Nitro user and more ways we help our customers with change management.

Die Zukunft der Arbeit

Der Nitro-Produktivitätsbericht für 2022

Erfahren Sie, wie die Pandemie die Produktivität, Arbeitsabläufe und digitale Initiativen verändert hat, sowie die Trends und Technologien, die die Arbeit in 2022 und darüber hinaus prägen.