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Keine E-Mail-Anhänge mehr! 3 Probleme, die Sie ganz einfach vermeiden können

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Dieser Artikel ist Teil 5 unserer Serie von der Produktivitätspsychologin Melissa Gratias. Folgen Sie ihr auf Twitter @melissagratias.

John ist HR-Generalist, der eine Abteilung bei einer komplizierten Personalumstrukturierung unterstützt. Er muss das Projekt Schritt für Schritt dokumentieren und sicherstellen, dass alle Entscheidungsträger den endgültigen Plan abzeichnen. Von dem Versand von E-Mail-Anhängen wird abgeraten, da sensible Informationen vor der offiziellen Ankündigung verbreitet werden könnten. Wie kann er seine Dokumente sicher und effektiv austauschen, mit den Beteiligten zusammenarbeiten und den Entscheidungsprozess genau verfolgen? Zuerst braucht er ein effizientes Dokumentenmanagementsystem wie Sharepoint, um sicherzustellen, dass seine Dateien gut organisiert und leicht auffindbar sind, wenn er Zugriff darauf benötigt. So sind sie auch leichter zu verfolgen und können nicht in falsche Hände geraten. Jeder Einzelne kann eine Sharepoint-Schulung durchlaufen, um das eigene Unternehmen oder das des Arbeitsgebers zu unterstützen.

Wie in einem früheren Blog-Beitrag besprochen, sind E-Mail-Anhänge eine ineffiziente Methode zur Verwaltung von Dokumenten – und für ein Projekt wie das von John könnte das Teilen von Dokumenten per E-Mail geradezu schädlich sein. Wenn John versuchen würde, sein Projekt mit E-Mail und Anhängen zu verwalten, würde er zweifellos auf die folgenden drei Probleme stoßen:

1. Version-Kontroll-Snafus. Johns Plan wird mehrere Iterationen haben. Sehr wahrscheinlich würden ein oder mehrere Mitglieder des 11 Projektteams eine alte E-Mail mit einem veralteten Anhang ansehen, weil sie dachten, sie würden die aktuellste version prüfen. Verzögerungen, Fehler, Missverständnisse und zusätzliche Arbeit wären die Folge.

2 . Ineffiziente Genehmigungsprozesse. John sendet eine E-Mail an 11 Personen und bittet um eine Antwort mit dem Wort „Genehmigt“, um die Genehmigung des endgültigen Plans zu signalisieren. Er muss dann nachverfolgen, wer die Genehmigung erteilt bzw. nicht erteilt hat, bei Nichtantwortern nachfassen und 11 (oder mehr!) E-Mails zur Dokumentation speichern.

3 . Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit. Ein E-Mail-Anhang ist ein unkontrolliertes Duplikat. Sobald Sie auf „Senden“ klicken, existiert es außerhalb Ihrer Kontrolle und kann ohne Ihr Wissen bearbeitet und an jeden weitergeleitet werden.

Also, wenn keine E-Mail, was dann?

Nachdem John ein cloudbasiertes Dokumentenzusammenarbeitswerkzeug wie Nitro Cloud zum Verwalten der Dokumente für das Projekt verwendet hätte, hätte er viel mehr Kontrolle über den Prozess und standardmäßig eine mühelose und gründliche Dokumentation aller Dokumentaktivitäten. Mit einer Lösung wie Nitro Cloud konnte John:

• Geben Sie ein Dokument mit Nur-Lese-Zugriff frei, wenn er möchte, dass andere seinen Inhalt anzeigen, aber nicht bearbeiten
• Wählen Sie aus, ob Sie einen öffentlichen Link erstellen oder Dokumente nur für bestimmte Personen freigeben möchten
• Sehen Sie auf einen Blick, wer auf eines der freigegebenen Dokumente zugegriffen hat oder wer nicht, und gehen Sie entsprechend nach
• Widerrufen Sie den Zugriff auf bestimmte Dokumente und laden Sie neue Versionen hoch, um potenzielle version zu vermeiden
• Hinzufügen, Entfernen oder vorübergehendes Sperren des Zugriffs eines Benutzers auf die Projektdokumente, wenn Teammitglieder wechseln
Fordern Sie von allen 11 stakeholder gleichzeitig eine Unterschrift für den endgültigen Plan an und legen Sie die Reihenfolge fest, in der sie das Dokument unterzeichnen
• Untersuchen Sie den gesamten Verlauf eines Dokuments: wann darauf zugegriffen wurde, welche Änderungen vorgenommen wurden und von wem Sie von wem auf eines der freigegebenen Dokumente zugreifen

Wie auch immer Sie es aufteilen, die Verwaltung eines Projekts – insbesondere eines sensiblen – mithilfe von E-Mail-Anhängen ist ein sehr hoffnungsvoller Ansatz: Sie hoffen, dass stakeholder überprüft, was sie überprüfen sollen. Sie hoffen, dass Ihre Kollegen zur richtigen Zeit auf die richtige version zugreifen. Sie hoffen, dass ein wohlmeinender Empfänger einen sensiblen E-Mail-Anhang nicht unwissentlich an die falsche Person weiterleitet.

Es gibt viele weit verbreitete Tools, die das Teilen von Dokumenten per E-Mail sowohl ineffizient als auch veraltet machen, und andere, die noch einen Schritt weiter gehen, indem sie die Zusammenarbeit in der Cloud ermöglichen.

Vermeiden Sie die vielen Vorbehalte von E-Mail-Anhängen – ersetzen Sie Ihre alte Routine durch sicheres Teilen, e-Signieren und Zusammenarbeit über Nitro Cloud. Erstellen Sie hier Ihr kostenloses Konto!

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