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Sind Papieraufzeichnungen die leichte Beute der DSGVO?

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Wenn Sie unser Webinar „Sind Papieraufzeichnungen die unumgängliche Frucht der DSGVO?“ verpasst haben? Hier ist eine praktische Zusammenfassung für Sie.

Wenn Sie unser Webinar „Are Paper Records the Low-hanging Fruit of GDPR?“ vom 12. September verpasst haben, können Sie unsere praktische Zusammenfassung nutzen.

Adam Grainger, CIO von Baker Tilly International, und Nick Reeve, UK Country Manager von Nitro, arbeiten an den Herausforderungen, denen sich Unternehmen gegenübersehen, die beim Dokumentenmanagement immer noch auf Papier angewiesen sind, und bieten Best Practices für den Übergang zu einer papierlosen, digitalen Lösung für die Einhaltung der DSGVO. Zu ihnen gesellte sich Jon Collins, leitender Analyst und Autor bei Gigaom, der das Gespräch am Laufen hielt.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union beherrschte vor ihrer Umsetzung im Mai 25 , 2018 monatelang die Nachrichten. Seitdem hat sich die Aufregung gelegt, aber die Herausforderungen bei der Implementierung in großen und kleinen Unternehmen bleiben bestehen. Lassen Sie uns eintauchen.

Kennen Sie Ihre Daten

Wieder führte das Panel zunächst die Rolle, die die Papierprozesse in Bezug auf strukturierte und unstrukturierte Daten spielen, die beide in die DSGVO einfließen. Strukturierte Daten – alles, was sich in einer Datenbank befindet und von einem Datenbankschema (einem logischen, durchsuchbaren System) gesteuert wird – die meiste Aufmerksamkeit von Hackern und damit der allgemeinen Öffentlichkeit. Unstrukturierte Daten umfassen alle anderen (Dokumente, E-Mails, interne Kommunikation) und hier spielen sowohl PDFs als auch Papier eine größere Rolle.

Obwohl PDF inzwischen allgegenwärtig ist –Nutzer erstellen jährlich 2,5 Billionen PDFs, 18 Milliarden PDFs sind in Dropbox gespeichert und 70 Prozent aller Anhänge sind PDFs – geben Unternehmen in der Regel zwar allen Mitarbeitern Zugriff auf die Microsoft Office-Suite, aber nur einem von 10 Mitarbeitern ein PDF-Produktivitätstool an die Hand.

Papier ist das Problem, PDF ist die Lösung

Hierzu führte Nick die Risiken des papierbasierten Office aus, beginnend mit einer erschreckenden Statistik: Schätzungsweise 23 Prozent der Sicherheitsverstöße betreffen Papierdokumente – und das gilt nur für große Verletzungen, die Schlagzeilen machen. Die Statistik für kleine Verletzungen ist mit 60 Prozent weitaus schlechter, was nicht die gleiche Aufmerksamkeit erhält, aber ein großes Problem darstellt.

PDFs spielt eine wichtige Rolle bei der Reduzierung des Risikos von Datenschutzverletzungen und Datenverlusten. In der typischen Office, in der nur ein kleiner Prozentsatz der Mitarbeiter über das PDF-Tool verfügt, muss ein Mitarbeiter entweder ein Dokument in einem anderen Format (z. B. Microsoft Word) bearbeiten oder, schlimmer noch, ausdrucken und von Hand schreiben. Sie finden dann einen Kollegen, der PDF-Tool hat, und scannen ihn in digitaler Form.

Bei der veralteten Methode bleibt Papier auf Druckern und Scannern liegen, das Team wird durch ineffiziente, nicht verwaltete Arbeitsabläufe aufgehalten, und es entstehen unnötig Abfall und Kosten.

„Die Benutzer werden wissen, wo sie etwas bewirken können. Wir haben Druckeinsparungen von bis zu 50 Prozent festgestellt, indem wir Büros mit den richtigen Tools ausrüsten.“ – Nick Reeve

eSignieren Sie ein wichtiges Tool

Kommen wir nun zum Kern des Webinars, in dem Nick überzeugend die mögliche Rolle von eSign bei der Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz darstellt. Obwohl digitale Unterschriften genauso rechtsverbindlich sind wie solche auf Papier, werden 65 Prozent der Unterschriften immer noch mit Stift und Papier geleistet.

Eine eSignatur-Lösung ist nicht nur sicherer, sondern erlaubt es Benutzern auch, jedes Element einer Transaktion nachzuverfolgen – wann wurde die Datei erhalten, geöffnet und signiert, wie lange wurde sie gelesen, an wen wurde sie weitergeleitet und vieles mehr. Die Leistung von eSign? Die Funktion schafft vollständige Transparenz der Informationen, die für die Einhaltung der DS-GVO-Standards entscheidend ist.

Jon stimmt zu, dass Tools wie eSign von Nitro einen ziemlich schnelleren Gewinn bieten, wenn es darum geht, die richtigen Prozesse einzurichten, papierbasierte Arbeitsabläufe zu bewältigen und von Natur aus konform zu sein. Die DSGVO kann eine echte Zumutung für bestehende Systeme sein. Arbeiten Sie intelligenter, nicht härter: Legen Sie nicht nur eine Fassade auf Ihre aktuellen Systeme – ändern Sie Ihre Vorgehensweise, um überhaupt konform zu sein.

Es geht um den Prozess

Adam betont, dass ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche DSGVO-Erfahrung effiziente Arbeitsplatzprozesse sind. Baker Tilly wechselte in die Cloud und wollte weitere Verbesserungen vornehmen, bevor das Mandat aufgehoben wurde – die DSGVO war der Katalysator für den nächsten Schritt und die Mobilisierung einer internen Task Force aus allen Abteilungen. Es ist nicht nur ein technisches Problem, es geht um Kommunikation, Recht, Kundenservice und vieles mehr.

Wenn diese digitalen Übergänge das Tool für die Produktivität von PDFs von entscheidender Bedeutung sind, fügt sie hinzu. Obwohl diese Änderungen von oben nach unten oder von unten nach oben vorangetrieben werden können, sind die klügsten Stakeholder diejenigen, die diese Produkte täglich verwenden.

"Endbenutzer verstehen das, aber CIOs scheinen keine Ahnung zu haben. Der Appetit, dies zu beheben, war schon immer da, aber das Problem war der Preis. … Wenn Sie Menschen geben, die sie nicht haben, reduzieren Sie das Risiko und erhöhen die Rendite." – Nick Reeve Reeve

Sich auf die Reise einlassen

Während er das Gespräch beendet, warnt Adam die Unternehmen davor, sich an der Compliance festzuhalten. Stattdessen sollten Unternehmen in einen Prozess investieren, der sie in die richtige Richtung bringt – und bereit sind, Bedenken auszuräumen, falls sie auftauchen.

Nitro hat viele Male unternommen, sagt Nick und die Nitro Productivity Suite kann dabei helfen, schnell Erfolge zu erzielen. Änderungen können sich beängstigend anfühlen, müssen aber nicht – wenn Sie den richtigen Partner auf Ihrer Seite haben.
Sehen Sie sich das gesamte Webinar an und entdecken Sie Lösungen, um veralteter, zeitaufwändiger papierbasierter Prozesse durch sichere, verbundene digitale Arbeitsabläufe zu ersetzen. Sehen Sie sich das gesamte Webinar an und entdecken Sie Lösungen zum Ersetzen veralteter, zeitaufwändiger papierbasierter Prozesse durch sichere, verbundene digitale Arbeitsabläufe.