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Über papierbedingte Ineffizienzen Bilanz ziehen

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Bildnachweis: Paperitis

Eine neue Welle von Wirtschaftsprüfungsunternehmen stellt den Status quo in Frage, indem sie von manuellen, arbeitsintensiven papierbasierten Prozessen auf die leichte Wendigkeit papierloser Lösungen umsteigen. Die Jungblütigen zeichnen sich durch den Einsatz von Technologien wie Nitro aus, um zeitaufwändige papierbasierte Prozesse zu beseitigen, während die Archaiker mit grundlegenden Aufgaben wie dem Einholen von Unterschriften, der Zusammenarbeit an Projekten und der Kontrolle der Vertraulichkeit von Dokumenten ins Stocken geraten. Natürlich gehen andere Büros papierlos, indem sie sich an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in LA oder eine in ihrer Nähe wenden, um ihre Finanzen und Buchhaltung für sie zu regeln. Dies reduziert nicht nur die Menge an Papier, die sie verwenden, sondern stellt auch sicher, dass alle ihre Daten genauer sind.

Bei der Umfrage vor Ort auf dem Gebiet Kontoing Technology Showcase Australia (ATSA) 2014 im letzten Monat sind Schwachstellen aufgezeigt, die der Buchhaltungssektor erlebt hat, da Unternehmen den Übergang zu einem papierlosen Office weiter hinauszögern, und wiederum die darin liegenden Möglichkeiten:

  • Die Arbeitsmoral wird durch ineffiziente papierbasierte Arbeitsabläufe beeinträchtigt

65 % gaben an, dass die Verschwendung von Zeit- und Office-Ressourcen der Mitarbeiter zum Speichern, Versenden und Nachverfolgen papierbasierter Prozesse zu ihrem Frust führt.

47 % nannten den Mangel an Verantwortlichkeit, wenn Dokumente verloren gehen oder manipuliert werden, als einen weiteren wesentlichen Frust bei der Arbeit mit Papier, dicht gefolgt von 45 %, die frustriert sind, wie lange es dauert, Genehmigungen, Feedback und Unterschriften.

  • Schalten Sie Büro-Desktops ein, um der Produktivität eine Chance zu geben 

74 % sind am meisten begeistert von der Geschwindigkeit und Effizienz, die papierlose Arbeitsplätze bieten, und nannten dies als größten Motivator für den Wechsel zu einem papierlosen Büro.

Nur 28 % nannten mobile Lösungen als attraktivsten Grund für die Umstellung auf papierlose Office, was darauf hindeutet, wie wichtig es ist, in eine effiziente, auf Desktop-basierte Dokumentenproduktivitätssoftware wie das benutzerfreundliche Nitro Pro zu investieren, um die Arbeitszeit im Office zu optimieren.

  • Es ist höchste Zeit, dass Signaturprozesse in das 21 . Jahrhundert eintreten

76 % sagten, dass der nützlichste Aspekt der Papierfreiheit die Möglichkeit ist, elektronische Signaturen (elektronische Signaturen) zu empfangen, anzufordern und zu senden, was unsere Kurzanleitung „ Beyond the Dotted Line: How to Succeed with E-Signatures “ rechtfertigt rechtzeitig.

31 % nannten Dokumentbearbeitungsoptionen wie das Entfernen, Ersetzen und Hinzufügen von Text, Bildern und Daten in mehreren Dateiformaten austauschbar als weitere nützliche Funktion eines papierlosen Büros, während nur 23 % Freigabefunktionen wie das Teilen von Verträgen und Projekt direkt an einzelne oder mehrere Parteien mit der Möglichkeit, Aktionen in Echtzeit zu verfolgen.

  • Alte papierbasierte Gewohnheiten zu durchbrechen ist schwierig

Als häufiger Grund genannt, der Unternehmen davon abhält, papierlos zu werden, wobei bis zu einem Drittel der Befragten die Notwendigkeit von Bildungsressourcen wie der Nitro University, Anleitungen Webinar und einem aufmerksamen Kundendienstteam hervorhob, um Mitarbeiter bei der routinemäßigen Verschwendung von Ressourcen zur regelmäßigen Optimierung ihres Arbeitstages zu unterstützen. Es erfordert viel kulturelle Anstrengungen, Menschen dazu zu bringen, diese Geschäfts- und Buchhaltungsressourcen zu nutzen, wenn sie bereitgestellt werden, aber es kann einem Unternehmen unermesslich helfen.

Andere nennenswerte Gründe waren: Bedenken hinsichtlich der Online-Sicherheit (29 %) und mangelnde Support, Schulung und Bildung (27 %).

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage auf dem ALPMA-Gipfel der Rechtsbranche wurde die Ressourcenverschwendung in diesem ähnlich papierlastigen Sektor ebenfalls als Problem hervorgehoben. Dieses wachsende Bewusstsein in Schlüsselindustrien für die Vorteile eines papierlosen Office zeigt eine Gelegenheit zur Führung auf: durch Investitionen in das richtige Tool, um die Belegschaft zu aktivieren; So sind die Mitarbeiter zufriedener, die Margen gesünder und die Abwicklung schneller.

Unser Tipp? Fangen Sie klein an, indem Sie Nitro Pro mit einer kostenlosen Team-Testversion einführen und Fortschritte in Richtung eines papierlosen Office machen.

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