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6 Gründe, warum die Standardisierung Ihrer Software unerlässlich ist

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Für vielbeschäftigte IT-Mitarbeiter Pro ist es allzu leicht, mehrere Anwendungen zu kaufen und zu warten, die die gleiche Aufgabe erfüllen.

Vielleicht gibt es einen Mangel an Kommunikation oder eingelagerte Programme, die einfach unter dem Radar geflogen sind. Während die Ursachen trivial erscheinen mögen, können die Folgen einen erheblichen Einfluss auf das Gesamtbild Ihres Unternehmens haben.

Neben der Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen kann die Standardisierung einer Softwarelösung die Produktivität, die Sicherheit und den Gewinn Ihres Unternehmens in sechs Bereichen verbessern:

1. Mehr Sicherheit

Wenn ein Unternehmen über eine uneinheitliche Palette von Softwareprodukten und -versionen verfügt, ist es fast unmöglich, die Sicherheit immer aktuell zu halten. Viele Unternehmen müssen jeden Tag Sicherheitspatches einspielen. Adobe etwa hat kürzlich 71 kritische Patches in einem einzigen Monat veröffentlicht. Wenn diese Sicherheits-Patches ablaufen, sind die Benutzer wieder anfällig für die Remotecode-Ausführung und die Umgehung der Sicherheit. End-of-Life-Programme stellen eine ähnliche Bedrohung dar, da der Support und die Sicherheitsupdates für diese älteren Softwareversionen eingestellt werden.

Wenn sich Ihr Unternehmen auf eine Lösung standardisiert, kann sich die IT ausschließlich auf den Schutz der ausgewählten Software konzentrieren – version ganzheitlich aktualisieren, bei Bedarf Patches implementieren und die Sicherheit und Funktionalität genau im Auge behalten.

2. Geringeres Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften

Aus dem gleichen Grund ist es äußerst schwierig, die Compliance mit zahlreichen Lösungen gleichzeitig aufrechtzuerhalten. Tatsächlich verstoßen 85 % der Unternehmen unwissentlich gegen Lizenz-Compliance-Richtlinien. Viele Softwareverträge sind voll von komplizierten Lizenzbedingungen und Compliance-Kriterien, daher ist es nicht schwer zu verstehen, warum Compliance schwierig sein kann.

Das Problem ist, dass Unternehmen wie Adobe, wenn diese hochspezifischen Bedingungen nicht erfüllt werden, ihre Benutzer mit teuren, zeitaufwändigen Audits belasten, die Gelder, Ressourcen und Geduld kosten. Wenn nur eine Lösung überwacht werden muss, wird die Aufrechterhaltung der Compliance zu einer viel einfacheren und unkomplizierteren Aufgabe. (Pro -Tipp: Sie sollten immer noch mit Unternehmen zusammenarbeiten, die keine Wirtschaftsprüfung durchführen!)

3 . Erhöhte Produktivität

Workflow-Engpässe sind nicht produktiv, ein häufiges Problem, das auftritt, wenn nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern Zugriff auf eine Softwarelösung hat. Wenn Wissensarbeiter beispielsweise ein PDF bearbeiten müssen, aber nicht mit der erforderlichen Software ausgestattet sind, müssen sie sich auf ein kleines Kontingent von Mitarbeitern verlassen, die Zugriff auf Tools zur Dokumentenproduktivität haben. Das stört nicht nur die Arbeitsabläufe auf beiden Seiten, sondern führt auch zu vielen Wartezeiten.

Wenn Sie mehr Benutzer mit einer skalierbaren, standardisierten Lösung ausstatten, erhalten Ihre Mitarbeiter mehr Autonomie. Wir haben diese Wahrheit in Aktion gesehen, als wir eine Partnerschaft mit dem Fertigungsunternehmen Howden eingegangen sind. Nachdem Howden seine PDF-Lösung standardisiert hatte, beschleunigte das globale Unternehmen die Produktivität und rationalisierte Arbeitsabläufe für über 6, 000 Mitarbeiter weltweit.

4 . Bessere Zusammenarbeit

Während unterschiedliche Programme oder Versionen Kollegen daran hindern können, die Arbeit der anderen zu teilen und zu überprüfen, eröffnet die Standardisierung auf eine Softwarelösung neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Da jeder Mitarbeiter über die gleichen Tools und Fähigkeiten verfügt, können Teams Dokumente in einem für alle zugänglichen Format frei teilen, bearbeiten und kommentieren. Diese Zusammenarbeit kann auch gut zwischen Apps funktionieren, sodass beispielsweise eine HubSpot-Outlook-Synchronisierung eine bessere Effizienz am Arbeitsplatz fördern kann.

Als das Versicherungsunternehmen Swiss Re für seine über 9.000 Benutzer auf Nitro standardisierte, berichtete Heinz Urech, VP of Information Technology von 'einem deutlichen Anstieg der Benutzerzusammenarbeit. Diese Art von Synergie kann Teams nicht nur dabei helfen, effizienter zu arbeiten, sondern auch Innovation und Kommunikation in Ihrer gesamten Organisation zu fördern.

Sie könnten auch in Betracht ziehen, sich mit Cloud Computing zu befassen. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, indem Sie alle Ihre Dokumente online haben, auf die von jedem kompatiblen Gerät aus zugegriffen werden kann. Obwohl es wie bei allem Online auch beim Cloud Computing potenzielle Sicherheitsrisiken gibt. Aus diesem Grund ist die Nutzung von Websites wie Cloudvisory.com eine gute Idee, um Ihre Workload zu schützen.

5 . Reduzierte Belastung der IT

Wenn ein Unternehmen uneinheitliche Softwarelösungen nutzt, lastet der Aufwand durch Nichteinhaltung von Vorschriften, Fehlerbehebung und Support-Tickets üblicherweise auf der IT-Abteilung. Die Standardisierung auf eine Lösung erlaubt es den IT-Teams, die Programme und Prozesse des Unternehmens besser organisiert und effektiver zu überwachen und zu pflegen. Dieser fokussierte Ansatz schafft auch zusätzliche Bandbreite für die Erstellung hilfreicher Ressourcen und die Verbesserung der Benutzerschulung. Dies wiederum kann den Weg für eine nahtlose Benutzerakzeptanz, intelligentere Arbeitsabläufe und einen langfristigen Rückgang der Helpdesk-Tickets ebnen.

6. Geringere Kosten für Support und Wartung

Die Standardisierung trägt nicht nur zur Optimierung der Arbeitsbelastung der IT bei, sondern reduziert auch die erheblichen Kosten, die mit der Wartung mehrerer Softwareprogramme einhergehen. Wie bereits erwähnt, kann die Aufrechterhaltung der Compliance mit jeder Anwendung eine schwierige Aufgabe sein – aber auch eine kostspielige. Gebühren für Verstöße sind teure Unternehmungen, die Einsparungen schnell aufzehren können, während Upgrade-Kosten für Einzellizenzen keinen Mehrwert bieten. Senken Sie stattdessen Ihre Kostenstruktur und machen Sie die Lizenzierung mit Software erschwinglich, die Mengenrabatte für mehrere Benutzer bietet.

Das Ausmaß Ihres Standardisierungserfolgs beginnt natürlich mit der Auswahl der bestmöglichen Software. Um eine möglichst fundierte Entscheidung zu treffen, konsultieren Sie diese Checkliste , um zu beurteilen, welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Einer der wichtigsten dieser zu berücksichtigenden Faktoren ist die Auswahl einer Software, die eine hervorragende Anleitung zum Änderungsmanagement bietet . Traditionell haben viele Unternehmen die Augen vor den Vorteilen der Standardisierung verschlossen, aus Angst vor dem Aufwand, der Zeit und den Kosten, die mit einem Softwarewechsel einhergehen können. Ein erfahrenes Change-Management-Team hilft jedoch dabei, die Belastung der IT zu verringern, passt Ihre Bereitstellungsstrategie an und stellt ein Schulungsprogramm bereit, um die Benutzerakzeptanz zu erleichtern.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie die Standardisierung auf Nitro dazu beitragen kann, die Dokumentenproduktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern.