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3 Gründe, warum Papier Teil des Produktivitätsproblems ist

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In 2017 gibt es eine Frage, die Sie sich stellen müssen: Hat Papier zu viel Einfluss auf die Prozesse in meiner Organisation? Laut 2016 AIIM Paper-Free Research gaben nur 25 % der Befragten an, dass sie eine papierlose Umgebung betrieben. Warum dauert es in einer seit den 1980 er Jahren beliebten Diskussion so lange, bis Unternehmen Papier ersetzen und sich für digitale Medien entscheiden, wenn der ROI so klar ist?

Was kostet Sie Papier?

Die Betriebs- und Umweltkosten durch Papier im Büro sind enorm. Das gilt auch für ihren Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter:

  • Ineffizienzen im Dokumenten-Workflow kosten Mitarbeiter 20 % der Gesamtproduktivität
  • Mehr als 70 % sehen Papier als ein ständiges organisatorisches Hindernis an.
  • Mehr als 50 % vermelden Inkonsistenzen bei Arbeitsabläufen und Zusammenarbeit.
  • Einer von drei Arbeitnehmern verwendet einen Scanner, Drucker und Kopierer 10 + Mal am Tag und erhält jeden Tag 10 + Anhänge

Die meisten Mitarbeiter laufen in zeitaufwändige, verschwenderische Papierprozesse, wenn es um das Überprüfen, Signieren und Freigeben von Dokumenten geht. Für die meisten Organisationen sind dies die Grundlagen für einen reibungslosen Betrieb sowohl intern als auch auf Kundenbasis. Lassen Sie Papierprozesse verlangsamen, die durch die Einführung einer digitalen Dokumentenlösung rationalisiert werden könnten?

Überprüfung

Persönliche Überprüfungen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sind entscheidend für die Erledigung täglicher Aufgaben und den Abschluss komplexer Projekte. Papier ist jedoch der Gipfel der Ineffizienz. 27 % aller Arbeitnehmer drucken PDF-Dokumente aus, um sie zu überprüfen, und 63 % digitalisieren diese Ausdrucke dann wieder, um sie per E-Mail zu verschicken. Noch beunruhigender ist, dass 92 % der Arbeitnehmer Dokumente per E-Mail gemeinsam bearbeiten und überprüfen. Hier wird oft die falsche Version geteilt oder an einem veralteten Entwurf gearbeitet.

Dies kostet 11 + Stunden Zeitverschwendung pro Woche beim Erstellen und Verwalten von Dokumenten. Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter könnten weniger Zeit zwischen ihren Schreibtischen und dem Drucker verbringen, ganz zu schweigen davon, dass sie sicher sein könnten, die richtige Version eines Dokuments zu markieren? Große Gewinne für Produktivität und Genauigkeit.

Unterschreiben

Für viele Unternehmen ist das Sammeln von Unterschriften aufgrund des typischen Arbeitsablaufs aus Empfangen, Drucken, Abrufen, Unterschreiben, Scannen, Anhängen und schließlich E-Mail-Versand eine häufige Frustration. Dies führt zu 6 + Stunden, die jede Woche für das Genehmigen und Signieren von Dokumenten aufgewendet werden. Ganz zu schweigen davon, dass es 3 + Tage dauert, um eine physische Unterschrift zu sammeln.

Mit digitalen Signaturen müssen die Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz nicht mehr verlassen. Sie müssen nicht auf Unterschriften warten und sind nicht mehr auf Papier angewiesen. Sie müssen nur noch eine PDF-Datei öffnen, digital signieren und sie in der Cloud freigeben. So können Ihre Mitarbeiter Geschäfte schneller abschließen, Prozesse beschleunigen und verschwenden weniger Papier.

Sharing

Überfüllte Schreibtische, falsch abgelegte Dokumente, begrenzter Speicherplatz – sind diese Probleme in Ihrem Unternehmen bekannt? Da 91 % der Mitarbeiter arbeitsbezogene Dokumente auf ihrem Desktop, ihrem Unternehmensserver oder in Papieraktenschränken speichern, ist der Spielraum für Fehler und hohe Kosten endlos. Darüber hinaus geben Arbeiter 3 aus. 5 Stunden pro Woche zum Ablegen und Organisieren von Dokumenten mit zusätzlichen 5 Stunden für die Suche nach Dokumenten.

Durch die Entscheidung für digitale Dokumente und Cloud-Lösungen wären diese Engpässe kein Produktivitätsrisiko mehr in den Abteilungen. Das Teilen, Zusammenarbeiten und sichere Speichern von Dokumenten ist ein großer Gewinn für Unternehmen, die Arbeitsabläufe rationalisieren und papierlose Initiativen fördern möchten.

Ihr Weg zum papierlosen

Was wäre, wenn Sie 20 % der Produktivität zurückgewinnen könnten, die derzeit durch diese papierbasierten Workflows verloren geht? Denken Sie an die Ressourcen, die delegiert werden könnten, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, mehr Personal einzustellen oder einfach eine schlankere Organisation zu führen. Durch die Einbeziehung eines vollständigen Satzes von PDF-Bearbeitungswerkzeugen muss Papier in diesen verkrüppelten Arbeitsabläufen keine Rolle mehr spielen. Stattdessen können diese kritischen täglichen Prozesse digital abgeschlossen werden – was Ihre Effizienz in die Höhe treibt.

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