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3 Gründe, warum Papier Teil des Produktivitätsproblems ist

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In 2017, there’s a question you need to be asking yourself: Does paper have too much power over processes in my organization? According to 2016 AIIM paper-free research, only 25% of respondents indicated they ran a paperless environment. As a discussion that’s been popular since the 1980s, why is it taking so long for organizations to replace paper and opt for digital when the ROI is so clear?

What’s paper costing you?

Die Betriebs- und Umweltkosten durch Papier im Büro sind enorm. Das gilt auch für ihren Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter:

  • Document workflow inefficiencies cost employees 20% of overall productivity
  • Mehr als 70 % sehen Papier als ein ständiges organisatorisches Hindernis an.
  • Mehr als 50 % vermelden Inkonsistenzen bei Arbeitsabläufen und Zusammenarbeit.
  • One in three workers use a scanner, printer, and copier 10+ times a day and receive 10+ attachments each day

Most workers are running into time-consuming, wasteful paper processes when it comes to reviewing, signing, and sharing documents. For most organizations, these are the foundations of running smooth operations both internally and on a customer-facing basis. Are you letting paper bog down processes that could be streamlined by adopting a digital document solution?

Reviewing

Persönliche Überprüfungen und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sind entscheidend für die Erledigung täglicher Aufgaben und den Abschluss komplexer Projekte. Papier ist jedoch der Gipfel der Ineffizienz. 27 % aller Arbeitnehmer drucken PDF-Dokumente aus, um sie zu überprüfen, und 63 % digitalisieren diese Ausdrucke dann wieder, um sie per E-Mail zu verschicken. Noch beunruhigender ist, dass 92 % der Arbeitnehmer Dokumente per E-Mail gemeinsam bearbeiten und überprüfen. Hier wird oft die falsche Version geteilt oder an einem veralteten Entwurf gearbeitet.

This costs 11+ hours of time wasted each week creating and managing documents. Imagine if your staff could spend less time between their desks and the printer, not to mention be sure they were marking up the right version of a document? Huge wins for productivity and accuracy.

Unterschreiben

For many organizations, collecting signatures is a common frustration thanks to the typical workflow of receiving, printing, fetching, signing, scanning, attaching, and finally, emailing. This results in 6+ hours spent each week approving and signing documents. Not to mention, it takes 3+ days to collect a physical signature.

Mit digitalen Signaturen müssen die Arbeitnehmer ihren Arbeitsplatz nicht mehr verlassen. Sie müssen nicht auf Unterschriften warten und sind nicht mehr auf Papier angewiesen. Sie müssen nur noch eine PDF-Datei öffnen, digital signieren und sie in der Cloud freigeben. So können Ihre Mitarbeiter Geschäfte schneller abschließen, Prozesse beschleunigen und verschwenden weniger Papier.

Sharing

Cluttered desks, misfiled documents, limited storage–are these problems familiar to your organization? With 91% of workers storing work-related documents on their desktop, their company server, or in paper filing cabinets, the room for error and high costs is endless. On top of that, workers spend 3.5 hours each week filing and organizing documents with an addition 5 hours spent searching for documents.

By opting for digital documents and cloud solutions, these bottlenecks would no longer be a productivity risks across departments. Sharing, collaborating, and safely storing documents are huge wins for organizations looking to streamline workflows and promote paperless initiatives.

Your Path to Paperless

What if you could regain 20% of productivity currently drained by these paper-based workflows? Think of the resources that could be delegated to achieving better business outcomes, bringing on more staff, or simply running a leaner organization. By embracing a full set of PDF editing tools, paper no longer needs to play a role in these crippled workflows. Instead, these critical daily processes can be completed digitally–making your efficiency soar.

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