Zusammenarbeit in der Krise: Warum Unternehmen digitale Workflows brauchen

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Während wir uns darauf vorbereiten, wie die Arbeit nach COVID-19 aussehen wird, haben wir die einmalige Chance zu evaluieren, was bei unseren digitalen Systemen funktioniert hat (und was nicht), was uns bei der Zusammenarbeit geholfen hat und was sie erschwert hat. Wir haben eine dringende digitale Transformation wie nie zuvor erlebt, und wir sind noch weit davon entfernt, sie perfekt zu machen. In unserer jüngsten Umfrage zur Zukunft der Arbeit unter 1.632 Wissensarbeitern sind 95 % nach wie vor der Meinung, dass ihre Unternehmen die Art und Weise, wie sie mit Dokumenten umgehen, verbessern könnten.

63 % Prozent der Wissensarbeiter signieren oder genehmigen täglich Dokumente elektronisch – und 75 % dieser Dokumente sind als PDFs klassifiziert. Die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumenten- und Unterzeichnungsprozesse ist ein zentraler Bestandteil zur Verbesserung der Produktivität und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

Was wünschen sich Wissensarbeiter für eine bessere Zusammenarbeit?

Ihre Mitarbeiter haben bereits eine Vorstellung davon, wie sie die Effizienz und Zusammenarbeit im Zusammenhang mit Dokumenten verbessern können. Auf die Frage, wie die Dokumentenprozesse verbessert werden könnten, erhielten wir vornehmlich folgende Antworten:

  • Bessere Schulungen
  • Stärker automatisierte Prozesse und Workflows
  • Erhöhte Standardisierung von Prozessen
  • Bessere/mehr Tools, um Remote-Arbeit zu ermöglichen

Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter wollen effektive digitale Tools sowie die nötigen Schulungen, um sicherzustellen, dass jeder im Team sie richtig nutzt und standardisierten Arbeitsabläufen folgt.

Wie digitale Dokumenten-Workflows die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz verbessern

Mit den richtigen Dokumenten-Tools maximieren Sie Ihre Arbeitszeit, indem Sie Engpässe und Silos beseitigen und Unternehmen und Einzelpersonen die Möglichkeit geben, von überall aus zu arbeiten. Ihre Dokumentenprozesse sollten Ihrem Team die folgenden Möglichkeiten bieten:

1. Dokumente sicher teilen. Sicherheit ist für alle ein wichtiges Anliegen, doch sie muss kein Hindernis für die Zusammenarbeit oder digitale Arbeitsabläufe sein. Sichere Links von Nitro Sign machen E-Mail-Anhänge überflüssig, erleichtern die Freigabe und machen Ihre Dokumente so sicher wie möglich.

2. PDFs digital kommentieren. Auch nachdem die Pandemie abgeklungen ist, wird die Remote-Arbeit nicht verschwinden. Wenn Teammitglieder mit Nitro Pro oder Nitro Sign elektronisch an Dokumenten zusammenarbeiten können, haben sie die Möglichkeit, ihre Gedanken zu einem Projekt beizusteuern, ohne drucken, manuell markieren, scannen und noch mehr E-Mails versenden zu müssen.

3. Den Fortschritt von Arbeitsabläufen verfolgen. Nur wenige Dinge sind so frustrierend wie doppelte Arbeit. Wenn Sie ein Arbeitsdokument bearbeiten und per E-Mail an Ihr Team schicken, nur um festzustellen, dass Ihr Kollege bereits ähnliche Änderungen geschickt hat, ist das Zeit- und Geldverschwendung. Mit Nitro Sign ermöglicht das Teilen von Dokumenten Kollegen, die Änderungen und Kommentare der anderen zu sehen, wodurch sichergestellt wird, dass alle mit der neuesten Version des Dokuments arbeiten.

So verbessert eSigning die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit einer eSigning-Lösung wie Nitro Sign ausstatten, verkürzen Sie die Bearbeitungszeit für die Dokumentenfreigabe und eliminieren zeitraubende Aufgaben.

1. Zeitersparnis durch schnellere Unterzeichnung von Formularen und Dokumenten. Das Drucken von Formularen und die Jagd nach Unterschriften sollten nicht zum Alltag gehören. Durch die Automatisierung einfacher Aufgaben wie das Versenden von Unterschriften-Anfragen und automatischen Erinnerungen bleibt Ihrem Team mehr Zeit für seine Arbeit.

2. Das Druckaufkommen eliminieren. Es ist keine Überraschung, dass das Druckaufkommen im Laufe der letzten Monate gesunken ist. Das sind gute Nachrichten für mehr als nur den Planeten. Das Drucken von Dokumenten zum Unterzeichnen ist teurer und zeitaufwändiger als eSigning.

3. Verfolgen Sie Dokumentenaktivitäten. Mit der Verfolgung von Dokumentenaktivitäten ist es einfacher, sich über den Fortschritt der Kollegen zu informieren. Wenn die Mitarbeiter sofort sehen können, wer ein Dokument geöffnet, bearbeitet oder unterzeichnet hat, wissen sie genau, was ihre Kollegen getan oder nicht getan haben. Das erspart ihnen Anrufe und E-Mails für weitere Nachfragen.

Gehen wir es richtig an

Die erste Hälfte des Jahres 2020 war die Chance für das Personal, in einem ganz neuen Maßstab digital zu arbeiten. Die zweite Hälfte von 2020 ist die Chance, es richtig zu machen. Das bedeutet digitale Arbeitsabläufe, die es Ihren Mitarbeitern erleichtern, zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit gut zu erledigen – ganz egal, wo sie sich gerade aufhalten.

Für den Rest des Jahres können Sie Ihrem gesamten Team kostenlos Premium-eSigning-Funktionen zur Verfügung stellen.

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