5 Anwendungsfälle für E-Signaturen – für mehr Verträge, weniger Fehler und sichere Vereinbarungen

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How much money and time do you waste signing paper documents? You format and print off a document, sign it, scan it, and reformat it again before sending it.

Das klingt, wenn es ein Mal vorkommt, gar nicht so schlimm. Aber was ist, wenn dieser Vorgang in Ihrem Unternehmen hunderte Male wiederholt wird? Es wird zu einer kostspieligen Investition. Mit Lösungen für elektronische Signaturen (E-Signaturen) können Sie und Ihr Team Dokumente in Sekundenschnelle von überall aus unterzeichnen. Die Ausweitung von E-Signatur-Tools auf alle Wissensarbeiter kann dazu beitragen, den Weg Ihres Unternehmens zu einem digitaleren, effizienteren und moderneren Arbeitsplatz zu ebnen.

Viele von uns zögern, von physischen Unterschriften auf eSigning umzusteigen. Tatsächlich erfolgen immer noch 65 % aller Unterschriften mit Stift und Papier. Doch neben der eingesparten Zeit für Sie und Ihr Team gibt es auch viele Vorteile für Ihre Kunden.

Wenn Sie es Ihren Kunden erleichtern, Verträge schnell zu unterzeichnen, und wenn Sie die Möglichkeit haben, Aktivitäten zu verfolgen und Erinnerungen zu versenden, kann Ihr Unternehmen eine messbare Produktivitätssteigerung im Dokumenten-Workflow erzielen, die sich direkt auf Ihr Endergebnis auswirken kann.

Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Sehen Sie sich 5 häufige Benutzergruppen an, die von unbegrenzten E-Signaturen profitieren würden:

1. Vertrieb

Die Belastung durch langwierige papierbasierte Vertriebszyklen bedeutet weniger Zeit für den Aufbau und die Pflege der alles entscheidenden Kundenbeziehungen. Ziehen Sie Arbeitsabläufe in Betracht, die die Auftragsbearbeitung, die Einrichtung von Konten, Vergütungspläne, Wiederverkäufervereinbarungen und natürlich Verträge unterstützen. Bringen Sie Ihr Vertriebsteam auf Erfolgskurs und erreichen Sie schnellere Vertragsabschlüsse – Kunden können von jedem browserfähigen Gerät aus in Sekundenschnelle unterschreiben. Das Ergebnis? Geringere Compliance-Risiken und Betriebskosten bei gleichzeitiger Schaffung einer nahtlosen Kundenerfahrung.

„Im Hinblick auf die Zahl der Vertriebsaufträge hat es sich als äußerst hilfreich erwiesen, unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, von überall aus elektronisch zu unterschreiben. Dies beschleunigt nicht nur den Prozess erheblich, sondern gibt unseren Kunden auch mehr Flexibilität und trägt modernen Arbeitsgewohnheiten in hohem Maße Rechnung. Was gibt es schließlich Besseres als eine Bestellung, die am Ende des Quartals von einem Kunden mit seinem Mobiltelefon unterzeichnet wird, der sich gerade an einem Strand in Kroatien aufhält.“

Liam Bissell, Corporate Account Executive bei Nitro

2. Beschaffung

Der Beschaffungsprozess kann eine endlose Anzahl von Dokumenten umfassen, die von Ihnen oder anderen Teammitgliedern irgendwo auf der gepunkteten Linie unterschrieben werden müssen. Denken Sie an Arbeitsabläufe, die Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Rahmenverträge, Abzeichnungen von Angebotsanfragen und die Einhaltung von Lieferantenvorschriften  unterstützen.Wenn Sie Ihr Beschaffungsteam mit einer Lösung für E-Signaturen ausstatten, ist es ein Kinderspiel, von jedem Ort der Welt aus eine Unterschrift auf diese gepunktete Linie setzen zu lassen und dabei ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz zu garantieren. Ihr Team wird in Echtzeit benachrichtigt, wenn ein Dokument den elektronischen Signaturprozess durchläuft, sodass Sie mit Nitro über jeden Schritt informiert sind. Wenn jemand vergisst zu unterschreiben, ist es leicht, Erinnerungen zu senden. Kein Rätselraten und unnötiges Hinterherrennen mehr, sodass Sie mehr Zeit mit der Arbeit und weniger Zeit mit dem Aufspüren von Unterschriften verbringen können.

„Mit Nitro Sign können wir die kompliziertesten Verträge innerhalb von Minuten abwickeln. Wir haben vollständige Transparenz über den Unterzeichnungsprozess. Wir sind nie auf der Jagd nach einer fehlenden Unterschrift.“

Nick Flynn, Sales Operations Manager bei Nitro

3. Marketing

Ihr Marketing-Team hat große Ideen – aber hat es auch die Zeit, sie in die Tat umzusetzen? Der Verwaltungsaufwand hinter den Arbeitsabläufen, die Veranstaltungsregistrierungen, Kommunikationsgenehmigungen, Medieneinblendungen, Markenkonformität, Asset-Genehmigungen und Lieferantenvereinbarungen unterstützen, nimmt Zeit und Energie in Anspruch, die andernfalls für kreative Aktivitäten verfügbar wären. Mit benutzerfreundlichen eSigning-Lösungen können Sie diese Arbeitsabläufe rationalisieren, um schneller und effizienter zu sein. Entlasten Sie Ihr Marketingteam von diesen Arbeitsabläufen, damit es Großes für Ihr Unternehmen erreichen kann.

„Marketing-Teams arbeiten mit einem breiten Spektrum von Drittanbietern zusammen. Infolgedessen spielen Vertragsabschlüsse in modernen Marketing-Organisationen eine bedeutende Rolle. Nitro Sign gibt uns die Möglichkeit, die Zeit für die Verwaltung und Unterzeichnung all dieser Verträge drastisch zu verkürzen. Anstatt Tage damit zu verbringen, einen Vertrag an die verschiedenen Unterzeichner weiterzuleiten, kann er in einem einzigen Unterzeichnungs-Stream zusammengefasst und innerhalb weniger Stunden abgeschlossen werden.“

Stephen O'Riordan, Director Regional Marketing bei Nitro

4. Personalwesen

Im heutigen intensiven Wettbewerb um die besten Talente werden nur produktive und effektive HR-Teams aus der Masse hervorstechen. Eine eSigning-Lösung ist die nicht ganz so geheime Geheimwaffe für den Erfolg Ihres HR-Teams! Ihr Team wird in der Lage sein, Mitarbeiter aus allen Teilen der Welt zu kontaktieren und Dokumente sofort zu unterzeichnen, auch unterwegs. Denken Sie über Arbeitsabläufe nach, die das Onboarding neuer Mitarbeiter, den Vertragsabschluss, die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Urlaubsverwaltung, Auftragnehmer-Dokumente, Materialien zur Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen und vieles mehr unterstützen.

Eine eSigning-Lösung hilft:

  • Einen schnelleren Onboarding- und Rekrutierungsprozess schaffen
  • Geld zu sparen, indem unnötige Kosten (wie Papier und Druckkosten) reduziert werden
  • Repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu eliminieren
  • Hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck bei technisch versierten Kandidaten

„In einem derart umkämpften Markt, in dem die Kandidaten die Wahl haben, hat uns eSigning die Möglichkeit gegeben, extrem schnell zu handeln, sobald wir eine Einstellungsentscheidung getroffen haben, sodass Kandidaten ihre Stellenangebote umgehend von Nitro erhalten. Die Tatsache, dass wir Kandidaten an mehreren Standorten einstellen, macht es auch erforderlich, dass wir diese Schnelligkeit und Effizienz bei unserer Onboarding-Erfahrung haben. Um ehrlich zu sein, könnten wir ohne sie auf dem heutigen Markt nicht operieren.“

Fiona O’Rourke, Senior People Business Partner bei Nitro

5. IT

Sparen Sie Ihrem IT-Team Zeit und Mühe, eliminieren Sie Papier und erhöhen Sie die Produktivität mit Nitro. Ziehen Sie Arbeitsabläufe in Betracht, die Asset-Tracking, Änderungsanforderungen, Auftragsabwicklung, Zugriffsverwaltung und Änderungsaufträge unterstützen. Wie würden diese Arbeitsabläufe aussehen, wenn Ihr gesamtes IT-Team so ausgestattet wäre, dass es mit wenigen einfachen Klicks eine elektronische Signatur anwenden oder anfordern könnte? Sie können Ihrem IT-Team in Echtzeit Einblick in kritische Vertragsprozesse gewähren und so mit Nitro die Zusammenarbeit fördern und Projekte beschleunigen. Letztendlich wird Ihr IT-Team Zeit haben, sich voll und ganz dem Aufbau und der Entwicklung zu widmen, ohne die Last langwieriger papierbasierter Unterschriftenaufgaben.

„Wenn wir kurzfristig Hardware bestellen müssen, kann ich mit eSigning die Genehmigungen schnell und mit hoher Transparenz erledigen. Lieferanten können die Bestellung sehen, sobald die Bestellnummer erstellt wurde.“

Martin O’Callaghan, IT Engineer bei Nitro

Warum verschwenden Sie einen beträchtlichen Prozentsatz Ihres Endergebnisses mit papierbasierten Unterschriften? Wenn etwas so Simples wie das Anbieten der eSigning-Option zu mehr Kunden, weniger Fehlern und sichereren Vereinbarungen führen kann. Dem lässt sich nur schwer etwas entgegensetzen! 

Die Zukunft der Remote-Arbeit ist schon heute hier

Nitro Sign ist die Lösung für elektronische Signaturen, die es jedem ermöglicht, Dokumente intelligenter, schneller und sicherer auf jedem Gerät zu unterschreiben – ohne Papier, Stift oder Drucker. Mit unbegrenzten E-Signatur-Anfragen und erweiterten Funktionen wie Teamvorlagen, Massensignatur, benutzerdefiniertem Branding und Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht Nitro Sign 100 %ige End-to-End-Workflows für digitale Dokumente von überall.

Um Unternehmen bei der schnellen Anpassung an eine sichere Remote-Arbeitsumgebung zu helfen, geben wir Ihnen Nitro Sign für den Rest des Jahres 2020 kostenlos.

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