Silo war gestern: So steigern Sie die Produktivität Ihres Büros, darauf haben Sie unser Wort

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Wenn Sie den leisen Verdacht haben, dass das Marketing einen Groll gegen den Vertrieb hegt, oder wenn Ihnen einfach nur ein Mangel an Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen in Ihrer Organisation aufgefallen ist, kann es gut sein, dass in Ihrer Arbeitsumgebung Silos vorhanden sind.

Was sind Silos?

Silos am Arbeitsplatz entstehen, wenn es zwischen verschiedenen Bereichen derselben Organisation zu Konkurrenz oder Widerständen gegen die Zusammenarbeit kommt. Während sie sich gelegentlich auf eine persönliche „Wir-gegen-die“-Mentalität zwischen Abteilungen zurückführen lassen, sind Silos häufiger das natürliche Ergebnis der alltäglichen Arbeit; im Laufe der Zeit entwickelt eine Abteilung ihre eigenen Rhythmen und Arbeitsabläufe und wird so zu einer Insel, die selten mit anderen Abteilungen interagieren muss.

Unabhängig davon, wie sie ihren Anfang nehmen, stellen Silos für die Führung einer Organisation ein gewaltiges Problem dar. Sie drosseln die Produktivität und führen zu chaotischen, nicht kooperativen Arbeitsstrukturen, wobei jede einzelne Abteilung mehrere Tools, Anwendungen und Prozesse verwendet, die sich von denen ihrer Kollegen unterscheiden.

Um diesem Wahnsinn ein Ende zu setzen und Ordnung, Einheit und Produktivität in allen Abteilungen wiederherzustellen, gibt es drei Möglichkeiten für die Geschäftsführung, Silos am Arbeitsplatz zu eliminieren.

Alle gleich ausstatten

Wenn die Beschäftigten das Gefühl haben, dass die Unternehmensleitung Gefälligkeiten ausspielt, werden sich mit Sicherheit Wettbewerb und Ressentiments bilden. Wenn eine Abteilung stets Fortbildungen, Firmen-Retreats und die neuesten technischen Upgrades erhält, während andere gezwungen sind, ohne grundlegende Tools auszukommen, schafft das die perfekten Bedingungen für Silos und Konkurrenzdenken zwischen Abteilungen.

Auch wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Tools benötigen, sollte jeder in Ihrer Organisation über die wesentlichen Tools verfügen. Für fast alle Wissensarbeiter, von denen 72 % PDFs verwenden, schließt dies PDF-Produktivitätssoftware ein. Leider sind aufgrund der hohen Kosten und der komplexen Lizenzierung von Adobe nicht weniger als 9 von 10 Mitarbeitern ohne dieses wichtige Tool.

Arbeitsabläufe in Ihrer gesamten Organisation standardisieren

Wenn jede Abteilung Dokumente und Unterschriften unterschiedlich handhabt, ist die Zusammenarbeit umso schwieriger. Wenn Sie bereits in Lösungen für digitale Dokumente und Signaturen in Ihrem Unternehmen investiert haben und noch immer Probleme mit der Standardisierung von Arbeitsabläufen zwischen den Abteilungen haben, haben Sie es wahrscheinlich mit einer geringen Benutzerakzeptanz zu tun. Dies tritt typischerweise dann auf, wenn die Mitarbeiter das Tool als wenig benutzerfreundlich empfinden oder wenn sie zögern, mit ihrer jeweiligen Version des Business-as-usual zu brechen. Investitionen in die Mitarbeiterschulung für diese digitalen Tools – etwas, von dem 42 % der Wissensarbeiter angeben, dass sie gerne mehr davon hätten – können dazu beitragen, mehr Mitarbeiter aus ihren Silos zu befreien und sie mit neuen, standardisierten Workflows auszustatten.

Wenn Sie noch auf dem Weg zu digitalisierter Dokumentenarbeit sind, können detaillierte Einführungs- und Schulungsstrategien für neue Tools Ihnen helfen, Akzeptanzprobleme zu vermeiden und standardisierte Workflows von Anfang an zu fördern.

Zusammenarbeit und Kommunikation fördern

Nicht nur im Drucker kann Papier zu Staus führen. Es stört die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens, insbesondere wenn Sie versuchen, abteilungsübergreifend zu arbeiten. Cloud-basierte Dokumentensoftware wie Google Docs und Nitro Cloud ermöglicht es den Benutzern, Dokumente über sichere Links schnell zu teilen und zu bearbeiten, wodurch E-Mail-Anhänge überflüssig werden und gewährleistet wird, dass jeder mit der aktuellsten Version eines Dokuments arbeitet.

Mit den Funktionen zur Dokumentennachverfolgung von Cloud-basierter Software erhalten die Mitarbeiter in Echtzeit Informationen darüber, wer ein Dokument gesehen, geteilt, kommentiert und signiert hat. So können Ihre Mitarbeiter die Missverständnisse vermeiden, die oftmals mit abteilungsübergreifender Arbeit einhergehen.

Es ist an der Zeit, diese Silos einzureißen. Die Realität eines einheitlichen, kooperativen Arbeitsplatzes existiert – Sie brauchen lediglich den richtigen Partner. Klicken Sie hier, um zu sehen, wie eine Vielzahl von Unternehmensorganisationen die Effizienz in großem Maßstab fördert. Wenn Sie es lieber aus erster Hand sehen möchten, klicken Sie hier, um Nitro in Aktion zu sehen.

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