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Wie ein PDF-Editor für Unternehmen Arbeitsabläufe vereinfachen kann

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Die Arbeitswelt von heute lebt von Flexibilität. Um Schritt halten zu können, müssen Sie über die richtigen digitalen Lösungen verfügen, damit Ihre Mitarbeiter produktiv und erfolgreich sein können.

Die Arbeitnehmer von heute leben von Flexibilität, unabhängig davon, ob Mitarbeiter unterwegs von einem mobilen Gerät aus oder während einer Geschäftsreise aus der Ferne arbeiten. Um mit Ihren schnelllebigen Mitarbeitern Schritt zu halten – ganz zu schweigen davon, um Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen – müssen Sie über die richtigen digitalen Lösungen verfügen, damit Ihre Mitarbeiter produktiv und erfolgreich sein können.

Der beste Ausgangspunkt? Mit einer PDF-Produktivitätslösung und einer eSigning-Lösung. Trotz der Verbreitung von PDFs in allen Branchen und den meisten Bereichen des täglichen Lebens hat nur einer von 10 Mitarbeitern Zugriff auf eine PDF-Produktivitätslösung . Mit den richtigen digitalen Lösungen, die Papier ersetzen, glauben jedoch zwei von fünf Büroangestellten , dass ihre Produktivität exponentiell steigen würde.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie ein PDF-Editor für mehr Flexibilität sorgen, die Effizienz steigern, das Endergebnis verbessern und insgesamt die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern kann.

PDFs im Workplace verwalten

Wenn ein Mitarbeiter eine PDF-Datei erhielt, die er auf irgendeine Weise bearbeiten oder ändern musste, druckte er sie lange Zeit aus, markierte sie, scannte sie wieder ein, um eine neue PDF-Datei zu erstellen, und schickte sie dann an ihren endgültigen Bestimmungsort . Offensichtlich gibt es bei dieser Methode einige kritische Probleme, darunter:

  • Es ist nicht sicher: Gedruckte Kopien vertraulicher oder geschützter Dokumente können leicht verloren gehen, zurückgelassen oder in die falschen Hände geraten – selbst wenn der Mitarbeiter keine böswillige Absicht hat. Neunzig Prozent der US-Unternehmen haben den Verlust oder das Durchsickern sensibler Dateien gemeldet , weil Papierdokumente einfach nicht sicher sind. Dies ist nur einer der Gründe, warum Papierdokumente in die Compliance-Empfehlungen der Europäischen Union zur Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) aufgenommen wurden.
  • Es gibt keinen nachverfolgbaren Arbeitsablauf: Das Drucken einer Datei und das Markieren mit manuellen Änderungen oder wichtigen Signaturen entfernt die Einsicht in den Arbeitsablauf eines Dokuments, insbesondere wenn mehrere Personen an einem einzigen Dokument zusammenarbeiten müssen. Dieser manuelle Prozess bedeutet auch, dass Sie nicht sehen können, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, wodurch die Verantwortlichkeit entfällt.
  • Es ist kostspielig und zeitaufwändig: Von den Kosten für Papier, Toner, Druckerwartung und Dateispeicherung bis hin zu der Zeit, die ein Mitarbeiter mit dem Hin- und Herlaufen zum Drucker, Scanner oder Faxgerät verbringt, verbrauchen Papierdokumente wertvolle Ressourcen. Ganz zu schweigen von den Umweltauswirkungen des Druckens, Scannens und Wegwerfens von Papierdokumenten.

Eine weitere beliebte Methode zum Bearbeiten von PDFs war das Kopieren und Einfügen des Inhalts einer PDF-Datei in eine Textverarbeitungsdatei zum Bearbeiten und Teilen. Leider ist diese Methode auch zeitaufwändig und frustrierend, und das kennen wir alle. Die Formatierung, Bilder, Signaturen und unzählige andere Elemente der PDF-Datei werden nicht richtig – oder überhaupt nicht – in die neue Datei übertragen. Das Ergebnis ist, dass Sie alles neu formatieren und möglicherweise das gesamte Dokument neu eingeben und die Bilder und Logos aufspüren und die Beteiligten dazu bringen müssen, das Dokument zurückzuziehen.

Mit diesen beiden Methoden hat eine Aufgabe wie das Einholen einer Unterschrift oder das Aktualisieren eines Logos, die mit einer PDF-Produktivitätslösung einige Minuten hätte dauern können, Ihre Mitarbeiter Stunden gekostet, die sie nie wieder zurückbekommen.

Die Vorteile eines modernen PDF-Editors

Machen Sie alle PDF-bezogenen Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter erledigen müssen, mit einer digitalen Produktivitätslösung einfacher und weniger kopfschmerzverursachend. Die Vorteile einer PDF-Produktivitätslösung sind grenzenlos, weit über die Zeitersparnis hinaus, die Sie nicht zum Drucker hin und her laufen oder mühsam versuchen müssen, eine Datei zu kopieren und in Word einzufügen.

Laut der Association for Information and Image Management (AIIM) hat die Reduzierung der Anzahl zusätzlicher Prozesse, an denen Ihr Unternehmen beteiligt ist, enorme Vorteile. In einer Studie hat AIIM gezeigt, dass sich 84 Prozent der Unternehmen, die eine Initiative zur digitalen Transformation implementiert haben, in weniger als 18 Monaten amortisiert haben. Eine beträchtliche Anzahl erzielte einen ROI in kürzeren Zeiträumen, darunter 59 Prozent der Unternehmen, die ihr gesamtes Geld in weniger als 12 Monaten zurückerhielten, und 26 Prozent, die einen ROI in sechs Monaten oder weniger erzielten.

Hier sind einige zusätzliche Vorteile:

  • Erhalten Sie Signaturen schneller: Mit einer integrierten Lösung, die die Leistungsfähigkeit von PDF-Produktivität mit eSign kombiniert, müssen Ihre Mitarbeiter nicht außerhalb des Büros auf eine Signatur warten oder hoffen, dass sie die Datei sehen, die auf ihrem Schreibtisch liegen geblieben ist und signiert werden muss . Stattdessen kann eine Unterschrift schnell und einfach durch die Magie von eSign erhalten werden – selbst wenn sowohl der Mitarbeiter als auch die Person, deren Unterschrift benötigt wird, nicht im Büro sind. Wenn Sie etwas unterschreiben müssen, können Sie Ihre Unterschrift ganz einfach speichern und ein Dokument schnell von überall aus unterschreiben. und senden Sie es in wenigen Minuten an die richtige Person – kein Drucken, Unterschreiben, Scannen oder Faxen erforderlich.
  • Vermeiden Sie Sicherheitsbedenken: Wie oft haben Sie davon gehört, dass ein vertrauliches Dokument auf einem Kopierer liegen gelassen oder offen an einem öffentlichen Ort herumgelegt wurde, was zu Klagen und Arbeitsplatzverlusten geführt hat? PDF-Produktivitätslösungen bieten integrierte Sicherheitsfunktionen zum Verwalten von Berechtigungen, Verfolgen des Bearbeitungsverlaufs, Öffnen und mehr. Wenn Ihre PDFs in der Cloud gesendet, empfangen, geöffnet und bearbeitet werden, sind Ihre Daten sicher und nachverfolgbar.
  • Verbessern Sie die Zusammenarbeit: Dank der Benutzerfreundlichkeit und praktischen Anmerkungslösungen schaffen PDF-Produktivitätslösungen die ultimative Spielwiese für eine produktive Zusammenarbeit. Die besten PDF-Editoren ermöglichen Ihnen das Kommentieren in Echtzeit, sodass es im Arbeitsablauf keine Pausen gibt und Ihre Mitarbeiter durch die Arbeit in einer gemeinsamen, digitalen Umgebung maximale Effizienz erzielen können. Mitarbeiter können schneller und besser zusammenarbeiten, was die Arbeit aller erleichtert.

PDF-Produktivitätslösungen und eSigning-Lösungen wurden mit Blick auf Ihre moderne Belegschaft entwickelt und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit, da die Mitarbeiter ihre Arbeit schneller und effizienter erledigen können – ob im Büro, auf Geschäftsreise in London oder im Homeoffice die Woche. Wenn die Arbeit schneller erledigt wird, steigt die Moral der Mitarbeiter und zufriedenere Mitarbeiter sind produktiver, was besser für das Endergebnis ist.

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